Okres rozliczeniowy – czym jest i ile trwa?

Okres rozliczeniowy to przedział czasu, w którym pracodawca rozlicza czas pracy pracowników. Od długości okresu rozliczeniowego zależy, jak planuje się grafik, rozlicza nadgodziny i sprawdza przestrzeganie norm czasu pracy. W artykule wyjaśniamy: co to jest okres rozliczeniowy, ile może trwać, od kiedy do kiedy obowiązuje i jak wpływa na wynagrodzenie oraz nadgodziny.

Okres rozliczeniowy – co to jest według Kodeksu pracy?

Okres rozliczeniowy czasu pracy to określony przedział czasu, w którym pracodawca ma obowiązek rozliczyć przepracowane godziny swoich pracowników. Pojęcie to odnosi się do organizacji czasu pracy i służy do sprawdzania, czy pracownik w danym okresie nie przekroczył dopuszczalnych norm przewidzianych w przepisach prawa pracy.

Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, wymiar czasu pracy nie może przekraczać:

• przeciętnie 8 godzin na dobę,
• przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym systemie i rozkładzie czasu pracy, w ramach okresu rozliczeniowego nieprzekraczającego 4 miesięcy (w standardowych przypadkach).

Pracodawca nie musi rozliczać norm czasu pracy codziennie czy co tydzień – może to robić np. raz na miesiąc, kwartał, a nawet raz na rok, jeśli zostały spełnione odpowiednie warunki. Ważne jednak, by po zakończeniu okresu rozliczeniowego łączny czas pracy mieścił się w ustawowych limitach. Okres rozliczeniowy umożliwia elastyczne planowanie harmonogramów pracy: w jednym tygodniu pracownik może przepracować więcej godzin, w innym mniej – ważne, by średnia na koniec okresu była zgodna z przepisami.

Długość okresu rozliczeniowego w pracy oraz jego zasady muszą zostać jasno określone w:

• regulaminie pracy,
• układzie zbiorowym pracy,
• w przypadku braku powyższych – w obwieszczeniu pracodawcy.

Okres rozliczeniowy – od kiedy do kiedy trwa?

Długość okresu rozliczeniowego w pracy zależy od przyjętego systemu czasu pracy oraz specyfiki zatrudnienia. Konkretne daty obowiązywania, czyli to, od kiedy do kiedy trwa okres rozliczeniowy, powinny zostać określone w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu pracodawcy. Przykładowo, miesięczny okres rozliczeniowy może obejmować czas od 1 do 31 stycznia, a trzymiesięczny – od 1 stycznia do 31 marca. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o przyjętej długości i harmonogramie rozliczeniowym.

4-tygodniowy okres rozliczeniowy

Czterotygodniowy okres rozliczeniowy dotyczy wyłącznie systemu pracy w ruchu ciągłym, opisanego w art. 138 Kodeksu pracy. Ten system znajduje zastosowanie w zakładach, w których praca musi być wykonywana nieprzerwanie – również w niedziele i święta – ze względu na procesy technologiczne lub konieczność ciągłego świadczenia usług. Przykłady to m.in. elektrownie, huty, oczyszczalnie ścieków czy zakłady chemiczne.

W ramach tego systemu pracownicy często pracują w trybie zmianowym, nawet po 12 godzin dziennie. Z uwagi na wysoką intensywność oraz szczególną specyfikę organizacji pracy, Kodeks pracy skraca maksymalny okres rozliczeniowy do 4 tygodni.

Miesięczny okres rozliczeniowy

Miesięczny okres rozliczeniowy sprawdza się zwłaszcza w branżach, gdzie występuje szybka rotacja pracowników, dynamiczne zapotrzebowanie na pracę lub konieczność częstego rozliczania nadgodzin. Dla wielu firm jest to podstawowy okres rozliczeniowy. Zgodnie z Kodeksem pracy, taki okres obowiązuje w następujących systemach czasu pracy:

• system równoważny (art. 135 KP) – pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru pracy do maksymalnie 12 godzin (lub 16 w niektórych przypadkach), przy obowiązku zapewnienia odpowiedniej liczby dni wolnych; dzięki temu możliwe jest elastyczne planowanie – np. więcej pracy w jednym tygodniu i mniej w kolejnym, o ile średnia tygodniowa nie przekracza 40 godzin,
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP) – polega na wykonywaniu pracy przez mniej niż 5 dni w tygodniu, ale w wydłużonym dobowym wymiarze (np. 4 dni po 10 godzin),
• system pracy weekendowej (art. 144 KP) – stosowany wobec pracowników zatrudnionych wyłącznie do pracy w piątki, soboty, niedziele i święta, przy możliwości wydłużenia pracy do 12 godzin dziennie.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy do 4 miesięcy

