Praca zdalna a Kodeks pracy – warunki pracy i obowiązki pracodawcy

Dwa lata pandemii sprawiły, że wprowadzenie pracy zdalnej w większości firm stało się koniecznością. Od tego czasu część miejsc pracy na stałe zaadaptowała pracę w modelu home office. 7 kwietnia 2023 roku w życie weszła nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca pojęcie pracy zdalnej. Oprócz zapisów dotyczących pracy zdalnej modyfikacje w Kodeksie pracy umożliwiają również m.in. kontrolę trzeźwości pracowników.

Czym jest praca zdalna? Kodeksowa definicja

Zgodnie z definicją praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Kodeks pracy przewiduje nie tylko całkowitą pracę zdalną, ale też hybrydową.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Warunki wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• w regulaminie ustanowionym po konsultacjach z przedstawicielami pracowników,
• poleceniu pracodawcy bądź porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Praca zdalna – kto ma prawo o nią wystąpić?

Zmiana pracy stacjonarnej na pracę zdalną może odbyć się z inicjatywy pracodawcy bądź pracownika. Taki rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika może zostać również uzgodniony podczas zawierania umowy lub w trakcie zatrudnienia. Jeśli zmiana pracy stacjonarnej na pracę zdalną wystąpi podczas dotychczasowego stosunku pracy, każda ze stron będzie miała prawo do złożenia wniosku (papierowego lub elektronicznego) o przywrócenie poprzednich warunków pracy.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna na polecenie pracodawcy jest możliwa:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Obie strony umowy mogą uzgodnić możliwość wykonywania pracy zdalnej na etapie podpisywania umowy lub już w trakcie zatrudnienia.

Będzie to jednak możliwe pod warunkiem, że pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia złoży oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej) o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

O zakończeniu wykonywania pracy zdalnej należy poinformować z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. W razie zmiany warunków niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić swój zakład pracy, aby pracodawca mógł wycofać polecenie pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Jeśli nie jest to spowodowane przez organizację pracy lub jej rodzaj, wniosek pracownika dotyczący wprowadzenia pracy zdalnej nie może zostać odrzucony przez pracodawcę w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej,
• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy.

O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika pisemnie w postaci papierowej bądź elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

W przypadku pracy zdalnej pracodawca zyskuje szereg nowych zobowiązań. Pracodawca ma obowiązek:

• zapewnienia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy,
• pokryć koszty energii elektrycznej,
• pokrycia innych kosztów niż określonych w regulaminie, porozumieniu bądź poleceniu pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznych niezbędnych do wykonywania zadań.

W przypadku używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy przysługuje ekwiwalent pieniężny, który będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Sprawdź, jak zmieniły się obowiązki pracodawcy.

Okazjonalna praca zdalna – Kodeks pracy

Okazjonalna praca zdalna może wystąpić z powodu potrzeb konkretnego pracownika. Chcąc z niej skorzystać, należy złożyć stosowny wniosek. Podobnie jak w przypadku m.in. urlopu, wymiar takiej pracy został ograniczony i wynosi 24 dni w roku.

Należy jednak pamiętać, że okazjonalna praca zdalna powinna mieć zastosowanie w szczególnych i uzasadnionych interesem pracownika okolicznościach, takich jak konieczność doraźnej opieki nad członkiem rodzinny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych. Możliwość okazjonalnej pracy zdalnej zostaje również zachowana w przypadku pracy hybrydowej.

Dowiedz się, czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej.

Kto nie może pracować w formie zdalnej?

Pośród zasad wykonywania pracy zdalnej znajduje się zapis dotyczący rodzaju pracy wykonywanej w tym trybie. Podczas pracy zdalnej nie mogą zostać wykonane prace:

• szczególnie niebezpieczne,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujące intensywne brudzenie.

Sprawdź, jak prowadzić ewidencję czasu pracy zdalnej.

Kontrola pracy zdalnej

Zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w art. 67²⁸ ustawy o zmianie ustawy – Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 1 grudnia 2022 roku. Pracodawca będzie miał prawo do kontroli pracownika w zakresie higienicznego wykonywania pracy zdalnej i przestrzegania wymogów w zakresie ochrony informacji i bezpieczeństwa. Szczegółowe zasady dotyczące kontroli powinny zostać określone w regulaminie, porozumieniu ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku – poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem.

Kontrola pracownika może zostać przeprowadzona w miejscu wykonywania pracy zdalnej jedynie w taki sposób, by nie naruszała praw pracownika do prywatności. Będzie można ją przeprowadzić za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się, np. poprzez telefon, służbowy mail bądź czat, lub miejscu wykonywania pracy zdalnej, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę.

Pracownik nieprzestrzegający przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, opuszczający pracę bez usprawiedliwienia lub stawiający się w pracy w stanie nietrzeźwości, po spożyciu alkoholu, spożywający alkohol czy zażywający środki działające podobnie do alkoholu może zostać obciążony karą pieniężną przez pracodawcę.

Sprawdź, czy pracodawca może dokonywać prewencyjnej kontroli trzeźwości