Pracodawca prowadzi ewidencje urlopu wypoczynkowego praowników.

Karta urlopowa wzór [PDF/DOC]

Autor: Bartłomiej Golisz

12 sierpnia 2022

Przeczytaj w: 2 minuty

Karta urlopowa pracownika jest inaczej określana jako wniosek urlopowy. To dokument, za pomocą którego pracownik zgłasza przełożonemu chęć skorzystania z urlopu. Karta urlopowa jest także ważnym elementem w dokumentacji pracowniczej. Dowiedz się, jaki jest obowiązujący wzór wniosku urlopowego.

Do pracodawcy muszą zostać dostarczone odpowiednie dokumenty dotyczące urlopu.

Jak działa karta urlopowa?

Pracownik zgłasza chęć przejścia na urlop, składając kartę urlopową swojemu pracodawcy. Pracodawca natomiast wykorzystuje ten dokument do pisemnego udzielenia urlopu pracownikowi. Dodatkowo karta urlopowa służy do celów dokumentacji i archiwizacji.

Jaki jest wymiar urlopu przysługującego pracownikowi?

Przed złożeniem karty urlopowej konieczne jest określenie liczby dni urlopu, która przysługuje danemu pracownikowi. Zgodnie z Kodeksem pracy istnieją następujące rodzaje urlopów:

  • urlop wypoczynkowy — opisany w art. 152 Kodeksu pracy. Płatny urlop, którego długość jest zależna od stażu pracy (do stażu wlicza się także okres edukacji). Wymiar urlopu przysługującego pracownikowi ze stażem pracy poniżej 10 lat to 20 dni kalendarzowych w roku, a pracownikowi ze stażem powyżej 10 lat — 26 dni.
  • urlop okolicznościowy — płatny urlop trwający zazwyczaj od 1 do 2 dni związany z ważnymi wydarzeniami np. własnym ślubem, śmiercią bliskiej osoby czy narodzinami dziecka. Do wniosku o taki urlop powinna zostać dołączona odpowiednia dokumentacja np. akt narodzin.
  • urlop szkoleniowy — urlop przeznaczony dla pracowników, którzy podnoszą swoje kwalifikacje zawodowe. Jego wymiar wynosi od 6 do 21 dni roboczych i jest on płatny.
  • urlop opiekuńczy — urlop w celu zapewnienia opieki bliskiej osobie (członkowi rodziny lub osobie zamieszkującej to samo gospodarstwo domowe). Może wynosić maksymalnie 5 dni kalendarzowych i jest nieodpłatny.
  • urlop macierzyński — urlop przysługujący matce (oraz ojcu w zakresie, w jakim urlop nie zostanie wykorzystany przez matkę) po urodzeniu dziecka. Jego wymiar wynosi od 20 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka przy porodzie) do nawet 37 tygodni (w przypadku urodzenia pięciu lub więcej dzieci przy jednym porodzie). Rodzic przebywający na urlopie macierzyńskim (lub tacierzyńskim w przypadku ojca) ma prawo do odpowiedniego zasiłku.
  • urlop rodzicielski — rozpoczyna się od razu po zakończeniu urlopu macierzyńskiego i trwa do 32 tygodni po urodzeniu jednego dziecka lub do 34 tygodni po urodzeniu więcej niż jednego dziecka. Przebywanie na urlopie rodzicielskim uprawnia do pobierania zasiłku.
  • urlop wychowawczy — wynosi łącznie do 36 miesięcy i jest urlopem bezpłatnym. Urlop wychowawczy przysługuje jedynie pracownikom z co najmniej sześciomiesięcznym stażem pracy i uprawnia do korzystania z zasiłku jedynie pracowników o niskich dochodach.
  • urlop ojcowski — płatny urlop przysługujący wyłącznie ojcom, wynoszący maksymalnie 2 tygodnie.

Jakie informacje powinien zawierać prawidłowo sporządzony wniosek urlopowy?

Ustawodawca nie określił szablonu kart urlopowych. Są one często tworzone wewnętrznie np. przez działy HR lub stanowią załączniki do regulaminów pracy. Jeśli w Twoim przedsiębiorstwie nie istnieje uniwersalny wzór takiego wniosku, możesz go stworzyć samodzielnie (lub skorzystać z gotowego szablonu zamieszczonego na dole artykułu). Ważne jest, żeby karta urlopowa zawierała następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • dane firmy lub pracodawcy,
  • nazwa zajmowanego stanowiska,
  • proponowany termin urlopu (wraz z podaniem liczby dni),
  • wymiar urlopu przysługujący pracownikowi,
  • data i miejsce sporządzenia wniosku,
  • podpis.

Konieczne jest także określenie charakteru urlopu (wypoczynkowy lub okolicznościowy). Warto pamiętać, że prawidłowy wniosek powinien zawierać odpowiednie załączniki (np. akt narodzin dziecka), które dokumentują prawo pracownika do danego urlopu.

W karcie urlopowej musi zostać podane m.in stanowisko pracy.

Czy pracodawca musi się zgodzić na udzielenie urlopu?

Warto pamiętać, że złożenie karty urlopowej jest jedynie informacją o tym, że dany pracownik zgłasza chęć przejścia na urlop. To pracodawca jednak ostatecznie udziela pracownikowi urlopu i wcale nie musi zastosować się do jego prośby. Pracodawca ma także prawo do tego, żeby w dowolnym momencie trwania urlopu odwołać z niego pracownika. Jest to jednak rzadko wykorzystywany przywilej, ponieważ w takiej sytuacji na pracodawcę przechodzą wszystkie koszty, które pracownik musiałby w związku z tym ponieść (np. transport, opłacony wyjazd wakacyjny).

Jak długo należy przechowywać dokumentację urlopową pracownika?

Wraz ze zmianami w Kodeksie pracy, które weszły w życie 1 stycznia 2021 r., dokumenty odnośnie urlopu wypoczynkowego muszą być gromadzone obok ewidencji czasu pracy. Ewidencja urlopów stała się osobnym typem dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy mają obowiązek przechowywać karty urlopowe przez 10 lat (dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.). Czas liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę. Dokumentacja urlopowa może być przechowywana w wersji papierowej lub elektronicznej.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz