Glosariusz

Automatyczny grafik pracy – Kadromierz oferuje możliwość automatycznego stworzenia grafiku pracy. System stworzy odpowiedni harmonogram na podstawie prognoz sprzedaży, zapotrzebowania personelu na poszczególnych stanowiskach oraz dyspozycyjności pracowników i planu urlopów.

Bilans godzin – pozwala monitorować na bieżąco liczbę godzin pracownika podczas przygotowywania harmonogramu pracy.

Dane biometryczne to unikalne cechy fizyczne lub behawioralne osoby, które umożliwiają jej jednoznaczną identyfikację. Do przykładów danych biometrycznych należą odciski palców, kształt twarzy, skan siatkówki oka oraz wzór głosu. Dane te są wykorzystywane m.in. w systemach bezpieczeństwa, aplikacjach mobilnych oraz systemach kontroli dostępu. Istnieją również rejestratory czasu pracy wykorzystujące dane biometryczne. Jest to jedno z najbezpieczniejszych rozwiązań, które minimalizuje ryzyko fałszowania danych. Szczególnie przydatne jest ono w firmach, które wymagają wysokiej dokładności i kontroli obecności.

Delegacja to wyjazd służbowy odbiegający od codziennych obowiązków pracownika. Delegacja charakteryzuje się tym, że odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracy jest uzasadniona potrzebami pracodawcy, a jej celem jest wykonanie zadania służbowego.

Doba pracownicza to kolejne 24 godziny liczone od momentu, kiedy pracownik rozpoczyna pracę w obowiązującym go rozkładzie czasu pracy. Doba pracownicza stosowana jest w celu zapewnienia odpowiedniej ilości nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Dyżur pracowniczy polega na zostaniu w pracy poza przyjętymi godzinami wykonywania zadań i gotowości do wykonania pracy wynikającej z umowy o pracę. Na wezwanie pracodawcy, pracownik powinien być gotowy do działania.

Ekwiwalent za urlop to świadczenie pieniężne przysługujące pracownikowi za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny nie będzie konieczny do wypłaty, jeśli pracodawca i pracownik ustalą, że niewykorzystany urlop można wykorzystać w trakcie okresu wypowiedzenia.

Ewidencja godzin pracy – na podstawie zebranych przez Kadromierz obecności obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy dla umowy zlecenia i umowy o pracę jest niezwykle łatwy i przyjemny. Wszystko, co powinno być zawarte w ewidencji godzin pracy pracowników, znajdziesz w jednym systemie.

Godziny nadliczbowe (nadgodziny) to czas przepracowany na polecenie pracodawcy ponad zgodne z Kodeksem pracy normy czasu pracy. Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik otrzymuje dodatek do wynagrodzenia lub czas wolny.

O godzinach ponadwymiarowych mowa w przypadku osób zatrudnionych na niepełny etat. Są to godziny przepracowane ponad wymiar godzin ustalony w umowie, ale wciąż poniżej normy z art. 129  § 1, która przewiduje 8 h pracy dziennie w 40-godzinnym systemie.

Minimalne wynagrodzenie to najniższe wynagrodzenie, jakie pracodawca ma obowiązek zagwarantować pracownikowi w danym roku. Niezgodne z prawem jest zatrudnianie pracownika za wynagrodzenie niższe od minimalnego.

Nieprzerwany odpoczynek dobowy – Kodeks pracy jasno określa, że pracownik powinien mieć co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Oznacza to, że łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może pracować dłużej niż 13 godzin w ciągu doby pracowniczej.

Odpoczynek dobowy może zostać przerwany, jeśli:

• pracownik zarządza zakładem pracy w imieniu kierownika,
• wystąpi konieczność przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii.

W takiej sytuacji pracownik ma prawo do równoważnego okresu odpoczynku niezależnie od systemu czasu pracy.

Nieprzerwany odpoczynek dobowy – Kodeks pracy jasno określa, że pracownik powinien mieć co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Oznacza to, że łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może pracować dłużej niż 13 godzin w ciągu doby pracowniczej.

Odpoczynek dobowy może zostać przerwany, jeśli:

• pracownik zarządza zakładem pracy w imieniu kierownika,
• wystąpi konieczność przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii.

W takiej sytuacji pracownik ma prawo do równoważnego okresu odpoczynku niezależnie od systemu czasu pracy.

Oddelegować pracownika może pracodawca i jest to zadanie służbowe dla pracownika. Polega na tym, że pracownik kierowany jest na pewien okres do wykonywania pracy w innych warunkach niż opisane w umowie. Delegowanie może się odbywać w ramach tego samego przedsiębiorstwa, jak i w przypadku współpracy między różnymi firmami.

