Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może być stresującym doświadczeniem dla każdego pracodawcy. Jednak odpowiednie przygotowanie może znacznie ułatwić proces i zminimalizować potencjalne problemy. W tym artykule omówimy istotne kwestie, które warto znać podczas kontroli PIP.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – kto jej podlega?

W związku z rosnącą liczbą kontroli wielu przedsiębiorców zastanawia się, kogo może skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy. Kontrola może być przeprowadzona zarówno u pracodawców, czyli osób zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę, jak również przedsiębiorców, którzy zlecają pracę osobom fizycznym. Zatem umowy zlecenia czy o dzieło także podlegają kontroli PIP. Wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od formy zatrudnienia, powinni być przygotowani na potencjalną wizytę inspektora pracy.

Co kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy?

Wielu przedsiębiorców nie jest do końca świadoma, co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy. Co kontroluje inspektor pracy podczas wizyty? Przede wszystkim skupia się na kompleksowej weryfikacji wszystkich aspektów z zakresu prawa pracy. Wnikliwie analizuje kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, obejmujące aspekty związane z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi, badaniami profilaktycznymi, a także sprawdza poprawność przeprowadzanych szkoleń z bezpieczeństwa i higieny pracy. Inspektor bada również ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz zwraca uwagę na warunki pracy, dostępność i właściwe wyposażenie w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze.

Co kontroluje Inspekcja Pracy w sprawie legalności zatrudnienia? Między innymi poprawność wynagrodzenia bądź innego świadczenia przysługującego pracownikowi ze stosunku pracy, takie jak dodatki, premie czy nagrody. Czas pracy również jest przedmiotem kontroli, obejmując aspekty pracy w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta. Inspektor skrupulatnie analizuje także kwestie urlopów wypoczynkowych, sprawdzając, czy są one udzielane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co kontroluje PIP w przypadku umów cywilnoprawnych? Inspektor bada zgodność z przepisami dotyczącymi wypłaty minimalnej stawki godzinowej. Do jego zadań należy także ewentualne ustalenie istnienia stosunku pracy.

Dodatkowo inspektor pracy analizuje, czy podjęte zostały wszelkie środki nadzorcze, wynikające z poprzednich kontroli PIP, w tym wnioski wystąpienia i decyzje nakazowe, co stanowi istotny element skutecznej implementacji poprawek i zapobiegania powtarzającym się uchybieniom w zakresie przepisów prawa pracy.

Sprawdź, jak ułożyć grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy.

Czy PIP powiadamia o kontroli?

Kontrola Państwowa Inspekcji Pracy może mieć miejsce bez wcześniejszego powiadomienia pracodawcy. Inspektorzy pracy mają prawo dokonać inspekcji o każdej porze dnia i nocy. Mogą oni jednak poinformować pracodawcę o planowanej kontroli za pomocą różnych środków komunikacji, takich jak rozmowa telefoniczna, pismo lub wiadomość e-mail. Decyzję o formie powiadomienia podejmuje inspektor pracy, kierując się głównie celami, jakie mają być osiągnięte w trakcie prowadzonego postępowania kontrolnego. Ma to na celu umożliwienie pracodawcy dostarczenia niezbędnych dokumentów i informacji w celu sprawnego przeprowadzenia kontroli.

Kontrola PIP – w jakim miejscu może się odbyć?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może odbywać się w różnych miejscach i instytucjach rynku pracy. Inspektor pracy ma prawo do przeprowadzenia kontroli bezpośrednio w siedzibie podmiotu kontrolowanego. Ponadto kontrola PIP może rozciągać się na podległe jednostki, takie jak filie, oddziały czy miejsca, gdzie zatrudnione osoby wykonują pracę.

Inspektorzy PIP mają również uprawnienia do sprawdzania miejsc przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Umożliwia to weryfikację poprawności prowadzonej dokumentacji oraz przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Warto mieć na uwadze, że poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibach jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

Co musisz udostępnić podczas kontroli PIP?

Pracodawca ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy odpowiednie warunki do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych. Istotnym elementem tego procesu jest niezwłoczne przedstawienie żądanych dokumentów i materiałów. Pracodawca powinien również terminowo udzielać pisemnych i ustnych informacji dotyczących kwestii objętych kontrolą, umożliwiając inspektorowi pełne zrozumienie sytuacji prawnej pracowników oraz zgodności z przepisami prawa pracy. Ponadto należy udostępnić inspektorowi pracy niezbędne urządzenia techniczne, a w miarę możliwości zapewnić oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem technicznym, co może przyspieszyć i ułatwić przeprowadzenie kontroli.

Jak wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy przebiega zgodnie z określonymi procedurami. W trakcie kontroli inspektor pracy ma prawo swobodnego wstępu na teren, obiekty i pomieszczenia podmiotu kontrolowanego. Kontrola może nastąpić dopiero po okazaniu legitymacji służbowej, która potwierdza tożsamość i uprawnienia.

Zgodnie z postanowieniami artykułu 23 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, inspektor ma rozległe uprawnienia podczas przeprowadzania kontroli, obejmujące:

• swobodny dostęp do terenu, obiektów oraz pomieszczeń,
• przeprowadzanie oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn, urządzeń, a także monitorowanie procesów technologicznych i pracy.
• żądanie od podmiotu podlegającego kontroli, a także od wszystkich pracowników lub osób zatrudnionych, lub wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, dostarczenia pisemnych i ustnych informacji dotyczących spraw objętych kontrolą, wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z kontrolą,
• żądanie przedstawienia dokumentów związanych z budową, przebudową, modernizacją, uruchomieniem zakładu pracy, a także dokumentacji technicznej i technologicznej, planów i rysunków technicznych, wyników ekspertyz, badań i pomiarów związanych z produkcją lub inną działalnością podmiotu kontrolowanego,
• wymaganie dostarczenia próbek surowców i materiałów używanych w produkcji,
• wymaganie przedstawienia akt osobowych i dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.
• zapoznanie się z decyzjami innych organów kontrolnych nadzorujących warunki pracy i ich realizację,
• rejestracja przebiegu i wyników oględzin za pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku,
• wykonywanie niezbędnych odpisów, wyciągów z dokumentów, a także sporządzanie zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądanie ich od podmiotu kontrolowanego,
• weryfikacja tożsamości osób pracujących lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, przesłuchiwania i żądania oświadczeń dotyczących legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej,
• skorzystanie z pomocy biegłych, specjalistów oraz laboratoriów akredytowanych.

Warto zaznaczyć, że odmowa współpracy podmiotu kontrolowanego nie zwalnia z obowiązku kontroli, a inspektor pracy może skorzystać z pomocy Policji w przypadku konieczności.

Po zakończeniu kontroli inspektor pracy sporządza protokół, który podpisuje razem z osobą reprezentującą podmiot kontrolowany. Pracodawca ma prawo zgłosić zastrzeżenia do protokołu do Okręgowego Inspektora Pracy w ciągu 7 dni od jego przedstawienia. Odmowa podpisania protokołu nie zwalnia zastosowania środków prawnych. W przypadku braku stwierdzonych uchybień inspektor może sporządzić notatkę urzędową.

Czy inspektorzy PIP mogą ujawnić powód kontroli?

Warto pamiętać, że inspektor pracy nie może ujawnić informacji o tym, czy kontrola jest wynikiem skargi pracownika, chyba że osoba wnosząca skargę wyrazi na to zgodę.

Jak wynika ze sprawozdania z działalności Państwowej Inspekcji Pracy, w 2022 roku ponad 40% kontroli było wynikiem skarg złożonych przez pracowników. Do głównych kwestii, na które się skarżono, należą m.in. kwestie związane z nieprawidłowym wynagrodzeniem na pracę, stosunkiem pracy czy czasu pracy.

Sprawdź, dlaczego rośnie liczba skarg do Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Inspektor pracy podczas kontroli monitoruje pomieszczenia pracy, dlatego warto zadbać o ich porządek i odpowiedni stan techniczny. Sprawdź, czy spełnione są warunki bezpiecznej i higienicznej pracy. Zadbaj o odpowiednie wyposażenie w środki ochrony indywidualnej, a także o odpowiednią odzież i obuwie robocze.

Kluczowym elementem przygotowania do kontroli PIP jest także kompleksowa weryfikacja dokumentacji. Zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne muszą być kompletne i uporządkowane. Ważne jest także monitorowanie legalności zatrudnienia wszystkich pracowników. Zaleca się przeglądanie umów o pracę, umów zlecenia, dokumentów kadrowych oraz wszelkich innych związanych z zatrudnieniem materiałów. Dzięki temu inspektor pracy będzie mógł szybko uzyskać potrzebne informacje, co sprawi, że kontrola przebiegnie sprawnie.

Jak przygotować się do kontroli PIP z Kadromierzem?

Kadromierz to narzędzie do planowania i zarządzania czasem pracy, które umożliwia tworzenie grafików pracy czy ewidencjonowanie czasu pracy personelu. Platforma pomaga nie tylko zaoszczędzić czas, ale także zachować zgodność z przepisami prawa oraz zapewnić porządek w dokumentacji pracowniczej. Podczas układania grafiku dla swoich pracowników – Kadromierz poinformuje Cię o sprzeczności z Kodeksem pracy w każdej sytuacji, gdy przepisy prawne nie zostaną zachowane. Dzięki temu nie będziesz musiał obawiać się o mandat od Państwowej Inspekcji Pracy z powodu naruszenie zasad czasu pracy zgodnego z Kodeksem pracy.

Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego i sprawdź, jakie funkcjonalności zapewnia to nowoczesne narzędzie.