Zaufać pracownikom, czy kontrolować wszystko co robią?

Zaufanie jest kluczem do dobrych relacji międzyludzkich—niezależnie czy chodzi o relację kobieta-mężczyzna, czy pracodawca-pracownik. Tylko czy zaufanie może iść w parze ze ścisłą kontrolą pracownika w miejscu pracy?

Jakby na to nie spojrzeć, to kontrola wydaje się być antytezą zaufania. Jeśli ufamy w 100%, że recepcjonista lub kelner przyjdzie do pracy na czas i wyjdzie po zakończeniu swojej zmiany, to po co kontrolować czy pracownik rzeczywiście to robi? Spójrzmy na to jednak z innej strony — mniej humanistycznej, a bardziej praktycznej.

Życie swoje, a biznes swoje

Jest kilka bardzo ważnych aspektów, które odróżniają relację pracownik-pracodawca od innych relacji, jakie nawiązujemy w życiu.

Tak jak z relacji damsko-męskich nikt nas nie będzie rozliczał, to pracodawca musi się stale rozliczać z relacji z pracownikiem:

• płacić regularnie pensję za wyrobiony czas pracy,
• rozliczać podatki z fiskusem,
• prowadzić ewidencję zatrudnienia i czasu pracy,
• prowadzić ewidencję wypłaconych pensji,

…i tak dalej. Każdy pracodawca wie, ile dodatkowych zobowiązań generuje legalne zatrudnianie ludzi w firmie. W związku z powyższym, kontrola pracownika w firmie nabiera innego znaczenia niż w zwykłych związkach międzyludzkich. Kontrola nie jest tutaj czymś, co pracodawca sobie wymyśla, ponieważ chce uprzykrzyć na siłę życie swoim pracownikom, czy dlatego że ma kompleks niższości.

W biznesie kontrola wynika bardziej z tego, że aby prowadzić firmę i nie splajtować, to wszystko trzeba ewidencjonować.

Czyli po prostu zapisywać. Przykład mierzenia czasu pracy. Można by pomyśleć, że jest to złośliwe i zbędne działanie, ale w rzeczywistości jest  o działanie, które pomaga pracodawcy uniknąć wielu problemów i ułatwia prowadzenie działalności.

Innymi słowy, dzięki temu biznes może lepiej funkcjonować, a kiedy biznes sprawnie funkcjonuje to każdemu jest lepiej – tak pracodawcy, jak i pracownikom.

W jaki sposób pracodawcy tracą zaufanie?

Przejdźmy do trudniejszego, praktycznego zagadnienia budowania zaufania wśród pracowników. Amerykańscy badacze uniwersyteccy Holly Henderson Brower, Scott Wayne Lester i M. Audrey Korsgaard od roku 2007 do 2017 badali relacje setek par menadżer-pracownik w rozmaitych firmach. Główny wniosek z badania jest dość prost — zaufanie rodzi zaufanie. Ciężko go przełożyć na praktyczne działanie, na szczęście autorzy badania opisali również kilka kluczowych problemów, które powodują, że pracownicy tracą zaufanie do szefostwa.

Pierwszym takim problemem jest brak świadomości konsekwencji własnego działania. To oznacza, że pracodawcy często nie zdają sobie sprawy z tego, że ich zachowanie nie budzi zaufania pracowników. Z góry zakładają, że pracownik im ufa niezależnie od tego, co zrobią czy powiedzą.

Drugi problem to nadmierne minimalizowanie ryzyka. Badanie pokazało, że w wielu firmach strach przed wyciekiem informacji jest tak ogromny, że pracownikom nie mówi się praktycznie nic. W efekcie sygnał, jaki dostają pracownicy, jest taki, jakby powiedziano im „my jesteśmy szefostwem i my decydujemy, Wy macie tylko harować i robić, co mówimy”.

Trzeci problem to skupienie na minimalizacji kosztów. Zmniejszanie kosztów firmowych jest ważną częścią optymalizacji biznesu, ale nie jest to absolutnie klucz do zwiększenia zysków. Zyski powinno się zwiększać, chociażby generując nowe relacje biznesowe i zwiększając w strategiczny sposób ilość klientów. Przez nadmierne myślenie o kosztach, pracodawcy mogą zacząć widzieć pracowników jako roboty do pracy generujące dodatkowe koszty. Stąd już tylko równia pochyła do plajty.

Jak odzyskać zaufanie pracowników?

Badacze opisali również kilka sposobów na zwiększenie zaufania, które mogą się przydać każdemu pracodawcy.

Pierwszy to obserwacja. Brzmi banalnie, jednak jak już wiemy niektórzy pracodawcy nie mają nawet świadomości, że to, co robią, niszczy zaufanie pracowników—a jak powszechnie wiadomo, pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest zauważenie, że problem istnieje. Dlatego, zamiast zakładać, że pracownicy nam ufają, warto jest spojrzeć na swoje działania, na nie zmieniane od lat ‘standardowe’ praktyki firmowe, czy po prostu zacząć rozmawiać szczerze z pracownikami o tym, czy czują się dobrze
w pracy.

Drugi sposób na budowanie zaufania pracowników to przekazywanie kontroli. Rolą menadżera nie powinno być kontrolowanie każdej, nawet najmniejszej decyzji pracownika. Nawet jeśli pracownik jest kompetentny i zaufamy mu, że podejmie właściwą decyzję, to czasem może się pomylić. Trzeba się z tym po prostu pogodzić i dać pracownikom popełniać błędy, inaczej nie będą mieli jak rozwinąć skrzydeł. Jeśli pracodawca ma zerową tolerancję na błędy i każda decyzja w firmie musi przejść przez niego, to taki menadżer staje się przeszkodą we własnym biznesie.

Trzeci sposób to dzielenie się informacjami. W wielu firmach, szczególnie w naszym kraju, panuje przekonanie, że pracownikpowinien wiedzieć niezbędne minimum i nie pytać się o nic,  tylko skupić się na pracy. To bardzo mylne przekonanie. Istnieje wiele progresywnych firm, w których wszystkie informacje o firmie są otwarte do wglądu dla każdej zatrudnionej osoby. Ta otwartość buduje nie tylko zaufanie, ale też poczucie zbiorowej odpowiedzialności.

Bardzo dobrym przykładem takiej firmy jest Netflix. Reed Hastings, współzałożyciel i szef tego nowoczesnego giganta contentu, wspomina o tym w niedawno opublikowanym wywiadzie dla TED. Reed stwierdził jasno, że otwartość jest jednym z kluczowych filarów sukcesu Netflixa. Jeśli w firmie, która w kilka lat praktycznie przerosła Disneya, dzielenie się informacjami z pracownikami nie zniszczyło biznesu to prawdopodobnie w hotelu, restauracji, czy klubie też tak się nie stanie.

Jak odzyskać zaufanie pracowników?

Koniec końców w dobrze prosperujących firmach kontrola zawsze idzie w parze z zaufaniem. Nikt nie chce pracować w firmie, gdzie nie można nikomu zaufać. Kontrola zaś powinna ograniczyć się do tych aspektów, które pracodawca jest prawnie zobowiązany do ewidencjonowania—wypłaty, czas pracy, podatki, urlopy, i tym podobne. Dopiero po połączeniu tych dwóch rzeczy pracodawcy mogą budować prosperujący biznes. Inaczej stale będą się potykać o różne przeszkody.