Manager restauracji – co powinien wiedzieć o zarządzaniu gastronomią?

Zarządzanie restauracją w dynamicznej branży gastronomicznej to nie tylko codzienne wyzwania związane z obsługą klientów, ale także szerokie spektrum obowiązków związanych z organizacją, finansami i marketingiem. Rentowność restauracji w dużej mierze zależy od managera, który musi skutecznie kontrolować koszty, optymalizować procesy operacyjne i motywować zespół. W tym artykule przyjrzymy się kluczowym elementom zarządzania gastronomią, które powinien znać każdy manager restauracji, aby zapewnić sukces swojego lokalu i sprostać wymaganiom rynku.

Zarządzanie kosztami gastronomii

Kontrola kosztów to fundament rentowności restauracji. Wśród głównych wydatków możemy wymienić wynagrodzenia pracowników, zakup surowców i produktów, opłaty za media, koszty wynajmu lokalu, utrzymanie sprzętu i wyposażenia. Jednak to te dwa pierwsze z wymienionych pochłaniają najwięcej budżetu, a jednocześnie są możliwe do zredukowania.

Jednym z kluczowych aspektów, jakie stoją przed managerem restauracji, jest optymalne zarządzanie surowcami. Osoba na tym stanowisku powinna regularnie analizować ceny zakupu oraz negocjować warunki z dostawcami, aby uzyskać jak najlepszy stosunek jakości do ceny. Istotne jest także monitorowanie zużycia produktów i minimalizowanie strat poprzez właściwe przechowywanie żywności oraz dokładne planowanie zakupów i dostaw. Regularne przeglądy stanów magazynowych i analiza popularności dań pomagają uniknąć nadmiernych zakupów, które często prowadzą do marnotrawstwa. Warto również rozważyć wprowadzenie sezonowego menu, które pozwoli korzystać z produktów dostępnych w danym czasie po niższych cenach.

Koszty wynagrodzeń pracowników natomiast zależą w dużej mierze od dobrze ułożonego grafiku pracy. Aby zatem ograniczyć wydatki poniesione na personel, zaleca się planować czas pracy, dostosowując liczbę pracowników do rzeczywistego zapotrzebowania lokalu w danych dniach i godzinach. Przeanalizuj zatem dane z poprzednich miesięcy i zaplanuj większą liczbę personelu w godzinach szczytu, a mniejszą w czasie znikomego ruchu. Pozwoli Ci to nie tylko zredukować liczbę zmian potrzebnych w danych dniach, ale także ograniczyć konieczność występowania nadgodzin, które kosztują pracodawcę znacznie więcej niż godziny pracy zgodne z wymiarem etatu.

Odpowiednie zarządzanie zespołem przez managera restauracji

Głównym obowiązkiem na stanowisku managera restauracji jest efektywne zarządzanie zespołami. Oznacza to m.in. dbanie o odpowiedni podział obowiązków, tworzenie harmonogramów pracy, motywowanie personelu, szkolenie pracowników oraz rozwiązywanie konfliktów.

Manager gastronomii powinien przede wszystkim zadbać o to, aby w restauracji każdy miał jasno określony zakres obowiązków. Wówczas każdy członek zespołu wie dokładnie, za co jest odpowiedzialny, a to z kolei poprawia organizację pracy oraz pomaga uniknąć nieporozumień. Warto w tym celu korzystać z dedykowanych checklist na poszczególnych stanowiskach, takich jak checklista kelnerska czy checklista barmańska.

Oprócz wyznaczenia obowiązków na konkretnych stanowiskach niezwykle istotnym elementem zarządzana zespołem jest odpowiednie tworzenie grafików pracy. Rozkład czasu pracy musi być nie tylko zgodny z zapotrzebowaniem zespołu, ale także dostosowany do wymagań Kodeksu pracy. Oprócz tego nie należy zapominać o zbieraniu dyspozycyjności od pracowników, których pomijanie często jest źródłem konfliktów, a konflikty – przyczyną złej atmosfery w pracy oraz spadku motywacji.

Do tworzenia grafików pracy warto wykorzystywać programy takie jak Kadromierz. Pozwalają one zarówno przestrzegać przepisów prawa, jak i dostosowywać grafik do zapotrzebowania, budżetu oraz preferencji pracowników.

Kadromierz pomaga również przygotować się w razie niespodziewanych sytuacji kryzysowych, takich jak zwolnienie lekarskie czy inne zdarzenia losowe. Wówczas ciężko zorganizować zastępstwo, a nieotwarcie lokalu z powodu nieobecności kucharza lub innego ważnego pracownika, to spore straty dla firmy. Kadromierz oferuje wymianę zmian w grafiku pracy między pracownikami. Dzięki temu każdy z personelu bez problemu znajdzie sobie zastępstwo, wymieniając się zmianą z koleżanką lub z kolegą z zespołu. Tego rodzaju systemy zdecydowanie odciążają managera oraz zwiększają satysfakcję pracowników, którzy zyskują większą kontrolę nad swoim czasem pracy.

