Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – co musisz wiedzieć?

Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy określa, że jest to organ powołany do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad BHP, a także kontroli legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie. Sprawdź, jak obecnie wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy i jakie są Twoje obowiązki w tym zakresie.

Zgłoszenie działalności a Państwowa Inspekcja Pracy

Zmiany w prawie mają zmierzać do tego, by ograniczyć obowiązki po stronie przedsiębiorców i tym samym ułatwić im prowadzenie działalności. Jest to możliwe m.in. dzięki coraz lepiej skoordynowanej infrastrukturze informatycznej poszczególnych urzędów. Dlatego też obecnie zgłoszenie do PIP pracodawcy rozpoczynającego działalność nie jest konieczne. Inspekcja Pracy pozyskuje interesujące ją dane od Głównego Urzędu Statystycznego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Powyższą zmianę wprowadzono w 2013 roku.

O czym musisz informować Państwową Inspekcję Pracy?

Pomimo braku obowiązku zgłoszenia rozpoczęcia działalności, pracodawca ma nadal liczne obowiązki informacyjne względem Inspekcji. Musi on przekazywać do PIP informacje na temat zawartych z pracownikami porozumień zawieszających przepisy prawa pracy. Inną kwestią, o której powinna wiedzieć PIP, jest stosowanie wydłużonego okresu rozliczeniowego w przedsiębiorstwie. Kolejna sprawa to wszelkiego rodzaju wypadki przy pracy – o nich okręgowy Inspektor Pracy powinien wiedzieć jak najszybciej.

Uprawnienia inspektora pracy

Zgodnie z art. 23 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy w toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo do:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
• żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą;
• żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą;
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją;
• utrwalania przebiegu i wyników oględzin, o których mowa w pkt 2, za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku;
• wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego; sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej;
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych.

Zgłoszenie pracodawcy przez pracownika a kontrola

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może być „wywołana” skargą od pracownika – zarówno byłego, jak i aktualnego. Inspektor zgodnie z przepisami prawa jest jednak zobowiązany do nieujawniania powodu kontroli. Pracodawca nie będzie więc wiedział, czy poprzedziła ją skarga. Jedynym wyjątkiem stanie się sytuacja, w której skarżący wyrazi pisemną zgodę na jej ujawnienie. Co ciekawe, zgłoszenie pracodawcy do PIP w związku z nieprawidłowościami występującymi w danym zakładzie pracy często jest rodzajem „zemsty” ze strony byłego pracownika.

Zgłoszenie pracodawcy do Sanepidu

Dawniej zgłoszenie firmy do PIP było dokonywane razem ze zgłoszeniem do Sanepidu. Choć obecnie to pierwsze nie jest już obowiązkowe, to o tym drugim bezwzględnie mają obowiązek pamiętać reprezentanci wielu branż. Do Sanepidu obowiązkowo zgłaszać się muszą m.in. przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w zakresie produkcji żywności. Obowiązek dotyczy też np. fryzjerów, weterynarzy, kosmetyczek lub osób chcących otworzyć bar. Wniosek o dopisanie do rejestru należy złożyć nie później niż na 14 dni przed planowanym rozpoczęciem funkcjonowania firmy.

Przeczytaj także: Książeczka sanepidowska – kiedy jest potrzebna?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy 2024 – na co zwrócić uwagę?

Pod koniec 2021 roku zamieszczono plan kontroli Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2022-2024. W dokumencie znalazły się m.in. strategie działania w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy czy z zakresu legalności zatrudnienia. W związku z trwającą pandemią zaplanowano również działania w zakresie zapobiegania i zwalczania COVID-19 czy innych chorób zakaźnych.

Program działania Państwowej Inspekcji Pracy na lata 2022-2024 obejmuje 3 kluczowe strategie:

• kontroli i działań prewencyjnych dla sektora budowlanego,
• kontroli zagrożeń chemicznymi czynnikami środowiska pracy,
• wzmożonego nadzoru nad zakładami pracy.

Inspektorzy PIP w pierwszej kolejności przyjrzą się nieprawidłowościom związanym z zatrudnieniem na podstawie umów cywilnoprawnych, a także naruszeniu przepisów o czasie pracy czy wpłacie wynagrodzeń i innych świadczeń, które wynikają ze stosunku pracy. Działania Państwowej Inspekcji Pracy mają zapobiegać i zwalczać kwestie nielegalnego zatrudniania obywateli Polski, jak i obcokrajowców.

Sprawdź, jak przygotować się do kontroli PIP.

PIP, Kodeks Pracy, nieprawidłowości – jak się przed nimi bronić?

Najlepszym sposobem obrony przed ewentualnymi skargami pochodzącymi od pracowników, a także negatywnymi skutkami kontroli PIP, będzie perfekcyjna znajomość przepisów prawa pracy oraz ich konsekwentne wdrażanie w swojej firmie. Nie zawsze jednak jesteśmy w stanie o wszystkim pamiętać. Z pomocą przychodzi Kadromierz. Narzędzie to automatycznie dba, aby grafik pracy był zgody z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy. Dotyczy to nie tylko dobowych norm czasu pracy, ale wielu innych rzeczy, które mogą łatwo umknąć podczas „ręcznego” ustalania harmonogramu pracy.