Grafika wyróżniająca czy lista obecności jest obowiązkowa

Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa? Sprawdź, co musisz wiedzieć!

Autor: Kadromierz

wpis dodany: 19/11/2018

Przeczytaj w: 2 minuty

ostatnia aktualizacja: 24/05/2023

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków – jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W związku z tym wiele firm prowadzi listę obecności oraz ewidencję czasu pracy. Z artykułu dowiesz się, czy jej prowadzenie pracowników jest konieczne oraz jakie informacje powinna zawierać, aby spełniać swoją funkcję w sposób efektywny i zgodny z prawem.

Sprawdź, co znajdziesz w artykule:

  1. Czym jest lista obecności w pracy?
  2. Co powinno znaleźć się na liście obecności?
  3. Czy lista obecności jest obowiązkowa?
  4. Lista obecności w firmie w formie elektronicznej
  5. Co zyskasz, korzystając z programu do listy obecności?

Grafika informacyjna dotycząca zalet elektronicznej listy obecności

Czym jest lista obecności w pracy?

Lista obecności to dokument, za pomocą którego pracownik potwierdza swoją obecność w pracy. W związku z tym, że zgodnie z przepisami prawa, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, często lista obecności jest jednym z narzędzi, które ma mu pomóc w spełnieniu tego obowiązku.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Warto zaznaczyć, że lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy. Ewidencja czasu pracy to szczegółowy zapis wszystkich informacji dotyczących przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników, takich jak liczba przepracowanych godzin, praca w niedziele i święta, nadgodziny czy wykorzystany urlop. Lista obecności natomiast jest potwierdzeniem obecności pracownika.

Co powinno znaleźć się na liście obecności?

Lista obecności powinna zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • data,
  • godzina przybycia do pracy,
  • godzina zakończenia pracy,
  • podpis pracownika potwierdzający obecność w pracy.

Pobierz gotowy do pobrania wzór listy obecności

Nie musisz tworzyć samodzielnie listy obecności, skorzystaj ze stworzonego przez nas wzoru.

Grafika informacyjna z linkiem do pobrania wzoru listy obecności

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Chociaż lista obecności nie jest wymieniona bezpośrednio jako obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów prawa, to jednak Kodeks pracy w art. 104 § 1 wskazuje, że regulamin pracy powinien ustalać sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. W praktyce oznacza to, że pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika. Zatem można to zrobić w formie wydrukowanej listy obecności, w formie elektronicznej, poprzez system informatyczny, a nawet przez potwierdzenie ustne. Warto jednak pamiętać, że prowadzenie listy obecności może znacznie ułatwić ewidencjonowanie czasu pracy oraz pomoże uniknąć nieporozumień związanych z obecnością pracowników.

Pamiętaj jednak, że choć lista obecności nie jest wymagana, istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. To właśnie tym dokumentem w pierwszej kolejności zainteresuje się Państwowa Inspekcja Pracy, jeżeli odwiedzi Cię podczas kontroli. Obowiązek prowadzenia wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Lista obecności w firmie w formie elektronicznej

Aby sprostać wymaganiom Kodeksu pracy, możesz skorzystać z gotowego programu, który oferuje rejestrację czasu pracy, potwierdzanie obecności oraz generowanie listy obecności. Na koniec miesiąca będziesz mógł pobrać gotową ewidencję godzin i raz na zawsze zapomnieć o samodzielnym podliczaniu godzin.

Jeszcze nie tak dawno ta czynność powodowała w każdym zakładzie pracy konieczność żmudnego sprawdzania list obecności przed zatwierdzeniem dyspozycji o wypłacie wynagrodzenia. Dzięki programom takim jak Kadromierz listę płac przygotujesz w znacznie krótszym czasie.

Nowoczesny grafik pracy to efektywniejszy zespół i mniejsze koszty. Planuj grafik, twórz ewidencję i rejestruj czas pracy w jednym systemie. Usprawnij planowanie czasu pracy w swojej firmie za pomocą automatycznego grafiku pracy.

Korzyści płynące z prowadzenia elektronicznej listy obecności

Korzystanie z urządzenia elektronicznego wyposażonego w dedykowany program do listy obecności niesie z sobą też szereg innych korzyści. Najważniejszą z nich jest oszczędność czasu, który jest potrzebny pracownikom, by wpisać się na listę obecności.

Dodatkowo za sprawą takiego programu możesz zarejestrować dokładny czas, w którym pracownik wszedł do firmy oraz w którym ją opuścił. Działa to podobnie jak w przypadku odbijania karty magnetycznej, co ma miejsce m.in. w korporacjach czy większych firmach.

Możesz skorzystać również z opcji foto rejestracji, a więc za każdym razem, gdy pracownik wpisze swój unikalny kod PIN, urządzenie zrobi mu zdjęcie. Unika się w ten sposób ryzyka, że ktoś inny „zapisze wyjście” pracownika, który tego dnia opuścił zakład pracy dużo wcześniej.

Dodatkowe korzyści listy obecności w firmie

Rzetelna godzinowa lista obecności pracownika może mieć znaczenie nie tylko w związku z wysokością należnego wynagrodzenia czy oceną pracy. Sprawdza się też w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, np. nieszczęśliwego wypadku. Gdy pracownik mu ulegnie, trzeba najpierw ustalić, czy miał on miejsce w pracy, czy poza nią. Pozwoli to zadecydować, kto ponosi odpowiedzialność za wypadek.

Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

14-dniowy darmowy okres próbny. Testujesz plan Premium. Nie wymagamy karty.