Grafik pracy musi być zgodny z Kodeksem pracy

O czym należy pamiętać, układając harmonogram czasu pracy?

Autor: Bartłomiej Golisz

wpis dodany: 06/10/2022

Przeczytaj w: 3 minuty

ostatnia aktualizacja: 10/11/2022

Układanie grafiku pracy nie należy do łatwych zadań. Wyzwanie jest szczególnie trudne, gdy w firmie pracuje wiele osób lub wręcz przeciwnie – idealnie tyle, by pokryć wszystkie godziny. Dobrze skonstruowany grafik powinien nie tylko uwzględniać dyspozycyjność kadry pracowniczej, lecz również przepisy prawa pracy. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, o czym musisz pamiętać, tworząc harmonogram pracy w swojej firmie.

Sprawdź, co znajdziesz w artykule:

  1. Czym jest i co powinien zawierać grafik pracy?
  2. Wymiar czasu pracy
  3. Odpoczynek i dni wolne
  4. Przekazanie grafiku przed rozpoczęciem pracy
  5. Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Indywidualny rozkład czasu pracy oznacza zaczynanie i kończenie pracy w innych godzinach niż pozostali pracownicy.

Czym jest i co powinien zawierać grafik pracy?

Grafik pracy lub inaczej harmonogram czasu pracy to dokument, który zawiera rozplanowane dni i godziny wykonywania obowiązków służbowych przez zatrudnione w danym zakładzie osoby. Prawidłowo sporządzony grafik pracy powinien uwzględniać szereg różnych aspektów, takich jak:

  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • wymiar czasu pracy,
  • doba pracownicza,
  • odpoczynek dobowy,
  • odpoczynek tygodniowy,
  • 5-dniowy tydzień pracy,
  • wolna niedziela przynajmniej raz na 4 tygodnie,
  • dni wolne od pracy,
  • urlopy pracownicze.

Wymiar czasu pracy

Żeby móc przygotować harmonogram pracy, pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić wymiar czasu pracy zatrudnionych przypadający na dany okres rozliczeniowy. Przepisy dotyczące tego zagadnienia znajdują się w art. 130 k.p i mówią o tym, że określenie liczby godzin polega na pomnożeniu normy tygodniowej przez liczbę pełnych tygodni w danym miesiącu. Do otrzymanej liczby pracodawca powinien dodać iloczyn normy dobowej oraz liczbę dni roboczych (od poniedziałku do piątku) do końca danego okresu rozliczeniowego. Na koniec otrzymany wynik wystarczy pomniejszyć o święta wypadające przypadające dni inne niż niedziela.

W czasie trwania okresu rozliczeniowego może być stosowany ruchomy rozkład czasu pracy.

Odpoczynek i dni wolne

W myśl art.132 Kodeksu pracy odpoczynek pomiędzy zmianami musi wynosić co najmniej 11 godzin. Pracownik nie może pracować więcej niż 13 godzin danego dnia. Dodatkowo układając grafik, trzeba pamiętać o tzw. dobie pracowniczej. Pojęcie to oznacza kolejne 24 godziny od chwili rozpoczęcia pracy. W praktyce stosując dobę pracowniczą, pracownik może rozpocząć pracę kolejnego dnia najwcześniej o tej samego godzinie, w której zrobił to dnia poprzedniego. W ciągu tygodnia zatrudniony ma prawo do 35-godzinnego odpoczynku. Układając grafik, zatrudniający powinien pamiętać o tych zależnościach, gdyż karą za nieprzestrzeganie przepisów mogą być nie tylko niezadowolenie i przemęczenie pracowników, ale również dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dodatkowo w każdym roku kalendarzowym może ona wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy. 

Układając grafik, pracodawca powinien wziąć również pod uwagę dni ustawowo wolne od pracy. Natomiast w przypadku niektórych przedsiębiorstw pewne czynności mogą być wykonywane w święta i inne dni wolne. Niemniej, zgodnie z art 1511 § 1 kp za takie zmiany pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje  dodatek za nadgodziny w wysokości 100% wynagrodzenia.

Jeżeli pracodawca na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny czas pracy, ten powinien się do niego stosować.

Przekazanie grafiku przed rozpoczęciem pracy

Harmonogram pracy powinien zostać przedstawiony pracownikom nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem okresu jego obowiązywania. Art.129 § 3 k.p. określa, że grafik może być przedstawiony w formie elektronicznej lub drukowanej i musi obejmować co najmniej 1 miesiąc. Powinien być również czytelny i niepozostawiający wątpliwości co do dni i godzin pracy.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

W niektórych przedsiębiorstwach obowiązuje tzw. sztywny czas pracy. Jest to sytuacja, w której wszyscy zatrudnieni pracują w tych samych, z góry ustalonych godzinach. Pracodawca powinien zamieścić informację o takiej zasadzie w wewnętrznym regulaminie firmy lub w umowach z pracownikami. Wówczas zatrudniający nie musi sporządzać harmonogramu pracy.

zadaniowym systemie czasu pracy również nie ma obowiązku układania grafiku. Pracownik jest wówczas rozliczany wyłącznie z wykonania powierzonych zadań. Kolejnym przypadkiem, w którym pracodawca nie musi układać harmonogramu pracy dla swoich pracowników, jest ruchomy lub indywidualny czas pracy. Taka sytuacja powinna jednak zostać dokładnie opisana w umowach lub regulaminach, tak żeby pracownicy nie mieli wątpliwości, kiedy i na jakich zasadach będzie odbywać się rozliczenie.

Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny na realizację powierzonych mu zadań.

Przykładowe wzory grafiku pracy możesz pobrać tutaj: https://kadromierz.pl/blog/grafik-pracy-wzor/

Jeśli masz problem z ułożeniem grafiku pracy, który uwzględniałby wszystkie preferencje pracowników, odpoczynek dobowy i tygodniowy, a także był zgodny z przepisami Kodeksu pracy, możesz skorzystać z platformy Kadromierz. Jest to system do zarządzania i monitorowania czasu pracy, który umożliwia automatyczne generowanie grafiku za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo Kadromierz daje łatwy i szybki dostęp do ewidencji przepracowanych godzin pracowników oraz innych potrzebnych raportów. Poznaj pozostałe funkcje Kadromierza podczas darmowego okresu próbnego!

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz