Zatrudnianie pracownika w gastronomii – co należy wiedzieć?

Branża gastronomiczna jest wyjątkowo dynamiczna. Sezonowość, wysoka rotacja oraz intensywny charakter pracy sprawiają, że znalezienie i utrzymanie dobrego pracownika gastronomii może być wyzwaniem. W tym artykule podpowiemy, jak podejść do procesu zatrudniania z głową – od wyboru odpowiedniej formy umowy po sposoby na ograniczenie kosztów i rotacji w zespole.

Formy zatrudnienia w gastronomii – co wybrać?

Zatrudnianie pracowników w gastronomii może odbywać się w kilku formach: najczęściej są to umowa o pracę, umowa zlecenia, a niekiedy również umowa o dzieło. Każda z tych form niesie ze sobą określone obowiązki, koszty oraz poziom ochrony dla pracownika. Wybór odpowiedniej zależy m.in. od charakteru pracy, potrzeb kadrowych oraz planowanego czasu współpracy. 

Umowa o dzieło i umowa zlecenie w gastronomii 

Umowa zlecenia i umowa o dzieło to tzw. umowy cywilnoprawne – regulowane przez Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy. Dają one pracodawcy większą swobodę w organizacji pracy, ale jednocześnie zapewniają pracownikowi znacznie mniejszą ochronę. Zleceniobiorcy i wykonawcy nie mają prawa m.in. do urlopu wypoczynkowego czy dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Nie obowiązuje ich również ochrona przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy. Dlatego też są to formy chętnie wybierane przez przedsiębiorców ze względu na niższe koszty zatrudnienia i większą elastyczność.

Różnice między umową zlecenia a umową o dzieło są istotne – i często mylone. Umowa zlecenia dotyczy wykonywania określonych czynności (np. dekorowanie tortów), natomiast umowa o dzieło – osiągnięcia konkretnego rezultatu (np.wykonanie dekoracji tematycznej na wydarzenie). Tylko umowa zlecenia podlega obowiązkowym składkom ZUS (nie dotyczy to osób uczącących się poniżej 26. roku życia). Umowa o dzieło nie wiąże się z odprowadzaniem składek ubezpieczeniowych – chyba że zawierana jest z własnym pracownikiem.

Choć umowy cywilnoprawne są w gastronomii bardzo popularne, należy pamiętać, że nie wolno ich stosować w celu obejścia przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli zatrudnienie spełnia określone warunki – jest wykonywane na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie – mówimy o stosunku pracy, niezależnie od tego, jaką nazwę nosi podpisana umowa.

Dowiedz się więcej na temat umowy o dzieło i umowy zlecenia. 

Zalety zatrudniania na umowie zlecenie:

• Niższy koszt niż umowa o pracę – brak urlopów, prostsze rozliczenie godzinowe, elastyczne godziny pracy,
• Elastyczność – łatwo dostosować liczbę zleceniobiorców do bieżących potrzeb (np. weekendy, sezon),
• Prostsze zakończenie współpracy – brak okresów wypowiedzenia, umowa wygasa automatycznie.

Wady zatrudniania na umowie zlecenie:

• Brak podporządkowania jak w umowie o pracę – zleceniobiorca nie musi pracować w określonych godzinach i miejscu,
• Zagrożenie uznania umowy za stosunek pracy – jeśli zleceniobiorca pracuje jak etatowiec, ZUS może to zakwestionować,
• Mniejsza lojalność i rotacja pracowników – trudniej o zaangażowanie i stabilność zespołu.

Znamiona umowy o pracę – dowiedz się, kiedy umowa zlecenie może zostać uznana za umowę o pracę.

Umowa o pracę w gastronomii

Umowa o pracę to najbardziej formalna i jednocześnie najbezpieczniejsza forma zatrudnienia – zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy. Choć wiąże się z wyższymi kosztami i większym zakresem obowiązków administracyjnych po stronie zatrudniającego, daje pracodawcy możliwość budowania stabilnego, zgranego i lojalnego zespołu. Pracownik zatrudniony na umowę o pracę korzysta z szerokiego zakresu ochrony wynikającej z Kodeksu pracy, w tym z prawa do urlopu wypoczynkowego, ochrony przed nieuzasadnionym zwolnieniem, wynagrodzenia za nadgodziny, a także świadczeń chorobowych i wypadkowych. To właśnie te aspekty często decydują o tym, że pracownik czuje się bardziej związany z miejscem pracy.

Zgodnie z art. 29 § 2 KP, umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, a jeżeli nie została podpisana przed rozpoczęciem pracy, pracownik najpóźniej w dniu rozpoczęcia zatrudnienia musi otrzymać pisemne potwierdzenie rodzaju umowy oraz jej warunków. 

Zalety zatrudniania na umowie o pracę w gastronomii:

• Stabilna kadra – łatwiej zbudować zespół z doświadczeniem i lojalnością.
• Większa kontrola – pracodawca ma prawo ustalać godziny i miejsce pracy, nadzorować wykonanie obowiązków.
• Większa motywacja i efektywność zespołu – pracownicy etatowi zwykle bardziej dbaj o jakość obsługi, bo utożsamiają się z firmą i zależy im na długofalowej współpracy.

Wady zatrudniania na umowie o pracę w gastronomii:

• Wysokie koszty zatrudnienia – pełne składki ZUS, urlopy, chorobowe, odprawy, okresy wypowiedzenia.
• Mniejsza elastyczność – trudniej reagować na sezonowość i zmienną ilość pracy.
• Formalności – więcej obowiązków kadrowo-płacowych i ewidencyjnych.

Jak mierzyć rotacje pracowników i jej zapobiegać?

Zatrudnianie w gastronomii a badania lekarskie

Zgodnie z art. 229 § 1 Kodeksu pracy, każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy musi przejść wstępne badania lekarskie, które potwierdzą brak przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Obowiązek ten dotyczy wszystkich osób zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, a w praktyce często stosuje się go również przy umowach cywilnoprawnych, szczególnie gdy praca wiąże się z kontaktami z żywnością lub działaniem czynników szkodliwych. Pracodawca ma obowiązek wystawić skierowanie na badania profilaktyczne i pokryć ich koszt. Skierowanie musi zawierać informacje o rodzaju pracy, warunkach jej wykonywania oraz czynnikach szkodliwych występujących na stanowisku.

W gastronomii, oprócz badań ogólnych, pracownik ma również obowiązek przedstawić orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych, potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy z żywnością – potocznie nazywane „książeczką sanepidowską”. Obowiązek ten wynika z przepisów ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, zgodnie z którą osoby pracujące przy przygotowywaniu i obrocie żywnością muszą posiadać aktualne orzeczenie lekarskie.

Jakie cechy mają najlepsi pracownicy gastronomii?

Pracownicy gastronomii odgrywają kluczową rolę w funkcjonowaniu lokalu – niezależnie od tego, czy mówimy o kucharzach, kelnerach, baristach, pomocy kuchennej czy osobach sprzątających. Aby sprawnie realizować swoje obowiązki i jednocześnie budować pozytywne doświadczenia klientów, muszą oni łączyć wiedzę techniczną z umiejętnościami interpersonalnymi. W pierwszej kolejności istotne są kwalifikacje zawodowe takie jak umiejętność przygotowywania potraw lub napojów, czy znajomość zasad higieny pracy, HACCP i bezpieczeństwa żywności. 

Jednak sama wiedza nie wystarczy – równie ważne są tzw. kompetencje miękkie. Branża gastronomiczna to środowisko o wysokim tempie działania, gdzie trzeba radzić sobie ze stresem, zmęczeniem i pracą pod presją czasu – szczególnie w godzinach szczytu czy przy organizacji większych wydarzeń. Dlatego niezbędna jest odporność psychiczna, samodzielność, podzielność uwagi oraz zdolność szybkiego reagowania w trudnych sytuacjach. Umiejętność pracy zespołowej to podstawa – każda kuchnia czy sala restauracyjna działa jak organizm, w którym wszystkie elementy muszą być dobrze skoordynowane.

W przypadku personelu obsługi klienta, takich jak kelnerzy, barmani czy bariści, ważna jest także komunikatywność, uprzejmość i wysoka kultura osobista. Pracownik musi umieć rozmawiać z gośćmi, doradzać w wyborze dań czy napojów, a także profesjonalnie reagować na reklamacje czy nieprzyjemne sytuacje. Mile widziana – zwłaszcza w lokalach turystycznych – jest znajomość języków obcych.

Jak ograniczyć rotację i koszty zatrudnienia w gastronomii?

Wysoka rotacja pracowników to jedno z najczęstszych i najbardziej kosztownych wyzwań w branży gastronomicznej. Częsta zmiana personelu oznacza nie tylko bezpośrednie koszty rekrutacji, szkoleń i wdrażania nowych osób, ale także pośrednie skutki: spadek jakości obsługi, brak ciągłości w relacjach z klientami, a także obciążenie stałych członków zespołu, którzy muszą nadrabiać braki kadrowe. W efekcie prowadzi to do błędnego koła – nadmiar pracy i stres mogą zniechęcić nawet doświadczonych i lojalnych pracowników. Aby temu zapobiec, pracodawca powinien zadbać nie tylko o warunki finansowe, ale również o przemyślany proces rekrutacji, skuteczny onboarding oraz dobre zarządzanie personelem.

Jednym z praktycznych i skutecznych sposobów na ograniczenie rotacji oraz optymalizację kosztów w gastronomii jest wdrożenie systemów do zarządzania czasem pracy i personelem, takich jak Kadromierz. Narzędzie to pozwala na tworzenie czytelnych grafików pracy w oparciu o rzeczywiste potrzeby lokalu, a także umożliwia rejestrację czasu pracy, spóźnień, urlopów i nieobecności. 

Kadromierz oferuje również dostęp do danych analitycznych, które pomagają w ocenie efektywności zatrudnienia, planowaniu budżetu oraz podejmowaniu decyzji dotyczących obsady zmian. Dzięki temu właściciel restauracji, kawiarni czy baru może na bieżąco dostosowywać liczbę pracowników do obłożenia lokalu – ograniczając zarówno koszty, jak i ryzyko przemęczenia personelu.

W dłuższej perspektywie ograniczenie rotacji i kosztów zatrudnienia w gastronomii nie polega wyłącznie na cięciu wydatków, lecz na strategicznym podejściu do zarządzania ludźmi. Inwestycja w nowoczesne narzędzia, w kulturę organizacyjną opartą na szacunku i komunikacji oraz w procesy kadrowe dopasowane do realiów branży, pozwala zbudować efektywny, zgrany i lojalny zespół, który przekłada się na sukces lokalu i zadowolenie klientów.