Nota obciążeniowa – wzór

W prowadzeniu działalności gospodarczej istnieje wiele sytuacji, w których konieczne jest skorzystanie z odpowiednich dokumentów księgowych. Jednym z takich dokumentów jest nota obciążeniowa. W tym artykule omówimy, czym dokładnie jest nota obciążeniowa, kiedy powinna być używana oraz jakie są jej główne cechy i właściwości.

Nota obciążeniowa – księgowanie

Po pierwsze warto zdefiniować pojęcie noty obciążeniowej. Jest to rodzaj noty księgowej stosowany do poświadczenia przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu lub o uzyskaniu przychodów. Jest kilka rodzajów not księgowych, jednak nota obciążeniowa ma na celu wykazywanie kwoty należnej do zapłaty przez odbiorcę dokumentu. Nota obciążeniowa to nie jedyna nota księgowa, inne to:

• nota uznaniowa – dokumentuje zdarzenia, które nie mogą zostać objęte podatkiem VAT,
• nota uznaniowo-obciążeniowa – ma na celu uznanie, jak i obciążenie kontrahenta.

Nota obciążeniowa powinna zostać zaksięgowana w księdze przychodów i rozchodów. Co ważne, kwoty podane w dokumencie nie wpływają zarówno na rejestr sprzedaży, jak i zakupy VAT. W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego nota obciążeniowa nie powinna być rozliczana. Jest to ważne, ponieważ koszty uzyskania przychodów nie mogą być w tym przypadku uwzględnione.

Dowiedz się, ile wynoszą koszty pracownicze w 2024 r.

Jak wystawić notę obciążeniową?

Odpowiednio wypełniona nota obciążeniowa będzie ujęta w zapisie do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów jest istnienie dowodów księgowych zawierających:

• dane kontaktowe stron uczestniczących w operacji gospodarczej,
• datę sporządzenia dowodu,
• datę dokonania operacji gospodarczej,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby od strony kontrahenta,
• opis operacji oraz jej wartość i ilość,
• określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te informacje.

Warto wiedzieć, że nota obciążeniowa nie ma jasnego wzoru według przepisów.

Kiedy nota obciążeniowa jest kosztem podatkowym?

Noty obciążeniowe mogą być kosztem podatkowym w przypadku, gdy spełniają określone wymagania. Nota obciążeniowa może być traktowana jako koszt podatkowy, jeśli jest generowana w związku z działalnością gospodarczą i dotyczy generowania przychodów lub kosztów generowania przychodów. Koszty podatkowe są zazwyczaj związane z wydatkami poniesionymi w celu osiągnięcia dochodów lub zabezpieczenia przed stratami. W przypadku podatku VAT nawet koszty związane z dostawą towarów i usług na terytorium Polski mogą być uznane za koszty podatkowe.

Sprawdź, jak za pomocą metryk budżetu ograniczysz koszty w firmie.

Nota obciążeniowa a faktura

Przedsiębiorcy tworzą notę obciążeniową w sytuacji, kiedy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Z tego powodu nie można jej klasyfikować jako fakturę – jest ona odrębnym dokumentem pozwalającym poświadczyć o uzyskaniu przychodów bądź poniesieniu kosztów nieobjętych podatkiem VAT.

Warto wiedzieć, że podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe znane inaczej jako faktury VAT RR, faktury i dokumenty celne, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej realnym przebiegiem. Oznacza to, że nota obciążeniowa może być uznana za inny dowód księgowy, a nie fakturę.

Nota obciążeniowa – pobierz darmowy wzór

Pobierz darmowy wzór noty obciążeniowej w formacie .docx lub .pdf.

Nota obciążeniowa wzór.docx Nota obciążeniowa wzór.pdf