Plan urlopów – co mówi o nim Kodeks pracy?

Planowanie urlopów to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Nie tylko umożliwia pracownikom regenerację i odpoczynek, ale także zapewnia płynność i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Polski Kodeks pracy zawiera szereg przepisów dotyczących urlopów, w tym obowiązek stworzenia przez pracodawcę rocznego planu urlopów. Sprawdź, co warto wiedzieć o planie urlopów w świetle przepisów prawa pracy.

Plan urlopów a Kodeks pracy

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Pracodawca ma obowiązek sporządzić plan urlopu, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Co ważne, planem urlopów nie można objąć urlopu na żądanie – czyli 4 dni, które wchodzą w skład urlopu wypoczynkowego.

Zasadniczo pracodawca ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Jednak, zgodnie z art. 163, nie jest to konieczne w dwóch przypadkach:

• jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę,
• w danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

W takich sytuacjach termin urlopu wypoczynkowego powinien zostać ustalony po porozumieniu z pracownikami.

Co powinien zawierać plan urlopów?

Planowanie urlopu, zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników, stanowi istotne wyzwanie dla firm. Kluczową zasadą jest stworzenie systemu, który umożliwi funkcjonowanie firmy nawet podczas urlopów jednego lub kilku pracowników. Pracodawca musi mieć na uwadze, że udzielenie urlopu pracownikowi powinno nastąpić w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu. Istnieją także wyjątkowe sytuacje, w których niewykorzystane dni wolne mogą być przeniesione na kolejny rok, z zachowaniem terminu do 30 września. Co więcej, co najmniej jedna część okresu urlopowego musi obejmować przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Plan urlopów wypoczynkowych powinien zawierać szczegółowe dane dotyczące zakładu pracy oraz pracowników, uwzględniając wymiar aktualnego i zaległego urlopu wypoczynkowego. W formularzu należy przewidzieć miejsca na wpisanie kolejnych miesięcy kalendarzowych oraz danych pracowników. Istotne jest również uwzględnienie informacji o okresie, którego dotyczy formularz, oraz podpisów zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Planowanie urlopu wymaga uwzględnienia nie tylko potrzeb samego zakładu pracy, ale także uwzględnienia wniosków i preferencji pracowników.

Każdy plan urlopów powinien być zatwierdzony przez zarząd zakładu pracy oraz pracowników, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić przejrzystość w procesie przyznawania urlopów. W planie uwzględnia się przysługujący pracownikom wymiar dni wolnych, z wyjątkiem czterech dni, które w sytuacjach wyjątkowych mogą być wybrane na żądanie pracownika.

Sprawdź, kiedy należy wykorzystać urlop 2-tygodniowy.

Plan urlopów w przypadku pierwszej pracy

Urlop wypoczynkowy osób, które rozpoczynają pierwszą w życiu pracę na podstawie umowy o pracę, także należy uwzględnić w planie urlopów, jednak na nieco innych zasadach niż w przypadku pozostałych pracowników. Kodeks pracy określa, że osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy, zyskuje prawo do 1/12 urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca. W praktyce oznacza to, że po przepracowaniu każdego miesiąca pracownikowi przysługuje 1, (6) dni urlopu. Przy przyznawaniu urlopu wypoczynkowego pracodawca ma prawo zaokrąglić ten wynik w górę, co oznacza, że w pierwszym miesiącu pracy pracownik może otrzymać 2 dni urlopu (w założeniu, że liczba dni urlopowych nie przekroczy 20 dni w ciągu roku).

Chociaż w tym przypadku urlop wypoczynkowy nie przysługuje pracownikowi „z góry”, to i tak należy uwzględnić go w planie urlopów. Ponadto, jeśli nowy pracownik został zatrudniony na określony okres (np. podpisał umowę na okres próbny lub na czas określony), wówczas w planie urlopowym należy uwzględnić dni urlopu proporcjonalnie do czasu trwania takiej umowy. W sytuacji, gdy umowa zostanie przedłużona, plan urlopów trzeba będzie zaktualizować i zwiększyć proporcjonalnie urlop wypoczynkowy zatrudnionego.

Do kiedy trzeba ustalić plan urlopów?

Zgodnie z powszechnie przyjętymi założeniami plan urlopów na dany rok kalendarzowy powinien być przygotowany przed rozpoczęciem okresu jego obowiązywania. Chociaż brak jednoznacznych wytycznych w przepisach prawnych, to zwykle zakłada się, że harmonogram na kolejny rok należy ustalić najpóźniej do końca grudnia poprzedniego roku. Innymi słowy, plan urlopów 2024 powinien być sporządzony do 31 grudnia 2023 roku. Niemniej jednak pracodawcy powinni pamiętać, że opóźnienie w sporządzeniu planu nie uprawnia ich do odmowy udzielenia urlopu pracownikom.

Jeśli firma preferuje planowanie urlopów w krótszych okresach, istnieją alternatywne podejścia, takie jak plany półroczne lub kwartalne. Korzystanie z krótszych okresów planowania jest często lepiej akceptowane przez pracowników, którzy preferują elastyczność i możliwość określenia terminów urlopu bliżej czasu faktycznego.

Aby jeszcze skuteczniej zarządzać planem urlopów, pracodawcy mogą rozważyć przygotowanie oddzielnych planów dla poszczególnych zespołów lub działów. Taka strategia pozwala na lepsze dostosowanie planu do potrzeb firmy oraz minimalizację zakłóceń w funkcjonowaniu działów w czasie nieobecności pracowników.

Czy przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego jest możliwe?

W przypadku zmiany sytuacji lub nieprzewidzianych okoliczności możliwa jest korekta planu urlopowego nawet w trakcie zaplanowanego okresu. Pechowe zdarzenia, które mogą być poza kontrolą zarówno pracodawcy, jak i pracowników, czasami wymagają przemyślenia harmonogramu urlopów od nowa.

Istnieje kilka scenariuszy, w których zmiana planu urlopów jest możliwa. Po pierwsze, pracownik może zwrócić się z wnioskiem o zmianę terminu urlopu z powodu istotnych powodów osobistych, takich jak nagła sytuacja rodzinna lub zdrowotna (zgodnie z art. 164 § 1 KP). Pracodawca również może zarządzić zmianę terminu urlopu w przypadku konieczności zapewnienia ciągłości działalności firmy, na przykład w sytuacji zakłócenia produkcji lub niedotrzymania terminu umowy z klientem z powodu nieobecności pracownika (zgodnie z art. 164 § 2 KP).

Co więcej, usprawiedliwiona nieobecność pracownika, na przykład z powodu choroby, ćwiczeń wojskowych czy urlopu macierzyńskiego, może również skutkować zmianą planu urlopowego (zgodnie z art. 165 KP.). Plan urlopów może wymagać korekty także, gdy wprowadzony zostanie urlop uzupełniający, który zwiększa wymiar urlopu wypoczynkowego.

Warto również pamiętać, że plan urlopów może ulec zmianie w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika i skorzystania przez niego z urlopu w okresie wypowiedzenia. Taka sytuacja pozwala pracodawcy uniknąć konieczności wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Czy pracodawca może odrzucić wnioski pracowników?

Pracodawca powinien uwzględnić wnioski urlopowe pracowników podczas układania planu urlopów, jednak musi również zwrócić uwagę na potrzeby organizacyjne firmy. Z tego powodu wnioski urlopowe mogą być odrzucane, jeśli kolidują z zapewnieniem ciągłości pracy. Warto jednak zaznaczyć, że istnieją wyjątki, kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek urlopowy, np. w przypadku urlopu wypoczynkowego zaraz po urlopie macierzyńskim/tacierzyńskim, urlopu na żądanie (do 4 dni w roku) czy urlopu młodocianego pracownika w czasie ferii szkolnych​​.

W jaki sposób należy ogłosić plan urlopów?

Ustalony plan urlopów powinien zostać podany do wiadomości pracowników. Kodeks pracy nie precyzuje jednak, w jaki sposób należy to zrobić. Zgodnie z art. 163 powinien to być sposób przyjęty u danego pracodawcy. Informację na ten temat warto zawrzeć w przepisach wewnątrzzakładowych, aby zachować przejrzystość komunikacji. Plan urlopów można przesłać pracownikom np. mailem lub udostępnić go w specjalnej aplikacji do zarządzania czasem pracy.

Jak szybko ułożyć plan urlopów? Poznaj wnioski urlopowe online

Korzystanie z aplikacji do planowania czasu pracy, takich jak Kadromierz, które oferują funkcję wniosków elektronicznych online, może przynieść wiele korzyści podczas układania planu urlopów. Pracownicy mogą składać elektroniczne wnioski urlopowe, co znacząco usprawnia i przyspiesza cały proces. Eliminuje to potrzebę fizycznego składania dokumentów czy wysyłania e-maili, co często wiąże się z dodatkowym czasem i ryzykiem utraty dokumentacji. Ponadto Kadromierz pozwala na łatwe śledzenie liczby wykorzystanych dni urlopowych pracowników oraz ich dostępność w czasie rzeczywistym, co ułatwia zarządzanie personelem i planowanie zastępstw w przypadku nieobecności. Dzięki funkcji elektronicznych wniosków online cały proces staje się bardziej przejrzysty, efektywny i przyjazny dla użytkowników, a to z kolei przekłada się na lepsze zarządzanie czasem pracy i zasobami ludzkimi w firmie.