Praca w modelu hybrydowym – jak go wdrożyć w firmie?

W ostatnich latach praca w modelu hybrydowym zyskała ogromną popularność. Model ten, łączący pracę zdalną z pracą w biurze, stał się odpowiedzią na zmieniające się potrzeby rynku pracy oraz oczekiwania pracowników. Wdrażanie tego modelu wymaga jednak przemyślanej strategii i dostosowania zarówno procesów, jak i narzędzi w firmie. Sprawdź, jak skutecznie wprowadzić pracę hybrydową w organizacji.

Co to jest praca hybrydowa?

Praca hybrydowa to w skrócie połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną. W takim systemie pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki zarówno z domu, jak i z biura, w zależności od potrzeb firmy, zadań oraz indywidualnych preferencji. Celem tego modelu jest zapewnienie większej elastyczności, co pozwala pracownikom na lepsze zarządzanie czasem oraz obowiązkami zawodowymi i osobistymi. Praca hybrydowa umożliwia również firmom optymalizację wykorzystania przestrzeni biurowej. Model ten zyskuje na popularności, ponieważ łączy korzyści wynikające z bezpośredniej współpracy i interakcji w biurze z zaletami pracy na odległość, takimi jak oszczędność czasu na dojazdy i zwiększenie produktywności.

Praca hybrydowa – Kodeks pracy

Mimo że Kodeks pracy nie odnosi się bezpośrednio do pracy hybrydowej, kluczowe znaczenie mają przepisy dotyczące pracy zdalnej. Według art. 67¹⁸ KP, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym również pod adresem zamieszkania pracownika. Pracę hybrydową można więc definiować jako formę pracy zdalnej, gdzie część obowiązków realizowana jest w miejscu zamieszkania lub innym wskazanym przez pracownika, a część w biurze.

Miejsca pracy hybrydowej

Zgodnie z art. 29 §1 pkt 2 Kodeksu pracy, każda umowa o pracę musi precyzować miejsce jej wykonywania. W modelu hybrydowym pracy umowa powinna zawierać elastyczne zapisy umożliwiające pracę zarówno z biura, jak i zdalnie. Przykładowo, miejscem pracy może być określona główna siedziba firmy, z jednoczesnym zapisem pozwalającym na pracę zdalną z miejsca zamieszkania pracownika.

Praca hybrydowa a BHP

Praca hybrydowa musi także spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków BHP zarówno w biurze, jak i podczas pracy zdalnej. Należy także poinformować pracownika o zasadach BHP w miejscu zamieszkania oraz zapewnić mu narzędzia i sprzęt spełniające wymogi bezpieczeństwa.

Model pracy hybrydowej a równość zatrudnienia

W kontekście wynagrodzenia i warunków zatrudnienia, pracodawcy muszą przestrzegać zasad równego traktowania, niezależnie od miejsca wykonywania pracy (art. 11² i art. 94 pkt 2b Kodeksu pracy). Oznacza to, że wynagrodzenie za pracę zdalną powinno być takie samo jak za pracę w biurze, a dostęp do świadczeń socjalnych i premii nie może być ograniczany ze względu na pracę hybrydową.

Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę również obowiązek pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną (art. 67²⁴a). Dotyczy to kosztów takich jak internet, energia elektryczna czy używanie prywatnego sprzętu do pracy.

Dowiedz się więcej na temat ekwiwalentu za pracę zdalną.

