Dane biometryczne pracownika – czy pracodawca może je przetwarzać?

Dane biometryczne, dotyczące cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej, mogą być wykorzystywane do jednoznacznej identyfikacji tej osoby. Ze względu na ich szczególną naturę, analizowanie tych danych podlega rygorystycznym regulacjom prawnym. Sprawdź, jak przetwarzać dane biometryczne pracowników.

Dane biometryczne pracowników – co się do nich zalicza?

Dane biometryczne pracowników obejmują szeroki zakres informacji, które dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej. Są one unikalne dla każdego indywidualnego pracownika i potwierdzają jednoznaczną identyfikację danej osoby. Do danych biometrycznych zalicza się między innymi odciski palców, dane daktyloskopijne, rozpoznawanie twarzy, skan tęczówki lub siatkówki oka, analizę geometrii dłoni, wzór układu naczyń krwionośnych, a także charakterystyki behawioralne, takie jak sposób chodzenia czy dynamika pisania. Te informacje, przetwarzane specjalnymi metodami technicznymi, służą nie tylko do weryfikacji tożsamości, ale również mogą być wykorzystywane w celach związanych z kontrolą dostępu do wrażliwych obszarów czy ochroną szczególnie ważnych informacji.

Czy pracodawca może przetwarzać dane biometryczne pracownika?

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika przez pracodawcę może znajdować zastosowanie w różnych aspektach działalności przedsiębiorstwa, na przykład w celu kontroli dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Pracodawca może przetwarzać dane w sytuacjach, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym ochrony socjalnej, zabezpieczenia społecznego, czy wykonywania pracy określonego rodzaju.

Dane biometryczne pracowników mogą znaleźć zastosowanie również w celu identyfikacji pracowników przy wykorzystaniu systemów autoryzacji, takich jak skanery linii papilarnych, geometria twarzy czy układ naczyń krwionośnych. Pracodawca musi jednak pamiętać, że wykorzystanie tych technologii nie powinno naruszać prywatności pracownika i musi być uzasadnione rzeczywistą potrzebą biznesową, jak konieczność zapewnienia kontroli dostępu czy ochrona szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić przedsiębiorstwo na znaczące ryzyko.

Jednak przetwarzanie danych biometrycznych musi być ograniczone do niezbędnego minimum i realizowane z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Pracodawcy są zobowiązani do przeprowadzenia analizy ryzyka związanej z przetwarzaniem tych danych, aby wskazać ryzyko odpowiedzialności cywilnej oraz negatywnych konsekwencji dla pracowników, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę.

Zgoda na przetwarzanie danych biometrycznych pracownika

Ważne jest, aby pracodawca uzyskał zgodę pracowników, zanim rozpocznie przetwarzać dane biometryczne zatrudnionych. Ponadto pracownicy powinni być poinformowani m.in. o celu, zakresie i sposobie przetwarzania ich danych, a także mieć możliwość wycofania zgody na ich przetwarzanie.

Co ważne, w sytuacji, gdy pracownik nie wyrazi zgody na przetwarzanie danych biometrycznych, bądź ją wycofa, pracodawca nie może wyciągnąć żadnych negatywnych konsekwencji. Jeśli zatem zatrudniony nie zgadza się na wykorzystanie jego danych biometrycznych, nie można mu z tego powodu odmówić zatrudnienia, wypowiedzieć umowy o pracę czy rozwiązać umowę o pracę ze skutkiem natychmiastowym, ponieważ będzie to stanowić naruszenie przepisów prawa pracy.

Dane biometryczne pracownika a RODO

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych, takimi jak RODO, pracodawcy muszą zapewnić pracownikom prawo do dostępu do ich danych, ich sprostowania, usunięcia czy ograniczenia przetwarzania. Jeśli pracodawca łamie te przepisy, pracownik ma prawo złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Urząd ten upoważniony jest do przeprowadzenia kontroli sposobu przetwarzania danych biometrycznych. Jeśli wykryje nieprawidłowości, może nałożyć na przedsiębiorcę wysokie kary finansowe za naruszenie przepisów RODO.

Grafik pracy a RODO – sprawdź, co warto wiedzieć.

Czy warto przetwarzać dane biometryczne pracownika?

Przetwarzanie danych biometrycznych pracowników wiąże się z szeregiem korzyści dla organizacji, takich jak zwiększenie bezpieczeństwa poprzez kontrolę dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Możliwość jednoznacznej identyfikacji pracownika za pomocą danych biometrycznych minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Jednakże, obok korzyści, istnieją również ryzyka. Zgodnie z art. 83 ust. 5 RODO niewłaściwe zarządzanie danymi biometrycznymi może narazić organizacje na negatywne konsekwencje, w tym naruszenia prywatności pracowników i potencjalne sankcje prawne. W przypadku wycieku danych ujawnienie może narazić pracodawcę na znaczne szkody finansowe i reputacyjne. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie zasad ochrony danych i zachowanie odpowiednich zabezpieczeń.

Dane biometryczne pracownika a kontrola czasu pracy

Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych pracodawcy nie mają prawa wykorzystywać biometrii do monitorowania czasu pracy swoich pracowników. Pomimo wygody, jaką oferuje biometryczna rejestracja, jest ona sprzeczna z obowiązującym prawem, w tym z zasadami RODO dotyczącymi legalności przetwarzania danych, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych. Nawet zgoda pracownika nie uprawnia do stosowania takiej metody kontroli, gdyż nie jest ona uznawana za wystarczające uzasadnienie do zbierania tak wrażliwych informacji.

Warto natomiast zauważyć, że jeżeli pracownik wyrazi zgodę na użycie swojego zdjęcia przez pracodawcę do celów identyfikacyjnych, ale pracodawca nie dysponuje systemem zdolnym do porównywania tego zdjęcia z biometrycznymi cechami osoby, to takie weryfikowanie zdjęcia nie jest uznawane za przetwarzanie danych biometrycznych. W rezultacie, wykorzystanie fotografii, a zwłaszcza wizerunku twarzy, zazwyczaj nie wiąże się z przetwarzaniem danych biometrycznych, o ile nie stosuje się specjalistycznych algorytmów do analizy cech biometrycznych. Większość elektronicznych rejestratorów czasu pracy nie posiada takich funkcji. Te urządzenia najczęściej ograniczają się do zwykłego fotografowania pracowników, nie analizując przy tym danych biometrycznych. Dostęp do tych zdjęć ma jedynie pracodawca lub upoważnione przez niego osoby, co umożliwia manualną weryfikację tożsamości na podstawie zdjęć. Dlatego też odpowiednio wdrożone użycie zdjęć w elektronicznych rejestratorach czasu pracy do odnotowywania czasu pracy nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO.

Rejestruj czas pracy z funkcją fotorejestracji

W świetle tych przepisów zachęcamy do korzystania z funkcji rejestracji czasu pracy w Kadromierzu. Funkcja fotorejestracji w Kadromierzu jest prostym, szybkim i wygodnym sposobem na monitorowanie czasu pracy. Dzięki niej można łatwo weryfikować obecność pracowników, co przyczynia się do poprawy zarządzania czasem pracy. Skorzystaj z Kadromierza, aby cieszyć się nowoczesnymi rozwiązaniami w zakresie rejestracji czasu pracy, które są zgodne z normami prawnymi.

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Laura Słocka