Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa? Sprawdź, co musisz wiedzieć!

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków – jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W związku z tym wiele firm prowadzi listę obecności oraz ewidencję czasu pracy. Z artykułu dowiesz się, czy lista obecności pracownika jest konieczna oraz jakie informacje powinna zawierać, aby spełniać swoją funkcję w sposób efektywny i zgodny z prawem.

Czym jest lista obecności w pracy?

Lista obecności to dokument, za pomocą którego pracownik potwierdza swoją obecność w pracy. W związku z tym, że zgodnie z przepisami prawa, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, często lista obecności jest jednym z narzędzi, które ma mu pomóc w spełnieniu tego obowiązku.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Warto zaznaczyć, że lista obecności nie jest tożsama z ewidencją czasu pracy. Ewidencja czasu pracy to zapis wszystkich szczegółowych informacji dotyczących przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników, takich jak liczba przepracowanych godzin, praca w niedziele i święta, nadgodziny czy wykorzystany urlop. Lista obecności natomiast jest potwierdzeniem obecności pracownika.

Co powinno znaleźć się na liście obecności?

Lista obecności pracownika powinna zawierać następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika,
• data,
• godzina przybycia do pracy,
• godzina zakończenia pracy,
• podpis pracownika potwierdzający obecność w pracy.

Pobierz gotowy do pobrania wzór listy obecności

Nie musisz tworzyć samodzielnie listy obecności, stworzyliśmy dla Ciebie darmowy wzór listy obecności.

Czy lista obecności pracownika jest obowiązkowa?

Chociaż lista obecności pracownika nie jest wymieniona bezpośrednio jako obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów prawa, to jednak Kodeks pracy w art. 104 § 1 wskazuje, że regulamin pracy powinien ustalać sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. W praktyce oznacza to, że pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika. Zatem można to zrobić w formie wydrukowanej listy obecności, w formie elektronicznej, poprzez system informatyczny, a nawet przez potwierdzenie ustne. Warto jednak pamiętać, że prowadzenie listy obecności może znacznie ułatwić ewidencjonowanie czasu pracy oraz pomoże uniknąć nieporozumień związanych z obecnością pracowników.

Pamiętaj jednak, że choć lista obecności pracownika nie jest wymagana, istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. To właśnie tym dokumentem w pierwszej kolejności zainteresuje się Państwowa Inspekcja Pracy, jeżeli odwiedzi Cię podczas kontroli. Obowiązek prowadzenia wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej i zakresu jej prowadzenia w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Lista obecności w firmie w formie elektronicznej

Aby sprostać wymaganiom Kodeksu pracy, możesz skorzystać z gotowego programu, który oferuje rejestrację czasu pracy, potwierdzanie obecności oraz generowanie listy obecności pracowników. Na koniec miesiąca będziesz mógł pobrać gotową ewidencję godzin i raz na zawsze zapomnieć o samodzielnym podliczaniu godzin.

Jeszcze nie tak dawno ta czynność powodowała w każdym zakładzie pracy konieczność żmudnego sprawdzania list obecności w formie papierowej przed zatwierdzeniem dyspozycji o wypłacie wynagrodzenia. Gotowa do pobrania lista obecności pracownika będzie gotowa w znacznie krótszym czasie.

Korzyści płynące z prowadzenia elektronicznej listy obecności

Korzystanie z urządzenia elektronicznego wyposażonego w dedykowany program do listy obecności niesie z sobą też szereg innych korzyści. Najważniejszą z nich jest oszczędność czasu, który jest potrzebny pracownikom, by wpisać się na listę obecności.

Dodatkowo za sprawą takiego programu możesz zarejestrować dokładny czas, w którym pracownik wszedł do firmy oraz w którym ją opuścił. Działa to podobnie jak w przypadku odbijania karty magnetycznej, co ma miejsce m.in. w korporacjach czy większych firmach.

Możesz skorzystać również z opcji foto rejestracji, a więc za każdym razem, gdy pracownik wpisze swój unikalny kod PIN, urządzenie zrobi mu zdjęcie. Unika się w ten sposób ryzyka, że ktoś inny „zapisze wyjście” pracownika, który tego dnia opuścił zakład pracy dużo wcześniej.

Dodatkowe korzyści listy obecności w firmie

Rzetelna godzinowa lista obecności pracowników może mieć znaczenie nie tylko w związku z wysokością należnego wynagrodzenia czy oceną pracy. Sprawdza się też w razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, np. nieszczęśliwego wypadku. Gdy pracownik mu ulegnie, trzeba najpierw ustalić, czy miał on miejsce w pracy, czy poza nią. Pozwoli to zadecydować, kto ponosi odpowiedzialność za wypadek.