Jak rozliczamy godziny pracy w delegacji?

Wraz z rozwojem środków transportu oraz infrastruktury rośnie liczba stanowisk pracy i zawodów, w których pracownicy są mobilni – przemierzają nieraz po kilkaset kilometrów dziennie, obsługując klientów. Problemów może nastręczać kwestia rozliczania godzin ich pracy. Kolejnym zagadnieniem będzie ryczałt za samochód prywatny. Co warto wiedzieć?

Czy podróż służbowa wlicza się do czasu pracy?

Jako czas pracy rozumie się okres pozostawania do dyspozycji pracodawcy, zarówno w samym zakładzie pracy, jak i w innych miejscach, wyznaczonych przez pracodawcę. Podróż służbowa z kolei oznacza proces przemieszczania się do tych miejsc, nie jest co do zasady uznawana za faktyczne świadczenie pracy – pracownik dopiero udaje się do celu, by tam wykonać powierzone mu zadania. Jednak gdy taka podróż odbywa się w godzinach pracy pracownika, wówczas nie można jej „odliczyć” od czasu pracy. Co to oznacza?

Czas pracy a podróż służbowa – przykład

W myśl opisanych zasad, jeżeli zadaniem służbowym pracownika jest np. odbywanie spotkań handlowych z klientami, a godziny jego pracy to 9-17, to zakończenie ostatniego spotkania o 17 i powrót do domu np. na godz. 17:40 nie powoduje powstania nadgodzin. Jeśli pracownik wyjeżdża na pierwsze spotkanie o 08:30, wówczas także nie ma nadgodzin. Czas jazdy od 08:30 do 09:00 pozostaje traktowany podobnie, jak codzienne dojazdy do pracy osób pracujących stacjonarnie – nie wlicza się on do czasu pracy, która rozpoczyna się o 09:00. Jeśli natomiast nasz pracownik zakończyłby ostatnie spotkanie o godz. 18:00, wówczas należałoby doliczyć 1 godzinę nadliczbową, niezależnie czy wróciłby do domu na 18:40, czy np. na 19:10.

Podróż służbowa a odpoczynek dobowy

Choć powrót z podróży służbowej „po godzinach” nie powoduje powstania godzin nadliczbowych, to wpływa on na przysługujące pracownikowi prawo do odpoczynku. W każdej dobie czas odpoczynku powinien wynosić przynajmniej 11 godzin w nieprzerwanym ciągu. Jeżeli więc pracownik rozpoczyna pracę codziennie o godz. 8 rano, ale ostatniego wieczoru wrócił do domu o 23:00 bezpośrednio z podróży służbowej, powinien mieć przyznane dodatkowe 2 godziny odpoczynku i pracę kolejnego dnia rozpocząć o godz. 10. W innym przypadku dojdzie do naruszenia praw pracowniczych.

Ryczałt na samochód prywatny – wg jakich zasad?

Kolejnym zagadnieniem, ściśle związanym z podróżami służbowymi, jest wykorzystanie do nich prywatnego samochodu pracownika. Zgodnie z przepisami przysługuje za nie zwrot kosztów, a określa je m.in. stawka za 1 km pokonanej trasy. Obecnie wynosi ona maksymalnie 0,5214 zł dla samochodów z silnikiem do 900 cm2 pojemności oraz maksymalnie 0,8358 zł dla samochodów z silnikiem o pojemności powyżej 900 cm2. Stawka za km przebiegu to niejedyna podstawa zwrotu od pracodawcy. Ma on obowiązek pokryć także poniesione przez pracownika wydatki na przejazd przez płatne odcinki autostrad, bądź na parkingi, jeżeli miały one związek z podróżą służbową.

Kilometrówka czy ryczałt za dojazdy samochodem prywatnym?

W przypadku użytkowania przez pracownika prywatnego samochodu kwotę zwrotu można naliczać na dwa sposoby – poprzez ryczałt lub ewidencję przebiegu pojazdu (stawki za km przebiegu są jednakowe).

Ryczałt za jazdy lokalne ustala się w stałej wysokości. Nie może on jednak przekroczyć określonej liczby km, w zależności od liczebności mieszkańców w danym mieście lub gminie:

• 300 km przy liczbie mieszkańców do 100 tys.,
• 500 km jeśli mieszkańców jest od 100 do 500 tys.,
• 700 km przy ponad 500 tys. mieszkańców.

Zwrot na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) jest dużo dokładniejszy – obejmie on każdy przejechany kilometr, ale w związku z tym wymagane jest dokumentowanie wszystkich tras pokonanych w celach służbowych. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna składać się z następujących elementów:

• numer kolejnego wpisu, cel i datę wyjazdu służbowego,
• punkt początkowy i docelowy trasy,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stawkę za km przebiegu,
• iloczyn tejże stawki i liczby przejechanych km,
• faktyczny przebieg pojazdu,
• imię i nazwisko oraz adres pracownika,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność skokową silnika,
• podpisy pracownika i pracodawcy.