Mężczyzna podróżuje samochodem służbowym

Kilometrówka 2022 – ile wynosi stawka?

Autor: Kadromierz

26 stycznia 2022

Przeczytaj w: 2 minuty

Kilometrówka została wprowadzona w życie w 2002 roku za sprawą Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dzięki wprowadzeniu takiego przepisu w życie możliwy staje się zwrot kosztów użytkowania samochodu, motocyklu czy motoroweru, które nie są własnością firmy. Jakie stawki przewiduje kilometrówka 2022 oraz jakie obowiązki wiążą się z jej wprowadzeniem?

Jedna osoba wręcza drugiej dokumenty.

Ewidencja przebiegu pojazdu – czy jest obowiązkowa?

Wprowadzona 23 października 2018 roku ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zniosła obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego.  Jednak, aby móc odliczyć 100% poniesionych kosztów, jak również 100% podatku VAT, pracodawca musi udowodnić, że samochód – zakupiony, najmowany, dzierżawiony lub leasingowany – jest używany wyłącznie w celach zawodowych.

Odliczenie takowych wydatków jest możliwe bez konieczności prowadzenia kilometrówki, jednakże wówczas uzyskana kwota nie będzie pełna. W takim wypadku obowiązują następujące limity:

  • samochód prywatny – 50% VAT, 20% PIT,
  • firmowy samochód osobowy – 50 % VAT, 75% PIT,
  • samochód ciężarowy poniżej 3,5 t – 50 % VAT, 75% PIT.

Wyjątek stanowią jedynie samochody ciężarowe powyżej 3,5 t – zarówno prowadząc ewidencję przebiegu, jak i nie, przedsiębiorca może uzyskać stuprocentowy zwrot kosztów i podatku VAT. Prowadzenie takiej ewidencji jest natomiast konieczne w przypadku, gdy pracownicy zatrudnieni w danej firmie wykorzystują swoje prywatne pojazdy do celów służbowych. Taki dokument jest niezbędny do obliczenia zwrotu kosztów za użytkowanie takiego samochodu osobowego czy motocykla.

Wyjeżdżasz na delegację? Sprawdź, ile wynoszą diety krajowe 2022!

Kilometrówka 2022 – limity

Prowadzenie kilometrówki pozwala na obliczenie kosztów poniesionych przez pracownika na podstawie przejechanych kilometrów. Ustawa o transporcie drogowym ustanawia jednak miesięczny limit przebytego dystansu, aby odliczenie kosztów było możliwe:

  • mieszkańcy gminy do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
  • mieszkańcy gminy, która posiada od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
  • mieszkańcy gminy powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.

Limit może być większy w przypadkach:

  • pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej – 1500 km,
  • pojazdów służbowych w celach ratowniczych, w sytuacji zagrożenia klęska żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej – do 3000 km.
Osoba oblicza należną kilometrówkę.

Jaka wysokość kilometrówki przysługuje pracownikowi?

Aby obliczyć należną kwotę, należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów zawartą w ewidencji przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 kilometr. W 2022 roku wynosi ona:

  • 0,5214 zł – samochody osobowe o pojemności  o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
  • 0,8358 zł – samochody o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ (czyli stawki za 1 km przebiegu pojazdu ciężarowego),
  • 0,2302 zł – motocykle,
  • 0,1382 zł – motorowery.

Podane stawki są niezmienne od 2007 roku.

Przykład

Pan Tomasz pracuje jako przedstawiciel handlowy. W celach służbowych używa samochodu prywatnego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³. Mieszka w gminie powyżej 500 tys. mieszkańców. W grudniu 2021 r. przebieg pojazdu wyniósł 450 km. Umowa pomiędzy Panem Tomaszem a pracodawcą zakłada kosztów przejazdu na podstawie ustawowej stawki za 1 kilometr. Wszystkie potrzebne dane zostały zapisane w ewidencji przebiegu pojazdu.

Przemierzając w grudniu 450 km, Pan Tomasz zmieścił się w wyznaczonym limicie kilometrów dla gminy powyżej 500 tys. mieszkańców. Zgodnie z powyższą rozpiską stawka dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ wynosi 0,5214 zł. Aby obliczyć zwrot za użytkowanie prywatnego samochodu osobowego, należy obliczyć poniższe działanie:

0,5214 zł x 450 km przebiegu = 234,63 zł

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu, tak jak ewidencja czasu pracy, musi być prowadzona w sposób zgodny ze stanem faktycznym i zawierać wszystkie wymagane informacje. Zgodnie z rozporządzeniem dokumentacja dotycząca kilometrówki powinna zawierać co najmniej:

  • imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu,
  • numer rejestracyjny,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę stanowiącą wynik mnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • dane i podpis podatnika (pracodawcy).

Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Celowe lub przypadkowe pomyłki w prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu wiążą się z konsekwencjami. W sytuacji, gdy podatnik odliczył 100% VAT i 100% PIT, a nie prowadził, w tym przypadku, obowiązkowej dokumentacji kilometrówki lub prowadził ją źle, postąpił niezgodnie z prawem, zasadność takiej ewidencji może zostać podważona podczas ewentualnej kontroli. W konsekwencji przedsiębiorca będzie musiał zapłacić zaległe koszty i podatek VAT wraz z naliczonymi odsetkami.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz