Czas wolny za nadgodziny – jak udzielać?

Rozliczanie nadgodzin w formie czasu wolnego to temat, który wciąż budzi wątpliwości – zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Wiele osób zastanawia się m.in. czy wolne za nadgodziny powoduje spadek wynagrodzenia. W artykule wyjaśniamy, kiedy można udzielić dnia wolnego za nadgodziny, jak wpływa to na wynagrodzenie oraz jak prawidłowo zaplanować odbiór godzin nadliczbowych w ramach okresu rozliczeniowego.

Czym jest czas wolny za nadgodziny?

Zgodnie z Kodeksem pracy, za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje rekompensata – może ona przyjąć formę dodatku do wynagrodzenia lub czasu wolnego od pracy. Kwestie te reguluje przede wszystkim art. 151¹ §1 i §2 KP, który wskazuje, że za każdą godzinę nadliczbową przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości:

• 100% wynagrodzenia – jeśli praca odbywa się w nocy, niedziele i święta niebędące dniami pracy, a także w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
• 50% wynagrodzenia – w pozostałych przypadkach.

Alternatywą dla wypłaty dodatku jest udzielenie czasu wolnego za nadgodziny zgodnie z art. 151² KP. Pracodawca może udzielić dzień wolny:

• na wniosek pracownika – wówczas przysługuje mu czas wolny w równym wymiarze do liczby przepracowanych nadgodzin,
• z inicjatywy pracodawcy, bez wniosku pracownika – w takim przypadku czas wolny musi zostać udzielony w zwiększonym wymiarze, tj. 1,5 godziny wolnego za każdą godzinę nadliczbową.

Dzień wolny za nadgodziny a wynagrodzenie

Wielu pracowników zastanawia się, jak odbiór nadgodzin wpływa na wynagrodzenie. Czy udzielenie czasu wolnego oznacza, że pracownik otrzyma mniej pieniędzy? Odpowiedź znajduje się w przepisach Kodeksu pracy, a dokładnie w art. 151² §3. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli pracownik odbiera nadgodziny w formie czasu wolnego, nie przysługuje mu już dodatek pieniężny za pracę nadliczbową, ponieważ rekompensata została zrealizowana w innej formie. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy czas wolny został udzielony na wniosek pracownika, jak i gdy pracodawca sam zadecydował o jego udzieleniu.

Co istotne, czas wolny za nadgodziny nie wpływa na podstawowe wynagrodzenie pracownika.

Sprawdź zasady wyliczania nadgodzin w pracy.

Do kiedy możliwy jest odbiór nadgodzin?

Czas wolny za nadgodziny powinien zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, który obowiązuje w danym zakładzie pracy. Okres rozliczeniowy to przedział czasowy, w którym pracodawca rozlicza czas pracy pracownika – może on wynosić miesiąc, trzy miesiące, a w uzasadnionych przypadkach nawet do 12 miesięcy (zgodnie z art. 129 § 2 KP). Najczęściej jednak stosuje się miesięczny lub trzymiesięczny okres rozliczeniowy.

Udzielenie czasu wolnego musi nastąpić przed zakończeniem tego okresu, w którym powstały nadgodziny. W przeciwnym razie pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty dodatku za nadgodziny zgodnie z zasadami określonymi w art. 151¹ KP.

O czym pamiętać, planując odbiór czasu wolnego?

Przede wszystkim nadgodziny muszą być rzetelnie udokumentowane w ewidencji czasu pracy prowadzonej przez pracodawcę, zgodnie z wymogami określonymi w art. 149 KP. Bez oficjalnego potwierdzenia liczby przepracowanych godzin nadliczbowych nie istnieje prawna podstawa do ich późniejszego odbioru.

Kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę przy planowaniu dnia wolnego za nadgodziny, jest ciągłość organizacyjna pracy. Udzielając dnia wolnego, szczególnie z własnej inicjatywy, pracodawca powinien tak zorganizować harmonogram, aby nie doprowadzić do braków kadrowych lub zakłóceń w funkcjonowaniu firmy.

Równie ważna jest wzajemna komunikacja między stronami. Jeśli pracownik składa wniosek o odbiór nadgodzin, pracodawca co do zasady powinien go zaakceptować, o ile nie koliduje to z interesem zakładu pracy. W przypadku, gdy to pracodawca decyduje o udzieleniu czasu wolnego, powinien on odpowiednio wcześniej poinformować pracownika o planowanym terminie, dając mu możliwość dostosowania swoich obowiązków i planów.

W celu usprawnienia całego procesu wiele firm decyduje się na wprowadzenie wewnętrznych procedur dotyczących planowania i zgłaszania nadgodzin. Mogą to być dedykowane formularze czy funkcjonalności w systemach kadrowych. Przykładem nowoczesnego narzędzia, które wspiera ten proces, jest Kadromierz – system do zarządzania czasem pracy, który pozwala na bieżące monitorowanie przepracowanych godzin, generowanie ewidencji, a także planowanie odbioru nadgodzin w sposób przejrzysty i zgodny z prawem. Dzięki takim rozwiązaniom możliwe jest ograniczenie błędów i nieporozumień oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami.

Sprawdź, jak prowadzić ewidencję godzin nadliczbowych.

Odbiór godzin nadliczbowych z Kadromierzem

Kadromierz umożliwia szybkie przypisywanie dnia jako odbioru nadgodzin bez konieczności ręcznego przeliczania godzin. Wystarczy, że manager otworzy grafik pracy konkretnego pracownika i zaznaczy odpowiednią opcję. W tym samym miejscu można wskazać, czy odbiór następuje na wniosek pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy. Kadromierz automatycznie pomniejsza pulę dostępnych nadgodzin. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba obawiać się sytuacji, w której nadgodziny zostaną rozliczone podwójnie – np. poprzez jednoczesne udzielenie wolnego i wypłatę dodatku.

Z systemu korzystają także sami pracownicy – w aplikacji Kadromierz mogą samodzielnie wnioskować o odbiór nadgodzin, wybierając konkretną datę i przedział godzinowy. Menedżerowie mają z kolei dostęp do wszystkich zgłoszeń w module ewidencji czasu pracy, mogą je zatwierdzać, odrzucać lub edytować, a także śledzić historię odbiorów i generować raporty. Dzięki temu proces zarządzania nadgodzinami staje się prostszy, bardziej transparentny i w pełni zgodny z prawem.

Chcesz usprawnić rozliczanie nadgodzin w swojej firmie? Wypróbuj Kadromierz i przekonaj się, jak łatwo można rozliczać czas pracy.