Lista płac w małych i średnich firmach

Podjęcie decyzji o zatrudnieniu pracownika w firmie sprowadza na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia mu odpowiednich warunków pracy oraz wypłacenia mu należytego wynagrodzenia. Aby ułatwić sobie księgowanie listy płac, wpłat i dopełnianie formalności, wielu pracodawców decyduje się na wdrożenie listy płac. Co to jest lista płac, jak powinna wyglądać i jak efektywnie ją prowadzić? Tego dowiesz się z naszego artykułu!

Co to jest lista płac?

Lista płac pracowników to dokument stosowany w księgowości, który umożliwia księgowanie wynagrodzeń wypłacanych zatrudnionym, jak również wygodne prowadzenie formalności związanych z odprowadzaniem podatków czy opłacaniem składek ZUS. Przede wszystkim jest to jednak dokument potwierdzający fakt, iż pieniądze zarobione przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym, zostały mu wypłacone. Pozwoli to uniknąć ewentualnych problemów, jakie w trakcie funkcjonowania firmy mogłyby zrodzić się z tego tytułu.

Warto jednak pamiętać, że  może być prowadzona wyłącznie w przypadku osób, z którymi pracodawca jest związany stosunkiem pracy, czyli tych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pozostali zleceniobiorcy są zaś rozliczani na podstawie faktury i nie liczą się w ogólnym rozliczeniu listy płac w firmie.

Czy lista płac jest obowiązkowa?

W tym miejscu warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy prowadzenie takiej dokumentacji w przedsiębiorstwie jest obowiązkowe. Pomimo licznych obowiązków nakładanych na pracodawcę przez Kodeks pracy, nie istnieje w nim żadna wzmianka o liście płac. Dlatego też decyzja o wdrożeniu takiego rozwiązania leży wyłącznie w gestii przedsiębiorcy.

Niemniej jednak powinien on dobrze rozważyć opłacalność prowadzenia powyższego dokumentu – szczególnie że obecnie w dużej mierze proces ten da się zautomatyzować, poprzez elektroniczne prowadzenie listy płac.

Chcesz wiedzieć więcej na ten temat? Sprawdź, co powinna zawierać lista płac. Rozwiązanie to niewątpliwie sprawdzi się szczególnie w przypadku małych i średnich firm, które samodzielnie mogą prowadzić księgowość.

Jak powinna wyglądać lista płac w firmie?

Lista płac w przedsiębiorstwie jest dokumentem zawierającym informacje o wynagrodzeniu każdego pracownika oraz jego poszczególnych składnikach. Aby jednak pracodawca mógł je wyliczyć, niezbędne są mu bieżące dane na temat miesięcznego czasu pracy, wartości pensji oraz dodatków. Pierwsze informacje może pozyskać poprzez przeanalizowanie ewidencji czasu pracy oraz listy obecności. Kolejne zaś wynikają bezpośrednio z aktualnej umowy o pracę.

Lista płac w firmie to kwestia indywidualna, dlatego też nie istnieje żaden odgórnie narzucony schemat dotyczący jej finalnego kształtu. Jednak można wyróżnić kilka istotnych elementów, bez których jej utworzenie nie byłoby możliwe. Co powinno się w nich zawrzeć:

• dane pracodawcy,
• okres obowiązywania listy płac,
• nazwę listy płac,
• data jej sporządzenia,
• datę wypłaty wynagrodzenia,
• dane pracowników (imiona i nazwiska),
• poszczególne składniki wynagrodzenia,
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę płac.

Lista płac a składki ZUS

Niewątpliwie, jednym z bardziej problematycznych aspektów tworzenia listy płac w firmie, jest uwzględnienie wszystkich poszczególnych składników wynagrodzenia pracowniczego. Pod pojęciem tym kryje się bowiem:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wszelkie dodatki do wynagrodzenia,
• podstawa wymiaru składek,
• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• koszty uzyskania przychodu,
• kwota wolna od podatku,
• zaliczka na podatek dochodowy,
• wszelkie ewentualne potrącenia od wynagrodzenia,
• wynagrodzenie netto.

Aby móc skrupulatnie prowadzić, każdy przedsiębiorca powinien więc mieć wiedzę na temat odprowadzanych składek do ZUS-u oraz sposobu ich finansowania:

• składki na ubezpieczenie emerytalne (19,52 proc.), z czego 9,76 proc. jest finansowane przez pracodawcę oraz 9,76 proc. przez pracownika,
• składki rentowe (8 proc.), z czego 6,5 proc. opłaca pracodawca, a 1,5 proc. pracownik,
• składki na ubezpieczenie chorobowe (2,45 proc.), z czego całość opłaca pracownik,
• składki wypadkowe (1,67 proc.), z czego całość opłaca pracodawca,
• Fundusz Pracy (2,45 proc.), z czego całość opłaca pracodawca,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10 proc.), z czego całość opłaca pracodawca,
• ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.), z czego całość opłaca pracownik (1,25 proc. z wynagrodzenia; 7,75 proc. z podatku dochodowego).

Aby jednak uniknąć przykrej konieczności samodzielnego wyliczania poszczególnych elementów wynagrodzenia każdego pracownika, większość przedsiębiorców decyduje się skorzystać z elektronicznych rozwiązań. Doskonałym sposobem na błyskawiczne uzyskanie potrzebnych danych jest kalkulator wynagrodzeń. Tworzenie listy płac staje się o wiele bardziej efektywne! Dzięki kalkulatorowi płac przedsiębiorca nie tylko otrzymuje informacje na temat wynagrodzenia brutto i netto swoich zatrudnionych, ale również łatwo może sprawdzić, co wchodzi w skład kosztów zatrudnienia każdego pracownika.

Lista płac w aplikacji Kadromierz, czyli efektywne prowadzenie firmy!

Niewątpliwie prowadzenie listy płac jest bardzo korzystnym rozwiązaniem, jednak nie każdy może czasowo pozwolić sobie na jego wdrażanie. W obecnych czasach właściciele firm starają się jak najbardziej ułatwić sobie i swoim pracownikom codzienne funkcjonowanie. Wobec tego elektroniczne rozwiązania coraz częściej pojawiają się w małych i średnich przedsiębiorstwach, by wspierać działania podejmowane przez przedsiębiorców. Aby więc nie tracić cennego czasu, warto sięgać po sprawdzone narzędzia, takie jak Kadromierz!

Dzięki niemu pracodawca zyskuje możliwość wygodnego prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy oraz listy obecności, które stanowią podstawę do sporządzania listy płac w firmie. Co więcej, jest to doskonały sposób na komunikowanie się z personelem oraz wzajemne informowanie o wszelkich zmianach w grafiku. Dzięki Kadromierzowi Ty i Twój zespół pozostaniecie w stałym kontakcie!