Optymalizacja procesów nie tylko dla dużych przedsiębiorstw.

Dlaczego należy zbierać i analizować dane?

Od pierwszego dnia prowadzenia przedsiębiorstwa zbierane są dane. Każdy dobry manager wie, że analiza ich jest podstawowym źródłem rzetelnych informacji na temat funkcjonowania firmy. Rozwój nowych technologi otwiera szereg możliwości związanych z poprawą procesów biznesowych. Optymalizacja ma na celu zwiększenie przychodów, zminimalizowanie kosztów, a co za tym idzie zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa. Dzięki popularyzacji rozwiązań IT małe i średnie firmy mogą skorzystać z systemów w do zbierania i analizy danych, które do tej pory były dostępne jedynie dla największych. Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że w początkowym okresie działalności oraz w fazie szybkiego rozwoju, czasu jest po prostu za mało. Przygotowanie dokumentacji ewidencji godzin i wypłat, kontrola faktur przychodowych i kosztowych, czy planowanie i kontrola działań sprzedażowych w tradycyjny sposób zabiera sporo roboczogodzin. Więc z analizy zebranych w ten sposób danych często świadomie się rezygnuje.

„Business Intelligence to w zasadzie jedyna klasa systemów biznesowych, które nie gromadzą dodatkowych informacji o działalności firmy. Korzystają z gotowych zbiorów danych – pozostałych systemów informatycznych bądź samodzielnych baz danych. Zadaniem BI jest ich zestawianie, przetwarzanie i prezentacja w formie pozwalającej na dalszą analizę (raporty, zestawienia, diagramy). Oprogramowanie BI służy więc jako narzędzie doradcze, ułatwiające podejmowanie decyzji, umożliwiające wykorzystanie ogromnej ilości gromadzonych w firmie danych do celów biznesowych.” (Źródło: Business Intelligence: 5 najlepszych darmowych systemów BI Business Intelligence).

Rozwój i sukces przedsiębiorstwa zależy w dużej mierze od sprawnego zarządzania. Podejmowania trafnych decyzji w reakcji na zmieniające się warunki, budowania konkurencyjności oraz optymalizacji kosztów pracowniczych i organizacji czasu pracy. Jednakże by podejmowane decyzję były słuszne, muszą być oparte o rzetelne informacje.

Im więcej wiemy o danym problemie, czy zjawisku, tym łatwiej zidentyfikować przyczyny i dobrać odpowiednie skuteczne rozwiązania. Manager, który decyduje się nie analizować, a zatem również nie wyciągać wniosków z zebranych przez jego własne przedsiębiorstwo danych, działa jak dziecko we mgle. Tym bardziej że w erze cyfryzacji dostępnych narzędzi wspomagających pracę managera jest wiele. Od kompletnych, drogich rozwiązań dla wielkich korporacji (np. IBM Cogonos Analytics) do całkowicie darmowych dla małych i średnich przedsiębiorstw. Kluczem jest dobór narzędzia do potrzeb.

“Business intelligence stanowi narzędzie menedżerów i specjalistów zajmujących się analizami i strategią. Dla menedżerów „liniowych”, którzy oczekują informacji o aktualnym stanie procesów przeznaczone są rozwiązania business activity monitoring (BAM), umożliwiające przetwarzanie napływających na bieżąco danych.” (Źródło: Wikipedia Business Intelligence – Wikipedia

Optymalizacja procesów związanych z zarządzaniem personelem.

Gdy prowadzisz firmę i nie chcesz tracić czasu na przygotowanie analiz jednocześnie mieć rzetelny obraz sytuacji to Kadromierz daje taką możliwość. Informację zbierane z grafiku pracy, ewidencji godzin oraz listy obecności są zestawiane, przetwarzane i prezentowane przez aplikację w czytelnej formie (raporty, diagramy). Moduł BI służy więc jako narzędzie doradcze. Statystyki są prowadzone w czasie rzeczywistym, więc daje to możliwość wglądu w bieżącą sytuację oraz porównania jej z dowolnie wybranym okresem. Wyciągnięcie wniosków przez managerów pozwala zoptymalizować pracę personelu, zredukować koszty pracownicze oraz zwiększyć kontrolę nad organizacją pracy. Wdrożenie działań korygujących jest wspomagane poprzez stały monitoring i dalszą ocenę efektów. Sprawdzanie skuteczności zastosowanych rozwiązań poprzez dużą częstotliwość analiz wyników eliminuje prawdopodobieństwo popełnienia błędu.

“Raport firmy BetterBuys wskazuje na fakt, że firmy, które świetnie radzą sobie z analizą danych, są w stanie podejmować trafne decyzje aż pięciokrotnie szybciej od konkurencji. Z kolei warunkiem tak skutecznego procesu decyzyjnego, jest posiadanie odpowiednich narzędzi do analiz biznesowych. Ten sam raport podaje, że 85% szefów firm uznało analizę danych za główny czynnik, który radykalnie zmieni prowadzenie biznesu w najbliższych latach.” (Źródło: Business Intelligence: Dlaczego firmy nieużywające Business Intelligence są skazane na porażkę).

Kadromierz jest narzędziem do optymalizacji zarządzania w firmie. Przyspiesza procesy planowania, zwiększa kontrolę nad obecnościami personelu, usprawnia komunikację wewnętrzną. Dodatkowo raportuje zebrane dane i przedstawia w formie gotowej do analizy. W branżach takich jak Hotelarstwo czy gastronomia koszty personelu są szczególną częścią w strukturze kosztów firmy. W niektórych przypadkach na podstawie archiwalnych danych sprzedażowych lub własnych prognoz jesteśmy w stanie przewidzieć zapotrzebowanie personelu w danym okresie, co jest niezwykle istotne przy planowaniu harmonogramu pracy. Ważne, aby na bieżąco reagować i optymalizować te procesy w celu zminimalizowania kosztów oraz zwiększenia efektywności pracowników.

Informacje w podstawowych raportach w Kadromierzu:

• Obecnych w pracy – ilość pracowników obecnych w pracy w danym okresie
• Koszty – stosunek poniesionych kosztów do zaplanowanych.
• Godziny pracy – stosunek pomiędzy planem pracy a jego realizacją.
• Porównanie stanowisk — proporcja kosztów, przepracowanych i zaplanowanych roboczogodzin według stanowisk.
• Informacje na temat frekwencji — obecności, spóźnienia, nieobecności.