Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest i dlaczego warto z niego korzystać?

W dobie cyfryzacji i dynamicznego rozwoju technologii, zarządzanie dokumentacją w firmach przechodzi rewolucję. Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) stanowi kluczowy element tej transformacji, umożliwiając organizacjom usprawnienie procesów, zwiększenie wydajności i poprawę bezpieczeństwa danych. W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie, jakie są jego zalety oraz dlaczego warto z niego korzystać, porównując go jednocześnie z tradycyjnymi metodami zarządzania dokumentacją.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów to systematyczny sposób zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie za pomocą specjalnego programu. Umożliwia błyskawiczny przepływ informacji w firmie i pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i dystrybucją dokumentacji. System elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje konieczność fizycznego przemieszczania dokumentów między managerami, pracownikami, kontrahentami czy klientami, co znacznie przyspiesza procesy decyzyjne i operacyjne w firmie. System ten umożliwia także szybki dostęp do dokumentów oraz ich archiwizację, co jest kluczowe np. dla obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określone lata.

Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów to pojęcie bardzo szerokie, które znajduje zastosowanie w wielu sektorach. W zależności od branży i ich potrzeb może przyjmować różne formy. Wyróżnić możemy:

• elektroniczne wnioski urlopowe,
• automatyczną ewidencję czasu pracy (dzięki rejestracji czasu pracy online),
• rozliczanie delegacji służbowych,
• obliczanie wynagrodzeń,
• tworzenie dokumentacji pracowniczej online,
• generowanie dokumentów na podstawie szablonów,
• automatyczne przesyłanie dokumentów,
• archiwizacja dokumentów,
• obieg faktur kosztowych i przychodowych,
• obieg korespondencji,
• elektroniczne podpisywanie dokumentów,
• procesy związane z akceptacją dokumentów,
• elektroniczne grafiki pracy,
• i wiele innych.

W każdej firmie oraz dziale obieg dokumentów będzie wyglądał inaczej. Na przykład, w dziale kadr, system EOD będzie polegał na elektronicznych wnioskach urlopowych, automatycznej ewidencji czasu pracy i wyliczaniu wynagrodzenia. W dziale księgowości natomiast elektroniczny proces obiegu dokumentów znajdzie swoje rozwiązanie w wystawianiu i przetwarzaniu faktur sprzedażowych oraz kontroli rozliczeń finansowych. Z kolei w dziale handlowym czy magazynowym system EOD pozwala na sprawne zarządzanie dokumentami handlowymi, między innymi umowami bądź zamówieniami.

Wady tradycyjnego obiegu dokumentów

Tradycyjny obieg dokumentów, oparty na papierowej dokumentacji zdecydowanie nie jest wolny od wad. Głównym jego problemem jest brak pełnej kontroli nad dokumentami i opóźnienia czasowe związane z ich dystrybucją i przekazywaniem. Dodatkowo ryzyko błędów jest znacznie wyższe niż w przypadku rozwiązań cyfrowych. Tradycyjny obieg dokumentów jest również mniej bezpieczny, ponieważ fizyczne dokumenty są bardziej narażone na zgubienie, uszkodzenie, zniszczenie czy dostęp osób nieuprawnionych. Oprócz tego fizyczne przechowywanie dokumentów wymaga dużo miejsca, a ich wyszukiwanie i zarządzanie jest trudne i niewydajne.

Sprawdź, dlaczego warto prowadzić elektroniczną listę obecności.

Zalety elektronicznego systemu dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów niesie ze sobą szereg korzyści. Zaliczyć do nich można przede wszystkim zwiększenie wydajności pracy poprzez automatyzację procesów, redukcję błędów ludzkich oraz szybszy dostęp do potrzebnych informacji. Kiedy najważniejsze informacje przeniesione zostają do chmury, wiesz, gdzie znajduje się dany dokument. Dzięki temu możesz go bardzo szybko odnaleźć. Elektroniczny system obiegu dokumentów znacząco obniża także koszty i czas poświęcony na drukowanie czy skanowanie dokumentów, przechowywanie oraz dystrybucję dokumentacji papierowej. Co więcej, systemy do elektronicznego obiegu dokumentów najczęściej zapewniają łatwy dostęp do danych z każdego miejsca na świecie, nawet na urządzeniach mobilnych. Dodatkowo, zastosowanie nowoczesnych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa IT w EOD przyczynia się do ochrony przed utratą lub nieuprawnionym dostępem do wrażliwych danych.

Sprawdź skuteczne sposoby na ułatwienie planowania grafiku w pracy.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Pierwszym krokiem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, jest znalezienie odpowiedniego dostawcy, który oferuje taki system. Niezbędne jest wówczas ustalenie funkcji, jakie ma on oferować. Na rynku dostępny jest wybór gotowych systemów dostosowanych do branż, jak i usługa tworzenia indywidualnych rozwiązań w zależności od potrzeb. To drugie wiąże się oczywiście z dużo większymi kosztami i długim czasem oczekiwania.

Po ustaleniu, jakie funkcje ma spełniać ten system w Twojej firmie, łatwiej jest już dokonać wyboru. Popularnymi dostawcami jest IDEO, ENOVA, SALDEOSMART czy WEBCON. Oferują oni szeroki zakres funkcji związanych zarówno z obiegiem dokumentów, faktur, umów, jak i automatyzacją zadań.

Jeśli jednak potrzebujesz cyfrowego wsparcia wyłącznie w kwestii wniosków urlopowych, grafików pracy, ewidencji czasu pracy czy rozliczania pracowników – odpowiednim rozwiązaniem może być dla Ciebie Kadromierz.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentacji to rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści firmie, niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Umożliwia efektywniejsze zarządzanie dokumentacją, obniża koszty operacyjne i zwiększa produktywność pracowników. Warto zatem rozważyć implementację takiego systemu w swojej firmie i zrezygnować w znacznym stopniu z dokumentacji w formie papierowej.