Koszty pracy

Autor: Marta Łuszczyńska

wpis dodany: 09/05/2022

Przeczytaj w: < 1 minuty

ostatnia aktualizacja: 20/02/2023

Koszty pracy to ogół wydatków, jakie ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem i utrzymaniem pracownika. Do kosztów pozapłacowych zalicza się wszystkie składki oraz koszty pracy, jakie ponosi pracodawca. Koszty płacowe to z kolei wynagrodzenia osobowe, dodatki, nagrody i premie. Dowiedz się, ile kosztuje zatrudnienie pracownika w zależności od formy zatrudnienia.

Jakie koszty ponosi pracodawca

Podstawowym kosztem pracy pracodawcy jest wynagrodzenie brutto dla pracowników. Zawiera ono potrącane od pensji składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek ustalania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, chyba że w ich firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który to ustala. Mniejsi pracodawcy powyższe warunki określają w umowach o pracę.

Wynagrodzenie może się składać z:

elementów określonych w stałej miesięcznej wysokości, np. miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy czy dodatek funkcyjny;
elementów zmiennych, np. stawka godzinowa, składniki zależne od określonych rezultatów w pracy, stanowiące miernik nakładu, jej wydajności i jakości (akord), premia czy prowizja.

Jako pracodawca możesz zdecydować się na jeden składnik wynagradzania, np. stała stawka miesięczna albo stosować różne elementy wynagrodzenia uwzględniając dodatki, premie czy prowizje.

Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, tylko wtedy, gdy stanowią tak przepisy prawa pracy:

za okres przestoju niezawiniony przez pracownika,
za okres nieobecności w związku z chorobą lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (przez okres pierwszych 33 dni lub 14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 lat),
za okres zwolnienia przysługującego pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat – 2 dni (16 godzin) w ciągu roku kalendarzowego,
za okres zwolnienia na poszukiwanie pracy, w czasie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę.

Analizując koszty, trzeba pamiętać także o obowiązku:

przeprowadzenia badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), szkoleń bhp;
wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni, nieobecności choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, lub 14 dni, w przypadku osób, które ukończyły 50 lat;
zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego: 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy pracownika;
rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek do wynagrodzenia albo czas wolny);
prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy (przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy);
zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy, kiedy przepisy tak stanowią, na przykład w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (art. 81 Kodeksu pracy).

Do wydatków związanych z zatrudnieniem pracownika zalicza się także benefity pracownicze oraz te związane z doskonaleniem zespołu – np. szkolenia podnoszące kwalifikacje lub kursy.

Wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli na pełen etat, nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia. W 2022 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 3010 zł brutto.

dwie kobiety na szkoleniu zapisują na tablicy pisakami informacje

Całość kosztów pracy obejmuje następujące składniki:

wynagrodzenia osobowe,
dodatkowe wynagrodzenia roczne dla pracowników sfery budżetowej,
wynagrodzenia z tytułu umowy zlecania lub umowy o dzieło,
honoraria,
wydatki na doskonalenia, kształcenie i przekwalifikowanie kadr,
wydatki na delegacje służbowe,
składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowne i wypadkowe opłacane przez pracodawcę,
składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
wydatki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy,
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
pozostałe wydatki, m.in. wydatki przeznaczone na rekrutację, na dojazdy do pracy pracowników, wydatki poniesione przez pracodawcę na ubezpieczenia pracowników w trzecim filarze,
wypłaty z tytułu udziału w zysku do podziału lub nadwyżki bilansowej w spółdzielniach.

Ile pracodawca i pracownik płacą na ZUS

Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynoszą:

ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy wymiaru,
ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy wymiaru,
ubezpieczenia wypadkowe –0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

Od 1 kwietnia 2021 roku zmieniły się stopy procentowe stawki wypadkowej. Dla niektórych grup działalności ta stawka została podwyższona m.in. w produkcji mebli, działalności pocztowej i kurierskiej, produkcji napojów czy wyrobów tytoniowych.

Ponadto należy odprowadzać składki na:

Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru,
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10% podstawy wymiaru.

Składki są finansowane przez pracodawcę lub pracownika w następujący sposób: koszty składki emerytalnej są podzielone po połowie na pracodawcę i pracownika, rentowa w proporcji ok. 77% i 23%, a składki: wypadkową, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pokrywa pracodawca.

Nie odprowadza się składek emerytalnych i rentowych od momentu, gdy przychody pracownika przekroczą limit 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2022 roku jest to 177 660 zł.

Zobacz, co się zmieniło w składkach ZUS w 2022 roku.

pracownicy dyskutują na korytarzu w firmie

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę

W przypadku umowy o pracę, oprócz wynagrodzenia należnego pracownikowi, pracodawca jest zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia do ZUS-u składek na ubezpieczenie społeczne (składka emerytalna i rentowa), wypadkowe, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe uzależnione jest od charakteru działalności przedsiębiorstwa oraz liczby zatrudnionych osób.

Zatrudnienie na umowę cywilnoprawną

Zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie obniża wydatki ponoszone przez pracodawcę. W przypadku umowy zlecenia, jeśli jest to jedyna umowa zleceniobiorcy, należy uwzględnić wynagrodzenie pracownika + składki ZUS. W przypadku osoby zatrudnionej dodatkowo w innej firmie, której wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu, należy uwzględnić jedynie wynagrodzenie brutto. Ta sama zasada obowiązuje przy zatrudnianiu studentów do ukończenia 26. roku życia. W obu przypadkach należy pamiętać, że wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa. W 2022 roku wynosi ona 19,70 zł brutto za godzinę.

Umowa o dzieło jest najtańszą formą zatrudnienia. Pracodawca jest zwolniony z opłacania składek, a koszt uzyskania przychodów obejmuje jedynie wynagrodzenie brutto zatrudnionego.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracodawca podpisze umowę o dzieło z pracownikiem, którego zatrudnia na podstawie innej umowy. Wówczas przy obliczaniu wysokości składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracownika musi uwzględnić przychody z dzieła.

Umowa o pracę vs. umowa zlecenie – sprawdź różnice.