Czas pracy pracownika – najważniejsze informacje

Czy wiesz, że niewłaściwe planowanie czasu pracy pracowników może narazić firmę na wysokie kary i spory z kadrą? Kodeks pracy jasno określa normy czasu pracy, okresy rozliczeniowe i systemy czasu pracy, a ich znajomość to podstawa skutecznego zarządzania personelem. W tym artykule znajdziesz podsumowanie zasad czasu pracy, które pomoże Ci uniknąć błędów i zoptymalizować organizację pracy w Twojej firmie.

Czym jest czas pracy według Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 128 § 1 KP czasem pracy jest okres, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania obowiązków służbowych. Do czasu pracy zalicza się nie tylko faktyczne wykonywanie zadań, ale również gotowość do ich świadczenia, jeśli pracownik znajduje się w miejscu wskazanym przez pracodawcę i jest przygotowany do podjęcia pracy. Może to obejmować m.in. oczekiwanie na zlecenie, przebywanie u klienta, uczestnictwo w spotkaniach, a także czas szkolenia organizowanego przez pracodawcę.

Przedział czasu, w którym pracodawca planuje i rozlicza czas pracy pracownika, tak aby w jego ramach zachowane zostały wszystkie normy czasu pracy określone w Kodeksie pracy, nazywamy okresem rozliczeniowym. Po jego zakończeniu pracodawca sprawdza, czy średnia liczba godzin w tygodniu nie przekroczyła 40 godzin, a doba pracownicza była zgodna z normą 8 godzin (o ile nie zastosowano systemów pozwalających na jej wydłużenie). Przekroczenie tych norm może skutkować pojawieniem się nadgodzin dobowych lub średniotygodniowych.

Normy czasu pracy– co mówi Kodeks pracy?

Norma czasu pracy to maksymalny dopuszczalny wymiar czasu pracy ustalony przez Kodeks pracy, którego pracodawca nie może przekroczyć w planowaniu i rozliczaniu pracy pracowników. Zgodnie z art. 129 § 1 KP podstawowe normy czasu pracy wynoszą:

• 8 godzin na dobę – w jednej dobie pracowniczej pracownik nie może pracować dłużej niż 8 godzin, chyba że jest zatrudniony w systemie, który przewiduje przedłużony dobowy wymiar (np. równoważny czas pracy),
• przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – liczone w przyjętym okresie rozliczeniowym, który co do zasady nie może przekraczać 4 miesięcy.

Dodatkowo art. 131 § 1 KP wprowadza tzw. ograniczenie łącznego czasu pracy pracowników – tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

Wymiar czasu pracy – czym jest i jak go obliczyć?

Wymiar czasu pracy to ustalona na podstawie przepisów liczba godzin, jaką pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Choć sama definicja wydaje się prosta, prawidłowe obliczenie wymiaru wymaga zastosowania reguł określonych w art. 130 KP.

Wymiar czasu pracy oblicza się następująco:

• ustal liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym i pomnóż je przez 40 godzin,
• dodaj po 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku pozostały po odliczeniu pełnych tygodni,
• odejmij po 8 godzin za każde święto ustawowo wolne od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela,
• w przypadku pracownika korzystającego z usprawiedliwionej nieobecności (np. urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego) wymiar czasu pracy należy dodatkowo obniżyć o liczbę godzin odpowiadającą tej absencji.

Czas pracy pracowników a okresy odpoczynku

Zgodnie z art. 132 KP każdemu pracownikowi przysługuje w każdej dobie pracowniczej co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Na przykład, jeśli pracownik zakończył pracę o godzinie 20:00, jego kolejny dzień pracy nie może rozpocząć się wcześniej niż o 7:00 następnego dnia. Od tej zasady istnieją wyjątki, m.in. dla pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, osób zatrudnionych przy dozorze lub ochronie mienia, czy w zakładowych służbach ratowniczych. W takich przypadkach dopuszczalne jest skrócenie odpoczynku, ale należy go zrekompensować w tym samym okresie rozliczeniowym.

Natomiast art. 133 KP przewiduje, że w każdym tygodniu pracownikowi przysługuje co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, który obejmuje co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Odpoczynek tygodniowy co do zasady powinien przypadać w niedzielę i obejmować czas od godziny 6:00 tego dnia do 6:00 dnia następnego, choć pracodawca może ustalić inne godziny w przepisach wewnętrznych.

Przerwy w pracy a czas pracy pracownika

Zgodnie z art. 134 KP, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, przysługuje mu co najmniej 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy. Jest to tzw. przerwa śniadaniowa, która ma charakter obowiązkowy i musi zostać udzielona w ciągu dnia pracy. W przypadku systemów równoważnych lub dłuższych zmian przepisy przewidują również możliwość udzielenia dodatkowych płatnych przerw – np. przy dobowym wymiarze pracy przekraczającym 9 godzin pracownikowi przysługuje dodatkowa 15-minutowa przerwa, a po przekroczeniu 16 godzin – jeszcze jedna.

Art. 141 KP dopuszcza także wprowadzenie bezpłatnej przerwy trwającej do 60 minut, która nie jest wliczana do czasu pracy. Jest to jednak rozwiązanie fakultatywne – pracodawca może ją wprowadzić w regulaminie lub układzie zbiorowym, lecz nie ma takiego obowiązku. Taka przerwa daje pracownikom możliwość załatwienia prywatnych spraw w trakcie dnia pracy, ale wydłuża łączny czas przebywania w zakładzie.

Oprócz tego istnieją przerwy w pracy przysługujące z tytułu szczególnych uprawnień m.in. przerwy na karmienie dziecka czy przerwy dla osób pracujących przy komputerach.

Systemy czasu pracy – jak organizować czas pracy pracowników?

