Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – co warto wiedzieć?

Dla wielu przedsiębiorców kontrola Państwowej Inspekcji Pracy to jedno z mniej przyjemnych doświadczeń związanych z prowadzeniem działalności. Niezależnie od wielkości firmy czy branży, każda organizacja może zostać skontrolowana – czasem zgodnie z rocznym planem inspekcji, innym razem w wyniku donosu. Z artykułu dowiesz się m.in. ile trwa kontrola PIP, co podlega kontroli PIP i jakie kary grożą pracodawcy w przypadku nieprawidłowości.

Kiedy może dojść do kontroli PIP?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może zostać przeprowadzona zarówno planowo, jak i w trybie interwencyjnym. Zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy inspektorzy mają prawo przeprowadzać kontrole bez uprzedniego zawiadomienia, o każdej porze dnia i nocy, jeśli przemawiają za tym okoliczności.

PIP przeprowadza kontrole na podstawie rocznych planów kontroli, które uwzględniają m.in. branże o podwyższonym ryzyku naruszeń (np. budownictwo, gastronomia, handel) oraz zgłoszenia z poprzednich lat. Drugim typem są kontrole PIP z donosu, czyli interwencyjne kontrole wynikające ze skarg pracowników, byłych pracowników, związków zawodowych lub anonimowych zgłoszeń. Ponadto, inspektorzy mogą reagować także na sygnały z innych instytucji – np. ZUS-u, Urzędu Skarbowego czy Straży Graniczne.

Warto podkreślić, że kontrole PIP bez zapowiedzi są standardową praktyką – inspektorzy nie mają obowiązku informowania przedsiębiorcy o planowanej wizycie.

Jak przebiega kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Zgodnie z art. 23 i 24 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy inspektor ma prawo wejść na teren zakładu pracy bez potrzeby wcześniejszego informowania pracodawcy, a także poruszać się po jego obszarze bez konieczności uzyskania przepustki.

Po przybyciu na miejsce inspektor pracy przedstawia legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (ustawa dopuszcza także możliwość dostarczenia tego dokumentu w ciągu 7 dni od dnia podjęcia kontroli). W przypadku kontroli PIP z donosu przedsiębiorca nie zostaje poinformowany, kto zgłosił nieprawidłowości – ochrona tożsamości zgłaszającego jest gwarantowana przez prawo.

Na podstawie art. 23 ustawy o PIP inspektor ma prawo żądać okazania i kopiowania dokumentów, sporządzania zestawień i analiz, przesłuchiwania pracowników – także bez obecności pracodawcy – oraz uzyskania wyjaśnień ustnych lub pisemnych od osób zarządzających zakładem. Może również zażądać udostępnienia danych w systemach informatycznych, np. elektronicznej ewidencji czasu pracy czy systemie kadrowo-płacowym.

Na koniec kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektor spisuje protokół, który zawiera opis stanu faktycznego i ewentualne nieprawidłowości. Dokument podpisywany jest przez inspektora oraz osobę reprezentującą pracodawcę. W przypadku zastrzeżeń co do ustaleń kontrolnych przedsiębiorca ma 7 dni na złożenie pisemnych uwag.

Co kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy?

Podczas kontroli inspektor PIP może sprawdzić, czy zawierane umowy o pracę są zgodne z przepisami, czy nie dochodzi do obchodzenia stosunku pracy (np. poprzez nadużywanie umów cywilnoprawnych), oraz czy prawidłowo prowadzone są akta osobowe i dokumentacja pracownicza. Weryfikacji podlega także sposób rozwiązywania stosunków pracy, realizacja obowiązku informacyjnego wobec pracowników oraz przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy, urlopów i wypłat wynagrodzeń – w tym dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych czy nocnych.

