Mężczyzna trzyma w rękach stos segregatorów.

Czy lista obecności pracownika jest obowiązkowa?

Kodeks pracy nakłada na pracodawców szereg obowiązków – jednym z nich jest ewidencjonowanie czasu pracy. Jedynie w ten sposób możliwe jest ustalenie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, zgromadzenie informacji o godzinach nadliczbowych, dniach spędzonych na urlopie bądź zwolnieniu lekarskim, co następnie pracodawca wykorzystuje do celów prawidłowego ustalenia należnego wynagrodzenia. Lista obecności pracownika nie jest jednak synonimem ewidencji czasu pracy. Zawiera ono często jedynie datę, imię i nazwisko pracownika, a także podpis potwierdzający, że był on w danym dniu obecny w miejscu pracy. Wiele osób uważa taką listę obecności za relikt poprzedniej epoki i sporo w tym prawdy, zwłaszcza jeżeli jest ona prowadzona w formie papierowej.

Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy

Stosunkowo wiele firm do dziś prowadzi równolegle dwa rodzaje dokumentacji – jednym jest wspomniana lista obecności w pracy, gdzie obok daty widnieje podpis pracownika, a drugi stanowi prawdziwa ewidencja czasu pracy. Pierwsza z nich pełni funkcję potwierdzenia, że dany pracownik rzeczywiście pojawił się w pracy, druga zaś stanowi podstawę do wypłaty jego wynagrodzenia.

Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Niezależnie od tego w jakiej formie – elektronicznej czy papierowej – zostanie ona przeprowadzona, musi zawierać następujące informacje takie jak:

  • liczba przepracowanych godzin,
  • praca w niedziele i święta,
  • nadgodziny,
  • praca w godzinach nocnych,
  • wykorzystany urlop,
  • pełnione dyżury,
  • zwolnienia lekarskie,
  • inne inne informacje będące podstawą do usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zdjęcie wydrukowanej listy obecności.

Lista obecności w firmie w formie elektronicznej

W sprostaniu wymaganiom Kodeksu pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej może pomóc przygotowany program do listy obecności, który oferuje liczne funkcje. Jedną z nich jest opcja zsumowania czasu pracy wraz z końcem miesiąca. Dzięki temu można raz na zawsze zapomnieć o samodzielnym podliczaniu godzin. Jeszcze nie tak dawno ta czynność powodowała w każdym zakładzie pracy konieczność ślęczenia nad listami obecności pracowników i sprawdzania wszystkiego po kilka razy, zanim zatwierdziło się dyspozycję o wypłacie wynagrodzenia.

Lista obecności w pracy – czy jest obowiązkowa?

Odpowiadając więc na pytanie zawarte w tytule artykułu: nie, lista obecności w firmie nie jest obowiązkowa. Obowiązkowa jest natomiast ewidencja czasu pracy. To właśnie tym dokumentem w pierwszej kolejności zainteresuje się Państwowa Inspekcja Pracy, jeżeli odwiedzi nas podczas kontroli. Z tego powodu nie warto niepotrzebnie mnożyć dokumentów i lepiej zdecydować się na prowadzenie elektronicznej wersji ewidencji czasu pracy, a z zapisywania informacji na papierowej liście obecności w ogóle zrezygnować.

Na stole leży stos list obecności.

Co zyskasz, korzystając z programu do listy obecności?

Korzystanie z urządzenia elektronicznego, wyposażonego w dedykowany program do listy obecności niesie z sobą też szereg innych korzyści. Najważniejszą z nich jest zaoszczędzenie czasu, który jest potrzebny pracownikom, by wpisać się na listę obecności. Dodatkowo za sprawą takiego programu mamy zarejestrowany dokładny czas, w którym pracownik wszedł do firmy oraz w którym ją opuścił. Działa to podobnie jak w przypadku odbijania karty magnetycznej, co ma miejsce m.in. w korporacjach czy większych firmach. Można też skorzystać z opcji fotorejestracji, a więc za każdym razem, gdy pracownik wpisze swój unikalny kod PIN, urządzenie zrobi mu zdjęcie. Unika się w ten sposób ryzyka, że ktoś inny „zapisze wyjście” pracownika, który tego dnia opuścił zakład pracy dużo wcześniej.

Dodatkowe korzyści listy obecności w firmie

Rzetelna godzinowa lista obecności pracownika może mieć znaczenie nie tylko w związku z wysokością należnego wynagrodzenia czy oceną pracy. Sprawdza się też i w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, np. nieszczęśliwego wypadku. Gdy pracownik mu ulegnie, trzeba najpierw ustalić czy miał on miejsce w pracy, czy poza nią. Pozwoli to zadecydować, kto za ów wypadek ponosi odpowiedzialność.

Wypróbuj za darmo
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

Planowanie grafiku pracy
nie musi być skomplikowane!

Poznaj najlepszy system do tworzenia grafików i ewidencji czasu pracy.