Dłuższy okres rozliczeniowy trwający maksymalnie do 4 miesięcy pozwala na większą elastyczność przy układaniu grafiku czasu pracy – zwłaszcza przy sezonowości, projektach czy zmiennym zapotrzebowaniu. Dotyczy on następujących systemów:

• system podstawowy (art. 129 § 1–2 KP) – standardowa praca po 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu,
• system zadaniowy (art. 140 KP) – brak ścisłego grafiku; pracownik sam zarządza czasem pracy, o ile wykonuje powierzone zadania,
• system przerywany (art. 139 KP) – praca z dłuższą przerwą w ciągu dnia (do 5 godzin),
• system równoważny (art. 135 KP) – w szczególnych przypadkach (np. uzasadnionych warunkami atmosferycznymi lub sezonowością).

Zgodnie z art. 129 § 2 KP, taki okres można wprowadzić, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją – np. w budownictwie, produkcji sezonowej lub transporcie.

Dwunastomiesięczny okres rozliczeniowy

Zgodnie z art. 129 § 2 KP, pracodawca może wydłużyć okres rozliczeniowy w pracy do maksymalnie 12 miesięcy, jeśli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technologicznymi, organizacyjnymi lub związanymi z warunkami atmosferycznymi.

Aby móc zastosować roczny okres rozliczeniowy, konieczne jest:

• zawarcie porozumienia z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa – z przedstawicielami pracowników,
• odpowiednie udokumentowanie przyczyn przedłużenia, np. analizą warunków pracy czy harmonogramem produkcji,
• określenie zasad rozliczania czasu pracy w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu.

Wydłużenie okresu rozliczeniowego nie znosi ustawowych norm czasu pracyRóżnica polega na tym, że przestrzeganie tych norm weryfikuje się dopiero po zakończeniu całego, rocznego okresu rozliczeniowego. Dzięki temu pracodawca może elastycznie planować czas pracy – np. zwiększyć liczbę godzin w sezonie letnim i zrównoważyć ją mniejszym obciążeniem w okresie zimowym.

Okres rozliczeniowy a praca w godzinach nadliczbowych

Okres rozliczeniowy wyznacza ramy, w których pracodawca ocenia zgodność przepracowanego czasu pracy z obowiązującymi normami. Na jego podstawie ustala się, czy pracownik przepracował nadgodziny i w jakim zakresie.

Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana:

• ponad normy dobowego czasu pracy,
• lub ponad przeciętną normę tygodniową w przyjętym okresie rozliczeniowym czasu pracy.

Nadgodziny dobowe rozliczane są na bieżąco, czyli w danym miesiącu wraz z najbliższym wynagrodzeniem, natomiast tygodniowe rozlicza się w przyjętym okresie rozliczeniowym – bez względu czy trwa on trzy, cztery miesiące czy rok.

Należy pamiętać, że ich powstawanie powinno być okazjonalne. Do takich sytuacji zaliczane są nagłe zdarzenia losowe, które wymagają przeprowadzenia akcji ratowniczej, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii. Wyjątkiem są również szczególne potrzeby pracodawcy np. konieczność zastępstwa pracownika chorego, urlop na żądanie lub większe zapotrzebowanie na pracę niż było przewidziane w momencie planowania.

Okres rozliczeniowy a rekompensata w przypadku pracy nadliczbowej

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje rekompensata zgodnie z przepisami art. 151¹ oraz 151² Kodeksu pracy. Pracodawca może zrekompensować nadgodziny czasem wolnym:

• na wniosek pracownika – w proporcji 1:1 (za jedną godzinę nadliczbową przysługuje jedna godzina wolnego); nie ma ustawowego terminu udzielenia czasu wolnego, ale zaleca się, by mieścił się w okresie rozliczeniowym,
• z inicjatywy pracodawcy – w proporcji 1:1,5 (za jedną godzinę nadliczbową przysługują półtorej godziny wolnego); czas wolny musi zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego.

Jeśli czas wolny nie został udzielony, zgodnie z art. 151¹ Kodeksu pracy, za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości:

• 100% wynagrodzenia – za nadgodziny przypadające:
  • w nocy,
  • w niedziele i święta, które nie są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy,
  • w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto;
• 50% wynagrodzenia – za nadgodziny przypadające w pozostałych dniach roboczych, które nie spełniają powyższych warunków.

Ponadto, zgodnie z art. 151¹ § 2, dodatek w wysokości 100% przysługuje również za każdą godzinę nadliczbową wynikającą z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, chyba że przekroczenie tej normy było już rozliczone jako nadgodzina dobowa.