5 wskazówek, jak lepiej zarządzać czasem

W obecnych realiach zarządzanie czasem staje się jedną z kluczowych kompetencji, jakich oczekują pracodawcy oraz kontrahenci. Coraz częściej pojawiają się bowiem zadania, które trzeba wykonać w możliwie najkrótszym terminie, a jego dotrzymanie jest jednym z głównych warunków umowy. Niezależnie, czy jesteś pracownikiem, czy managerem, łatwiej będzie Ci spełnić te cele, gdy zadbasz o odpowiedni grafik pracy.

Właściwe umiejscowienie obowiązków w czasie to zadanie zarówno dla osoby zarządzającej zespołem, jak i dla każdego z pracowników z osobna. Tworzenie planu i jego konsekwentna realizacja będą miały niebagatelny wpływ na ostateczny sukces.

Poniżej przedstawiamy kilka porad, dzięki którym będziesz kończyć zlecenia w terminie, Twoja firma zadziała bardziej harmonijnie, a to wszystko przełoży się przy okazji na wyższe przychody.

Stwórz macierz Eisenhowera

Narysuj kwadrat i podziel go na 4 części. W każdej z nich umieść najbardziej pasujące do niej czynności.

Jeżeli zarządzasz ludźmi, możecie stworzyć macierz wspólnie. W czasie dyskusji dojdziecie do wartościowych wniosków. Zdemaskujecie te czynności, które „zaśmiecają” Wasz grafik do pracy – poświęcacie im sporo czasu, ale wcale nie są aż tak bardzo ważne ani pilne. Zyskacie też dodatkową motywację, by skupić się na najważniejszych, najpilniejszych zadaniach.

Spójrz na grafik pracy w różnych ujęciach czasowych

Zastanów się nad obowiązkami i zadaniami do wykonania w skali dnia, tygodnia czy miesiąca. Część prac trzeba wykonywać codziennie, a nawet kilka razy dziennie, podczas gdy inne dotyczą nas jedynie raz w tygodniu czy miesiącu (np. tworzenie raportów). Znając dokładnie specyfikę każdego zadania zyskasz większą elastyczność – w wyjątkowych sytuacjach szybko podejmiesz decyzję o tym, którą rzecz możesz „przesunąć”, a którą trzeba wykonać niezwłocznie.

Zaplanuj przerwy

Dostępne są liczne badania naukowców, które wskazują, że krótkie przerwy mogą zdecydowanie poprawić efektywność pracy. Co więcej, część z nich jest i tak wymagana przez kodeks pracy. Więcej na temat przerw w pracy przeczytasz tutaj.

Zostaw sobie rezerwy

Przygotowując swój grafik pracy do druku, musisz być gotowy na nieprzewidziane sytuacje. W przypadku zarządzania zespołem może to dotyczyć np. wykorzystania urlopu na żądanie przez kluczowego pracownika w „najgorętszej” części miesiąca. U freelancerów podobna sytuacja ma miejsce np. przy wystąpieniu nagłej awarii domowej albo chorobie dziecka – akurat w czasie, gdy jedno z ważniejszych zleceń czeka na szybkie ukończenie. Rada jest jedna: patrz realnie na terminy, planuj z wyprzedzeniem oraz zostawiaj sobie wspomniane rezerwy.

Daj się wypowiedzieć pracownikom

Jeżeli prowadzisz zespół, to poznaj zdanie samych pracowników nt. sposobów pracy i obowiązujących procedur. Nawiążesz w ten sposób do „kół jakości”, pochodzących z koncepcji zarządzania poprzez jakość (TQM – Total Quality Management). Osoby mające wkład w tworzenie procesów w firmie będą bardziej zaangażowane podczas codziennej pracy. Pamiętaj również o tym, że pracownicy na danym stanowisku znają swoje problemy lepiej od Ciebie, gdyż zmagają się z nimi każdego dnia, oraz szybciej dostrzegają możliwe innowacje.

Powyższe pomysły to tylko kilka spośród możliwych sposobów na efektywne zarządzanie czasem. Jeżeli uważasz, że poradzenie sobie z tym zagadnieniem stanowi dla Ciebie problem, lub jeżeli widzisz, że Twoi pracownicy uporczywie popełniają te same błędy, zastanów się nad wynajęciem trenera, który przeprowadzi stosowne szkolenie.