O czym należy pamiętać, układając harmonogram czasu pracy?

Układanie grafiku pracy nie należy do łatwych zadań. Wyzwanie jest szczególnie trudne, gdy w firmie pracuje wiele osób lub wręcz przeciwnie – idealnie tyle, by pokryć wszystkie godziny. Dobrze skonstruowany grafik powinien nie tylko uwzględniać dyspozycyjność kadry pracowniczej, lecz również przepisy prawa pracy. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, o czym musisz pamiętać, tworząc harmonogram pracy w swojej firmie.

Sprawdź, co znajdziesz w artykule:

1. Czym jest i co powinien zawierać grafik pracy?
2. Wymiar czasu pracy
3. Odpoczynek i dni wolne
4. Przekazanie grafiku przed rozpoczęciem pracy
5. Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Czym jest i co powinien zawierać grafik pracy?

Grafik pracy lub inaczej harmonogram czasu pracy to dokument, który zawiera rozplanowane dni i godziny wykonywania obowiązków służbowych przez zatrudnione w danym zakładzie osoby. Prawidłowo sporządzony grafik pracy powinien uwzględniać szereg różnych aspektów, takich jak:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• wymiar czasu pracy,
• doba pracownicza,
• odpoczynek dobowy,
• odpoczynek tygodniowy,
• 5-dniowy tydzień pracy,
• wolna niedziela przynajmniej raz na 4 tygodnie,
• dni wolne od pracy,
• urlopy pracownicze.

Wymiar czasu pracy

Żeby móc przygotować harmonogram pracy, pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić wymiar czasu pracy zatrudnionych przypadający na dany okres rozliczeniowy. Przepisy dotyczące tego zagadnienia znajdują się w art. 130 k.p i mówią o tym, że określenie liczby godzin polega na pomnożeniu normy tygodniowej przez liczbę pełnych tygodni w danym miesiącu. Do otrzymanej liczby pracodawca powinien dodać iloczyn normy dobowej oraz liczbę dni roboczych (od poniedziałku do piątku) do końca danego okresu rozliczeniowego. Na koniec otrzymany wynik wystarczy pomniejszyć o święta wypadające przypadające dni inne niż niedziela.

Odpoczynek i dni wolne

W myśl art.132 Kodeksu pracy odpoczynek pomiędzy zmianami musi wynosić co najmniej 11 godzin. Pracownik nie może pracować więcej niż 13 godzin danego dnia. Dodatkowo układając grafik, trzeba pamiętać o tzw. dobie pracowniczej. Pojęcie to oznacza kolejne 24 godziny od chwili rozpoczęcia pracy. W praktyce stosując dobę pracowniczą, pracownik może rozpocząć pracę kolejnego dnia najwcześniej o tej samego godzinie, w której zrobił to dnia poprzedniego. W ciągu tygodnia zatrudniony ma prawo do 35-godzinnego odpoczynku. Układając grafik, zatrudniający powinien pamiętać o tych zależnościach, gdyż karą za nieprzestrzeganie przepisów mogą być nie tylko niezadowolenie i przemęczenie pracowników, ale również dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie. Dodatkowo w każdym roku kalendarzowym może ona wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy. 

Układając grafik, pracodawca powinien wziąć również pod uwagę dni ustawowo wolne od pracy. Natomiast w przypadku niektórych przedsiębiorstw pewne czynności mogą być wykonywane w święta i inne dni wolne. Niemniej, zgodnie z art 1511 § 1 kp za takie zmiany pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje  dodatek za nadgodziny w wysokości 100% wynagrodzenia.

Przekazanie grafiku przed rozpoczęciem pracy

Harmonogram pracy powinien zostać przedstawiony pracownikom nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem okresu jego obowiązywania. Art.129 § 3 k.p. określa, że grafik może być przedstawiony w formie elektronicznej lub drukowanej i musi obejmować co najmniej 1 miesiąc. Powinien być również czytelny i niepozostawiający wątpliwości co do dni i godzin pracy.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

W niektórych przedsiębiorstwach obowiązuje tzw. sztywny czas pracy. Jest to sytuacja, w której wszyscy zatrudnieni pracują w tych samych, z góry ustalonych godzinach. Pracodawca powinien zamieścić informację o takiej zasadzie w wewnętrznym regulaminie firmy lub w umowach z pracownikami. Wówczas zatrudniający nie musi sporządzać harmonogramu pracy.

W zadaniowym systemie czasu pracy również nie ma obowiązku układania grafiku. Pracownik jest wówczas rozliczany wyłącznie z wykonania powierzonych zadań. Kolejnym przypadkiem, w którym pracodawca nie musi układać harmonogramu pracy dla swoich pracowników, jest ruchomy lub indywidualny czas pracy. Taka sytuacja powinna jednak zostać dokładnie opisana w umowach lub regulaminach, tak żeby pracownicy nie mieli wątpliwości, kiedy i na jakich zasadach będzie odbywać się rozliczenie.

Przykładowe wzory grafiku pracy możesz pobrać tutaj: https://kadromierz.pl/blog/grafik-pracy-wzor/

Jeśli masz problem z ułożeniem grafiku pracy, który uwzględniałby wszystkie preferencje pracowników, odpoczynek dobowy i tygodniowy, a także był zgodny z przepisami Kodeksu pracy, możesz skorzystać z platformy Kadromierz. Jest to system do zarządzania i monitorowania czasu pracy, który umożliwia automatyczne generowanie grafiku za pomocą jednego kliknięcia. Dodatkowo Kadromierz daje łatwy i szybki dostęp do ewidencji przepracowanych godzin pracowników oraz innych potrzebnych raportów. Poznaj pozostałe funkcje Kadromierza podczas darmowego okresu próbnego!