Sprawdź, jak ułożyć grafik pracy w restauracji.

Zarządzanie operacyjne w branży gastronomicznej

Codzienne funkcjonowanie restauracji wymaga sprawnej organizacji i stałego nadzoru. Manager gastronomii powinien regularnie kontrolować stan kuchni, sali i magazynów, aby zapewnić porządek i efektywność pracy. Ważne jest również regularne nadzorowanie zaopatrzenia oraz dbanie o terminowe dostawy produktów. Pomocne w tym celu mogą być dedykowane programy do ewidencjonowania stanów magazynowych.

Oprócz tego nie można zapomnieć o standardach higieny i bezpieczeństwa żywności, które są nieodzownym elementem zarządzania operacyjnego. Manager restauracji musi zadbać, aby wszyscy pracownicy przestrzegali zasad HACCP oraz przepisów sanitarnych. Regularne szkolenia z tego zakresu są zatem konieczne, aby utrzymać najwyższą jakość potraw i bezpieczeństwo klientów. Dobrze opracowane procedury operacyjne, takie jak harmonogramy czyszczenia sprzętów czy kontrola temperatury w magazynach, pomagają utrzymać porządek i minimalizują ryzyko błędów.

Aby zachować wymogi prawne oraz standardy sanitarno-higieniczne i bezpieczeństwo żywności, dobrą praktyką jest przeprowadzanie audytów wewnętrznych w restauracji. Zdecydowanie pozwalają one zapewnić zgodność z obowiązującymi standardami i przepisami, ale także umożliwiają identyfikację obszarów wymagających poprawy i pomagają usprawnić procesy.

Marketing i promocja w restuaracji

Współczesny rynek gastronomiczny wymaga skutecznych działań marketingowych, aby efektywnie docierać do klientów. To zadanie spoczywa w dużej mierze na menedżerze restauracji, który zobowiązany jest zarówno dbać o codzienne funkcjonowanie lokalu gastronomicznego, jak i pomagać opracowywać i wdrażać strategie marketingowe. Menedżer powinien rozumieć potrzeby lokalnych klientów, monitorować trendy w branży i wykorzystywać nowoczesne narzędzia promocji, takie jak media społecznościowe, kampanie online czy programy lojalnościowe. Dbałość o pozytywny wizerunek restauracji, utrzymanie zaangażowania w relacjach z klientami oraz regularna analiza skuteczności działań to klucz do osiągnięcia sukcesu w tak konkurencyjnym środowisku.

Standardy obsługi klienta w restauracji

Zadowolenie klientów jest niezwykle istotne dla sukcesu restauracji. Wpływa na nie nie tylko jakość podawanych potraw, ale także sprawność organizacyjna czy miła obsługa klienta. W końcu sam wyjątkowy smak serwowanych potraw nie zagwarantuje pozytywnej opinii, jeśli obsługa kelnerska będzie niemiła, a czas oczekiwania na zamówienie zbyt długi. Wszak klienci oczekują nie tylko smacznych dań, ale również profesjonalizmu i komfortu, który sprawia, że wizyta w restauracji staje się przyjemnym doświadczeniem. Z tego względu manager restauracji powinien o to zadbać.

Jest mnóstwo sposobów na poprawę obsługi klienta oraz organizacji pracy. Możliwym rozwiązaniem jest wprowadzenie stałych standardów obsługi kelnerskiej, które zapewnią spójność, powtarzalność i sprawność organizacyjną przy każdej wizycie. O standardach obsługi pisaliśmy w podlinkowanym artykule.

Oprócz tego standardy obsługi oraz szybkość realizacji zamówień można poprawić z wykorzystaniem technologii. Przykładowo system POS umożliwi Ci błyskawiczne zbieranie zamówień przez kelnera na dedykowanych tabletach, a informacje o zamówieniu automatycznie zostaną przekazane do kuchni. Takim sposobem redukuje się czas potrzebny na realizację zamówienia, poprawia jakość obsługi oraz ogranicza ilość błędów.

Podsumowanie

Podsumowując, zarządzanie działalnością gastronomiczną wymaga od managera kompleksowego podejścia, które łączy kontrolę kosztów, efektywne zarządzanie zespołem oraz wdrażanie innowacyjnych rozwiązań technologicznych. To właśnie te działania mają kluczowy wpływ na przyszłość restauracji, umożliwiając jej rozwój, utrzymanie rentowności i budowanie lojalności klientów. Profesjonalne podejście, odpowiednie planowanie oraz dbałość o każdy aspekt funkcjonowania lokalu pozwalają nie tylko sprostać wyzwaniom branży, ale także zapewnić długoterminowy sukces w dynamicznym i konkurencyjnym środowisku gastronomicznym.