Podstawowy system czasu pracy to najpopularniejszy model organizacji czasu pracy. 

Obejmuje standardowe 8 godzin pracy i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Okres rozliczeniowy obejmuje maksymalnie 4-miesiące. 

Co ciekawe, stosowany jest on w firmach domyślnie, oznacza to, że jeśli w zakładzie pracy lub w umowach o pracę, pracodawca nie wskazał systemu czasu pracy, wówczas uznaje się, że przyjęto właśnie system podstawowy.

Praca zmianowa jest sposobem organizacji pracy według wcześniej ustalonego rozkładu czasu pracy, który zakłada zmianę pory świadczenia usług przez pracowników. Dzięki niej zapewniona jest ciągłość działania firmy, w wielu przypadkach nawet przez całą dobę.

System przerywanego czasu pracy to model organizacji czasu pracy przewidujący jedną dłuższą przerwę w ciągu doby. Przerwa ta nie może być dłuższa niż 5 godzin. Nie jest wliczana do czasu pracy, ale przysługuje za nią wynagrodzenie w wysokości 50% wynagrodzenia należnego za czas przestoju. 

Co istotne, system musi być stosowany według z góry ustalonego rozkładu. Nie można go jednak stosować w każdym systemie. Zgodnie z Kodeksem pracy niedozwolone jest łączenie go z systemem równoważnego czasu pracy, systemem skróconego tygodnia pracy,  systemem weekendowym i pracy w ruchu ciągłym.

Rejestracja czasu pracy to czynność pozwalająca na ewidencję czasu pracy pracowników, monitorowanie spóźnień oraz nieobecności i rozliczanie czasu pracy.

RODO to rozporządzenie dotyczące ochrony osób fizycznych w kontekście przetwarzania danych osobowych. Ma na celu swobodny przepływ danych osobowych w krajach należących do Unii Europejskiej.

Równoważny system czasu pracy to rodzaj organizacji czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, maksymalnie do 12 godzin. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy należy równoważyć krótszym dniem pracy w kolejnych dniach lub dniami wolnymi od pracy, tak aby nie przekroczyć przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym.

Rozkład czasu pracy to inaczej harmonogram pracy, w którym ustala się dni i godziny pracy dla poszczególnych pracowników. Ustalany jest między innymi na podstawie systemu i wymiaru czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego pracowników, których dotyczy.

Rozkład czasu pracy powinien być tworzony na okres minimum 1-miesiąca oraz na okres krótszy niż okres rozliczeniowy. Pracodawca powinien przekazać go pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony.

System czasu pracy to sposób organizacji czasu pracy, który definiuje m.in. ramy czasowe i zasady obejmujące pracowników objętych danym systemem. Niestosowanie się do przepisów dotyczących systemu czasu pracy może naruszać prawa pracownicze. 

Wyróżniamy 7 systemów czasu pracy:

• podstawowy system czasu pracy,
• równoważny system czasu pracy,
• system pracy w ruchu ciągłym,
• przerywany system czasu pracy,
• zadaniowy system czasu pracy,
• system skróconego tygodnia pracy,
• system pracy weekendowej.

System pracy w ruchu ciągłym to model organizacji czasu pracy dedykowany zakładom, w którym praca nie może być wstrzymana ze względu na konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności.

Z tego względu dopuszczalne jest w nim przedłużenie wymiaru czasu pracy do przeciętnie 43 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni. Ponadto jednego dnia w niektórych tygodniach dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony maksymalnie do 12 godzin. Jednak wówczas konieczne jest wypłacenie pracownikowi dodatku do wynagrodzenia w wysokości 100% – za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin.

System pracy weekendowej to model organizacji czasu pracy stosowany na wniosek pracownika, który chce wykonywać pracę wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta. W tym systemie możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin. Norma tygodnia pozostaje wówczas bez zmian – przeciętnie 40 godzin tygodniowo, a okres rozliczeniowy nie może przekraczać 1 miesiąca.

System skróconego tygodnia pracy to sposób organizacji czasu pracy stosowany na wniosek pracownika, w którym dopuszczalne jest wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni tygodniu. Wówczas przedłużeniu ulega dobowy wymiar czasu pracy – do maksymalnie 12 godzin. Norma tygodniowa pozostaje natomiast bez zmian – przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Okres rozliczeniowy nie powinien w tym przypadku przekraczać 1 miesiąca.

Urlop bezpłatny to czas wolny od pracy przyznawany pracownikowi na jego wniosek, podczas którego nie otrzymuje wynagrodzenia i nie przysługują mu świadczenia pracownicze, takie jak zasiłek chorobowy lub macierzyński. Urlop ten jest udzielany za zgodą pracodawcy i nie ma limitu czasu, o ile pracownik nie określił daty jego zakończenia. W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik formalnie pozostaje zatrudniony, lecz jego nieobecność nie wlicza się do stażu pracy, który wpływa na nabywanie uprawnień pracowniczych, w tym dłuższego urlopu wypoczynkowego.

Urlop macierzyński jest płatnym urlopem przysługującym matce po urodzeniu dziecka. Celem urlopu jest regeneracja po porodzie oraz umożliwienie matce opieki nad noworodkiem w pierwszych miesiącach jego życia. Standardowo trwa 20 tygodni, a w przypadku urodzenia większej liczby dzieci może wynieść do 37 tygodni. W okresie urlopu macierzyńskiego pracownica otrzymuje zasiłek macierzyński, którego wysokość zależy od podstawy wynagrodzenia.

Urlop na żądanie jest formą urlopu wypoczynkowego, z którego pracownik może skorzystać w dowolnym momencie, bez konieczności wcześniejszego zaplanowania. Pracownikowi przysługuje cztery dni w roku tego rodzaju urlopu. W praktyce urlop ten wymaga jedynie poinformowania pracodawcy o jego potrzebie na początku dnia, w którym pracownik zamierza z niego skorzystać. Pracodawca może odmówić jego udzielenia wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby organizację pracy lub wpłynęła na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Urlop rodzicielski to dodatkowy urlop, który przysługuje rodzicom bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Jest dostępny dla matki lub ojca dziecka, umożliwiając podział opieki nad dzieckiem między oboje rodziców. Łącznie urlop rodzicielski trwa 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka, a 43 tygodnie przy urodzeniu więcej niż jednego dziecka. Urlop ten może być wykorzystany jednorazowo lub w nie więcej niż 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Za cały okres urlopu rodzicielskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Urlop wychowawczy to urlop przysługujący pracownikom posiadającym co najmniej 6-miesięczny staż pracy, który umożliwia opiekę nad dzieckiem do ukończenia przez nie 6. roku życia. Jest to urlop bezpłatny, w trakcie którego pracownik zachowuje swoje stanowisko, lecz nie otrzymuje wynagrodzenia. Może trwać maksymalnie 36 miesięcy i podzielony jest na maksymalnie pięć części. Celem urlopu wychowawczego jest wsparcie rodziców w pełnieniu obowiązków rodzicielskich bez konieczności rezygnacji z zatrudnienia, co umożliwia bardziej efektywne łączenie życia zawodowego z rodzinnym.

Urlop wypoczynkowy to coroczne prawo pracownika do płatnego wypoczynku, które jest jednym z fundamentalnych przywilejów wynikających z umowy o pracę. Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu, jeśli staż pracy wynosi do 10 lat, lub 26 dni, jeśli przepracował 10 lat lub więcej. Urlop wypoczynkowy ma na celu regenerację sił pracownika, jest przyznawany zgodnie z planem urlopów, a jego realizacja powinna uwzględniać potrzeby pracownika i organizacji. Pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi pełne wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym.

Wymiar czasu pracy to liczba godzin do przepracowania przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym.

Ustala się go na podstawie norm czasu pracy – obejmujących w Polsce najczęściej 8 godzin dziennie i średnio 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym. Każde święto w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Oprócz tego obniża go także liczba godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Wynagrodzeniem zasadniczym nazywa się podstawę wynagrodzenia, zazwyczaj określaną w umowie o pracę. Jest to stałe wynagrodzenie, w które nie wlicza się dodatkowych świadczeń, z których korzysta pracownik, czy premii.

Zadaniowy system czasu pracy to sposób organizacji czasu pracy, w którym pracodawca zleca pracownikowi wykonanie konkretnych zadań bez ustalania z nim dokładnych ram czasowych. Planując zadania, koniecznie jednak jest uwzględnianie wymiaru czasu pracy wynikającego z norm 8 godzin pracy dziennie i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Zwolnienie z powodu siły wyższej to krótki, nagły czas wolny od pracy, który przysługuje pracownikowi w przypadku nieprzewidzianych, losowych zdarzeń, takich jak awaria w domu lub choroba bliskiej osoby. Zwolnienie to ma na celu umożliwienie pracownikowi zajęcia się nagłymi sytuacjami życiowymi, które wymagają jego natychmiastowej obecności. W Polsce pracownikowi przysługują dwa dni lub 16 godzin takiego zwolnienia rocznie. Za dni, w których pracownik korzystał z urlopu z powodu siły wyższej, przysługuje 50% wynagrodzenia.