Zarządzanie personelem – jak robić to efektywnie?

Zarządzanie personelem to złożone zadanie, które musi być perfekcyjnie zaplanowane, aby firma nie naraziła się na przestoje, a w skrajnych przypadkach również straty. Warto jednocześnie pamiętać, że zarządzanie nie powinno ograniczać się jedynie to wydawania określonych poleceń służbowych oraz egzekwowania wyników. Należy myśleć też o odpowiedniej komunikacji, która ma duży wpływ na morale zespołu, jak i narzędziach ułatwiających cały proces. Koniecznie sprawdź, jak wykorzystać tę wiedzę do efektywnego zarządzania!

Efektywne zarządzanie personelem a komunikacja wewnętrzna w miejscu pracy

Komunikacja wewnętrzna w firmie to proces, który polega na nieustannej wymianie informacji pomiędzy pracownikami, kadrą zarządzającą i zespołami. Dbanie o to, aby przebiegała ona płynnie, zapewnia całej firmie sprawne funkcjonowanie. Wszelkie problemy komunikacyjne mogą generować duże problemy, a one niejednokrotnie mają negatywny wpływ na działanie całej struktury firmy. Mowa tu zarówno o trudnościach w kwestii realizacji określonych zadań, jak i sytuacjach, które źle wpływają na kontakt w zespole. 

Metody komunikacji wewnętrznej w firmach

Istnieje wiele metod na zorganizowanie komunikacji wewnętrznej w firmie. Wybór odpowiedniej w dużej mierze zależy od typu firmy, ilości pracowników i branży – inaczej przebiega bowiem komunikacja w firmie produkcyjnej, inaczej w logistycznej, a jeszcze inaczej w agencji reklamowej, która działa projektowo. Istnieją jednak stałe elementy, o które warto zadbać, aby zarządzanie personelem przebiegało sprawnie.

Pamiętaj o regularnych spotkaniach!

Pierwszym elementem, o którym warto pamiętać, są regularne spotkania. W zależności od specyfiki działań firmy i ilości pracowników mogą to być spotkania całej kadry lub tylko danego zespołu. Ważne, aby odbywały się one regularnie, a poruszane na nich tematy dotyczyły aktualnych wydarzeń z życia firmy, projektów i ewentualnych trudności. Tego typu spotkania, które można określić mianem operatywek, mają pozytywny wpływ zarówno na organizację pracy, jak i integrację całego zespołu. Chcąc dowiedzieć się więcej na ten temat, warto zapoznać się z tym artykule o zarządzaniu, a komunikacją wewnętrzną w firmie. Zapraszamy!

Chcesz efektywnie zarządzać firmą? Scentralizuj komunikację!

Istotnym elementem, który wchodzi w zakres zarządzania zasobami ludzkimi, jest wybór oficjalnego kanału lub narzędzia wspomagającego komunikację. Można ustalić, że ważne informacje czy dokumenty przesyłane są wyłącznie drogą mailową, zaś bieżące rozmowy na temat aktualnych działań czy projektów odbywają się na firmowym czacie. Zbyt duża ilość programów do komunikacji sprawia, że jakaś informacja nie dociera w odpowiednim czasie do danej osoby, co może powodować trudności w bieżących działaniach. 

Grafik to podstawa!

Kolejnym elementem, wpisującym się w zakres zarządzania personelem, jest planowanie grafiku. Podczas jego tworzenia w pierwszej kolejności należy uwzględnić aktualne przepisy, które regulują tę kwestię –  m.in. dni urlopowe, jedenastogodzinna przerwa pomiędzy zmianami czy ilość godzin, które pracownik musi poświęcić na pracę w danym miesiącu, aby zmieścić się w normie etatu, na jaki jest zatrudniony. Więcej szczegółowych informacji na temat norm prawnych w zakresie ustalania grafiku znaleźć można w naszym artykule. 

Jednocześnie warto pamiętać, że planowanie grafiku ma bezpośredni wpływ na codzienne życie pracownika, dlatego w miarę możliwości należy uwzględnić również życzenia urlopowe personelu, a także ewentualne prośby odnośnie godzin pracy w danym dniu – zwłaszcza w miejscach, w których praca odbywa się często w nieregularnych godzinach (sklepy odzieżowe, restauracje). Należy również zadbać o to, aby pracownik miał stały wgląd w https://kadromierz.pl/blog/o-czym-nalezy-pamietac-ukladajac-harmonogram-czasu-pracy/, a o wszelkich zmianach był informowany odpowiednio wcześnie.

Dobrze zaplanuj poszczególne zadania

Gdy uregulowane zostaną wszelkie kwestie związane z grafikiem, przejść można do ogólnego planowania pracy i przydzielania zadań pracownikom. Sposób, w jaki firma podchodzi do tej kwestii, jest w dużym stopniu uzależniony od tego, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo. Niezależnie jednak od branży, czy specyfiki działania, istnieją stałe elementy, o które należy zadbać, jeżeli w grę wchodzi zarządzanie personelem. 

Każdy pracownik powinien być dokładnie poinformowany o tym, jakie działania musi zrealizować w danym czasie, jakie są terminy, a także do kogo powinien zgłosić się w razie ewentualnych trudności. Jak radzić sobie w takiej sytuacji?

Narzędzia do efektywnego zarządzania personelem

Niewątpliwie z pomocą przychodzą wspomniane wcześniej operatywki oraz… internetowe narzędzia. Obecnie na rynku dostępnych jest mnóstwo platform, które w znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie zespołem pracowników. Większość z nich dostępna jest w wersji darmowej, lecz w bardzo okrojonej wersji. Chcąc zarządzać większą ilością pracowników, planować złożone projekty, czy dysponować zaawansowanymi funkcjami, zazwyczaj przedsiębiorca zmuszony jest do zaopatrzenia się w płatne wersje danego oprogramowania. 

Warto pamiętać, że tego typu narzędzia często mogą okazać się wręcz niezbędne. Taka sytuacja ma miejsce zazwyczaj wtedy, gdy w firmie jednocześnie realizowanych jest wiele złożonych projektów, za których powodzenie odpowiedzialnych jest wielu pracowników – a czasem nawet zespołów. Może się wtedy okazać, że narzędzie, w którym będzie można w przejrzysty sposób zapisać wszystkie zadania i terminy, a także przypisać do danego zadania odpowiednią osobę, w bardzo dużym stopniu usprawni pracę. 

Zadbaj o komfort swoich pracowników

Zarządzanie personelem to niewątpliwie trudne zadanie. Istnieją jednak narzędzia, dzięki którym cały proces można znacznie ułatwić. Jednym z nich jest aplikacja mobilna Kadromierz, która umożliwia efektywne zarządzanie czasem pracy. Dzięki aplikacji pracodawca ma stały wgląd w grafik i w razie potrzeby może wprowadzać w nim bieżące zmiany. Pracownicy zaś są natychmiast powiadamiani o aktualnych regulacjach w tym aspekcie i mogą się do nich ustosunkować. 

Aplikacja mobilna to rozwiązanie, które spełnia wymogi dzisiejszego rynku, co zostało udowodnione zwłaszcza w czasie trwania pandemii. Najwyższa pora więc puścić papierowe grafiki w niepamięć!