Konfiguracje hybrydowego modelu pracy

Konfiguracja modelu hybrydowego w firmie zależy od specyfiki działalności, zadań oraz preferencji pracowników i może przybierać różne formy, takie jak np.:

• harmonogram regularny – model ten zakłada stały i przewidywalny harmonogram pracy, gdzie pracownik określoną liczbę dni w tygodniu spędza w biurze, a pozostałe dni pracuje zdalnie,
• harmonogram elastyczny – pracownik może samodzielnie wybierać dni pracy zdalnej i biurowej, z pewnym ograniczeniem, np. musi być obecny w biurze przynajmniej dwa dni w tygodniu,
• harmonogram rotacyjny – zespół jest podzielony na grupy, które rotacyjnie pracują zdalnie i w biurze; każda grupa ma określony czas pracy w biurze, po którym następuje zmiana,
• model zadaniowy – pracownicy decydują o miejscu pracy na podstawie charakteru i wymagań konkretnych zadań, np. spotkania zespołowe lub projekty wymagające współpracy odbywają się w biurze, natomiast praca indywidualna lub wymagająca skupienia może być wykonywana zdalnie.

Zalety pracy hybrydowej

Hybrydowy system pracy, łącząc elastyczność pracy zdalnej z zaletami pracy stacjonarnej, oferuje liczne korzyści, które wpływają na poprawę efektywności pracowników. Dzięki temu modelowi, pracownicy mają możliwość dostosowania trybu pracy do swoich indywidualnych potrzeb, co sprzyja zwiększonemu zaangażowaniu i wpływa pozytywnie na ogólne samopoczucie pracowników. Elastyczność w wyborze miejsca pracy umożliwia lepsze zarządzanie czasem, wpływając na poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Praca w biurze, mimo że ograniczona, nadal odgrywa istotną rolę. Umożliwia bezpośrednią interakcję z zespołem – ułatwia budowanie relacji i wspólne podejmowanie decyzji. Dzięki temu, złożone projekty mogą być realizowane bardziej efektywnie, a współpraca zespołowa jest intensywniejsza.

Model hybrydowy pracy oferuje także dodatkową elastyczność w planowaniu pracy. Możliwość pracy w komfortowym, domowym otoczeniu, kiedy jest to potrzebne, oraz dostęp do zasobów biurowych i bezpośredniej współpracy, kiedy jest to bardziej efektywne, tworzy zrównoważone środowisko pracy. Wszystko to przyczynia się do większej satysfakcji i motywacji pracowników, a w dalszej konsekwencji – długoterminowy sukces organizacji.

Jak wdrożyć hybrydowy model pracy w swojej firmie?

Wprowadzenie hybrydowego modelu pracy w firmie wymaga rozważenia wielu aspektów i nie zawsze jest możliwe w każdej branży. Sukces zależy od specyfiki firmy oraz charakteru zadań powierzanych pracownikom. Przed podjęciem decyzji, należy ocenić, czy wszyscy pracownicy mają w domu warunki i wyposażenie, które umożliwiają efektywną pracę zdalną.

Hybrydowy model pracy różni się znacząco od tradycyjnego zarządzania biurem. Skuteczne funkcjonowanie w modelu hybrydowym opiera się głównie na zaufaniu. Kluczowe jest więc ustanowienie jasnych zasad, które pomogą pracownikom dostosować się do nowych warunków.

Fundamentalną rolę w hybrydowym systemie pracy odgrywa komunikacja. Stały, nieprzerwany kontakt z pracownikami, zarówno stacjonarnymi, jak i zdalnymi, jest niezbędny. Regularne wideokonferencje z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, organizowane co najmniej raz w tygodniu, pozwalają na omawianie najważniejszych kwestii.

Efektywny grafik pracy hybrydowej

Tworzenie grafiku pracy hybrydowej wymaga elastyczności i dokładnego planowania, aby skutecznie zarządzać czasem pracy zarówno pracowników stacjonarnych, jak i zdalnych. Kluczową rolę odgrywają tutaj nowoczesne narzędzia, takie jak Kadromierz, które umożliwiają łatwe układanie grafików online oraz rejestrację czasu pracy w czasie rzeczywistym, pozwalając na bieżące śledzenie czasu pracy zarówno pracowników zdalnych, jak i stacjonarnych w ramach jednego systemu. Wypróbuj Kadromierz i sprawdź, jak łatwo planować czas pracy hybrydowej w Twojej firmie.