Inspektorzy podczas kontroli PIP zwracają uwagę również m.in. na:

• warunki bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzeganie przepisów dotyczących legalności zatrudnienia,
• ewidencję czasu pracy, grafiki pracy, listy obecności,
• zgodność umów cywilnoprawnych z rzeczywistym zakresem obowiązków wykonywanych przez osoby zatrudnione na podstawie takich umów – w przypadku stwierdzenia, że umowa zlecenia faktycznie spełnia cechy stosunku pracy, inspektor może nakazać jej przekwalifikowanie.

Dowiedz się, kiedy występują znamiona umowy o pracy.

Kontrola z PIP – jakie dokumenty trzeba przygotować?

Do podstawowych dokumentów, które pracodawca powinien przygotować, należą:

• umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne,
• aneksy do umów,
• karty ewidencji czasu pracy,
• listy płac oraz potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń,
• dokumenty dotyczące urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności,
• akta osobowe pracowników,,
• dokumentacja BHP,
• regulaminy i polityki wewnętrzne,
• zezwolenia i oświadczenia dotyczące zatrudnienia cudzoziemców,
• zgłoszenia do ZUS.

Sprawdź, jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Ile trwa kontrola PIP?

Czas trwania kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, liczba zatrudnionych pracowników, branża, a także zakres sprawdzanych zagadnień. Istnieją jednak limity czasowe, które ograniczają długość kontroli w przedsiębiorstwach należących do sektora MŚP.

Zgodnie z art. 55 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców maksymalny łączny czas trwania wszystkich kontroli organów administracji publicznej w jednym roku kalendarzowym nie może przekroczyć:

• 12 dni roboczych – dla mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych – dla małych przedsiębiorców,
• 24 dni roboczych – dla średnich przedsiębiorców,
• 48 dni roboczych – dla pozostałych przedsiębiorców.

Zazwyczaj prosta kontrola interwencyjna – np. w odpowiedzi na skargę dotyczącą jednego aspektu – może zakończyć się nawet w ciągu jednego dnia. Z kolei kontrola planowa, obejmująca pełną analizę dokumentacji i warunków pracy, może potrwać kilka dni.

Warto również pamiętać, że kontrola PIP może odbywać się w kilku etapach – część dokumentów może być analizowana w siedzibie firmy, a inne przekazywane do dalszej weryfikacji w urzędzie. Inspektor może także zwrócić się o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia już po zakończeniu wizyty kontrolnej.

Kontrola PIP – kary i konsekwencje

W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów prawa pracy lub przepisów o legalności zatrudnienia Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę lub osoby działające w jego imieniu różnego rodzaju sankcje – zarówno administracyjne, jak i karne. Ich zakres zależy od charakteru i wagi stwierdzonych uchybień. Najczęściej stosowaną formą sankcji jest mandat karny nakładany przez inspektora pracy. Zgodnie z art. 96 § 1a i § 1b Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia maksymalna wysokość mandatu wynosi:

• do 2000 zł – w przypadku pojedynczego naruszenia,
• do 5000 zł – jeżeli sprawca był już wcześniej karany za podobne wykroczenie.

W sytuacji poważniejszych lub powtarzających się naruszeń inspektor może skierować sprawę do sądu z wnioskiem o ukaranie. Wówczas grzywna może wynieść od 1000 zł do 30 000 zł (art. 283 § 1 KP).

Poza sankcjami finansowymi inspektor może także:

• wydać nakaz usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie,
• wstrzymać działalność maszyn, stanowisk pracy lub całej firmy, jeśli stwarzają one bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia pracowników,
• zawiadomić prokuraturę lub inne organy (np. ZUS, Urząd Skarbowy), jeśli stwierdzone nieprawidłowości mają charakter przestępstwa lub naruszenia przepisów finansowo-podatkowych.

Warto zaznaczyć, że nawet jeżeli kontrola nie kończy się mandatem, PIP może wydać wystąpienie lub zalecenie pokontrolne, którego zignorowanie przy kolejnej wizycie inspektora może skutkować surowszymi konsekwencjami.