Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Wykonywanie pracy zdalnej stało się nieodłącznym elementem współczesnego środowiska zawodowego. Mimo coraz powszechniejszego stosowania tego modelu pracy pojawiają się wątpliwości dotyczące praw pracowników i możliwości odmowy przez pracodawcę pracy w formie zdalnej. Sprawdź, czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Kodeks pracy dopuszcza trzy warianty pracy zdalnej:

• „właściwa” praca zdalna, która wynika z umowy o pracę czy przepisów wewnątrzzakładowych,
• praca zdalna na polecenie pracodawcy w wyjątkowych sytuacjach (np. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego),
• okazjonalna praca zdalna.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Od 7 kwietnia 2023 r. pracodawca może wdrożyć w swojej firmie pracę zdalną, nie musi jednak tego robić. Pracownik może jednak sam wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o umożliwienie pracy na home office. Pracodawca może odmówić pracy zdalnej – nie ma znaczenia czy jest to wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną, czy stałą. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki.

Odmowa pracy zdalnej – kiedy nie jest możliwa?

Istnieje grupa pracowników, których wniosek powinien zostać w miarę możliwości uwzględniony przez pracodawcę. Pracy zdalnej nie można odmówić:

• pracownicy w ciąży, 
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, 
• rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia),
• rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia),
• rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia).

Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest odmowa pracy zdalnej ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takim przypadku pracodawca powinien poinformować pracownika o przyczynie odmowy w ciągu 7 dni roboczych. Może to zrobić w formie papierowej bądź elektronicznej.

Kiedy odmowa pracy zdalnej jest konieczna?

Istnieją sytuacje, w których pracodawca nie tylko może, ale wręcz musi zakazać wykonywania pracy zdalnej pracownikom. Dzieje się tak, gdy mowa o pracach:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Odmowa pracy zdalnej okazjonalnej

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła możliwość okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to zwrot ku potrzebom pracowników, którzy mogą, za zgodą pracodawcy i uzasadnionych sytuacjach, skorzystać z tego rozwiązania. Okazjonalna praca zdalna nie obejmuje pracy zdalnej na zlecenie pracodawcy i może zostać wykorzystana jedynie na podstawie wniosku zatrudnionego.

Warto jednak pamiętać, że pracodawca może odmówić pracy zdalnej okazjonalnej, ponieważ Kodeks pracy nie nakłada na niego obowiązku uwzględniania takiego wniosku. Pracodawca może odrzucić wniosek o pracę zdalną bez podawania przyczyny. Mimo to o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku warto poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej. Uchroni to pracodawcę przed ewentualnymi zarzutami pracownika – np. oskarżeniami o nierówne traktowanie.

Przyczyną odmowy może być m.in. wykorzystanie przez pracownika maksymalnego wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym. Aby uniknąć nieścisłości w tym zakresie, warto korzystać z elektronicznych narzędzi, które umożliwiają m.in. ewidencjonowanie okazjonalnej pracy zdalnej.

Sprawdź, jak efektywnie pracować na home office.

Jak ewidencjonować liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej?

Aby uniknąć chaosu związanego z planowaniem i ewidencją okazjonalnej pracy zdalnej, warto skorzystać ze sprawdzonych programów. Jednym z nich jest Kadromierz, który pomoże Ci nie tylko ewidencjonować pracę zdalną, ale także zarządzać wnioskami pracowników. Z łatwością ustalisz limit okazjonalnej pracy zdalnej, a program skontroluje jego przestrzeganie. Dzięki aplikacji możliwa staje się także rejestracja czasu pracy zdalnej, dzięki czemu w łatwy sposób zarejestrujesz obecność pracownika. Załóż darmowe konto i przekonaj się, jak łatwo zarządzać czasem pracy pracowników online.