Wybór właściwego systemu czasu pracy to jeden z najważniejszych elementów organizacji pracy w firmie. Odpowiednio dopasowany model pozwala nie tylko zachować zgodność z przepisami, ale też lepiej wykorzystać potencjał zespołu, dostosować liczbę przepracowanych godzin do sezonowości czy specyfiki branży i uniknąć kosztownych nadgodzin. Kodeks pracy przewiduje kilka systemów i rozkładów czasu pracy, które różnią się m.in. długością dobowego wymiaru, liczbą dni pracy w tygodniu oraz elastycznością planowania grafików pracy. Poniżej znajdziesz przegląd najważniejszych informacji dla każdego z systemów.

Podstawowy system czasu pracy

Zgodnie z art. 129 § 1 KP podstawowy system czasu pracy zakłada pracę maksymalnie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym (zazwyczaj do 4 miesięcy). Rozkład pracy w systemie podstawowym jest z góry ustalony — pracownik wykonuje obowiązki w stałych godzinach, np. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00, a weekendy i święta są wolne (z wyjątkami przewidzianymi w przepisach, np. w przypadku pracy zmianowej czy w branżach, w których dopuszcza się pracę w niedziele i święta).

Jednocześnie warto pamiętać, że nawet w systemie podstawowym można wprowadzać pewne modyfikacje w zakresie rozkładu godzin pracy — np. poprzez ruchomy czas pracy (art. 140¹ KP), który pozwala różnicować godziny rozpoczęcia pracy w poszczególnych dniach lub umożliwia pracownikowi samodzielny wybór momentu rozpoczęcia pracy w wyznaczonym przedziale czasowym.

System równoważnego czasu pracy

System równoważny, uregulowany w art. 135–137 KP, daje pracodawcy możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy nawet do 12 godzin (a w niektórych przypadkach – np. przy pilnowaniu mienia, ochronie lub w zakładowych strażach pożarnych – do 16 lub 24 godzin), pod warunkiem że w innym dniu lub dniach pracownik otrzyma krótszą zmianę lub dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym.

Okres rozliczeniowy w systemie równoważnym co do zasady nie może przekraczać 1 miesiąca, ale w określonych sytuacjach (np. przy pracach uzasadnionych przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub organizacyjnymi) można go wydłużyć do 3 lub nawet 4 miesięcy.

System pracy w ruchu ciągłym

System pracy w ruchu ciągłym, opisany w art. 138 KP, stosuje się w sytuacjach, gdy praca musi być wykonywana bez przerw przez całą dobę i 7 dni w tygodniu. Najczęściej dotyczy to zakładów produkcyjnych, w których zatrzymanie maszyn byłoby technicznie trudne lub nieopłacalne, a także w branżach, gdzie przerwa w świadczeniu usług jest niemożliwa (np. energetyka, hutnictwo, oczyszczalnie ścieków).

W tym systemie dopuszczalne jest przedłużenie przeciętnego tygodniowego wymiaru czasu pracy do 43 godzin, a w niektórych tygodniach nawet do 48 godzin, przy czym dobowy wymiar pracy w wybrane dni może wynosić do 12 godzin. Wymaga to jednak zachowania średnich norm czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym oraz zapewnienia pracownikom odpoczynku zgodnego z przepisami.

System przerywanego czasu pracy

Zgodnie z art. 139 KP w systemie przerywanego czasu pracy doba pracownicza może zostać podzielona na dwie części. Między tymi częściami dnia pracy może wystąpić jedna przerwa niewliczana do czasu pracy, trwająca maksymalnie 5 godzin. Taka przerwa jest nieodpłatna, ale pracodawca ma obowiązek wypłacić za nią pracownikowi ryczałt pieniężny określony w umowie o pracę lub przepisach wewnątrzzakładowych. System przerywany może być stosowany wyłącznie w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją.

System zadaniowego czasu pracy

W systemie zadaniowego czasu pracy (art. 140 KP) pracodawca nie wyznacza pracownikowi sztywnych godzin pracy, lecz określa konkretne zadania do wykonania w danym okresie. Zakres obowiązków powinien zostać ustalony w taki sposób, by pracownik mógł je wykonać w ramach obowiązujących norm czasu pracy (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym). Pracodawca ma obowiązek uwzględnić przy planowaniu zadań zarówno realne możliwości pracownika, jak i specyfikę jego stanowiska. Nie oznacza to pełnej dowolności – zadaniowy czas pracy nie jest równoznaczny z brakiem ograniczeń co do liczby godzin, a nadmierne obciążenie pracownika może skutkować powstaniem nadgodzin.

W zadaniowym systemie ewidencja czasu pracy ogranicza się do rejestrowania dni pracy, a nie dokładnych godzin jej wykonywania. Pracodawca i pracownik uzgadniają zakres zadań w umowie lub w ramach bieżących ustaleń, a sposób i rozkład dnia pracy zależy w dużej mierze od samego pracownika.

Skrócony tydzień pracy

W tym systemie pracownik wykonuje pracę przez mniej niż 5 dni w tygodniu, ale dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony nawet do 12 godzin. Okres rozliczeniowy nie może przekraczać 1 miesiąca. Rozwiązanie to może być stosowane wyłącznie na pisemny wniosek pracownika – pracodawca nie może wprowadzić go jednostronnie.

System pracy weekendowej

W tym systemie praca jest wykonywana wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, przy czym dobowy wymiar pracy również może być wydłużony do 12 godzin. Okres rozliczeniowy w tym przypadku także nie może przekraczać 1 miesiąca. Podobnie jak w skróconym tygodniu pracy, system weekendowy można stosować tylko na pisemny wniosek pracownika.