Praca zdalna – jak pracodawca może kontrolować obecność pracowników?

Pandemia koronawirusa wymusiła wykonywanie pracy zdalnej w wielu firmach. Mimo początkowych obaw dotyczących m.in. wydajności pracownika praca zdalna na stałe zagościła w wielu przedsiębiorstwach także w popandemicznej rzeczywistości. Monitorowanie pracy zdalnej jest jednak trudniejsze niż w przypadku pracy stacjonarnej. Sprawdź, co prawo pracy mówi o możliwości kontroli pracowników.

Wykonywanie pracy zdalnej – regulacje prawne

Kodeks pracy nie zawiera definicji pracy zdalnej. Pandemia koronawirusa wymusiła niejako powstanie regulacji w tym zakresie. Zapisy dotyczące pracy zdalnej znalazły się w tzw. tarczach antykryzysowych, zgodnie z którymi:

• Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
• Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.
• Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
• Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
• Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu.
• Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Tarcza antykryzysowa 4.0. nie wspomina jednak o monitorowaniu pracy zdalnej.

Kontrola pracowników a prawo pracodawcy

Według Kodeksu pracy, który obowiązuje każdego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę, jednym z głównych obowiązków podwładnego jest sumienne i staranne stosowanie się do poleceń przełożonego (art. 100 § 1 KP). Z racji tego, iż skierowanie do wykonywania pracy zdalnej jest traktowane jako polecenie służbowe, otrzymująca je osoba nie ma możliwości odmowy. Ta kwestia nie dotyczy zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia – w przypadku umów cywilnoprawnych nie trzeba stosować przepisów Kodeksu pracy.

Kontrola w przypadku telepracy

Mimo że kontrola pracy zdalnej nie została wprost opisana w Kodeksie pracy, znalazła się jednak wzmianka o prawie do nadzorowania telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Kontrola telepracy może odbywać się w zakresie:

• wykonywanych czynności,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego pracownikowi sprzętu.

Aby jednak móc podjąć którykolwiek z powyższych kroków, pracodawca musi uzyskać zgodę zatrudnionego, jak również odpowiednio dostosować sposób przeprowadzania kontroli, pamiętając o prywatności pracownika.

Jak powinno przebiegać monitorowanie pracy zdalnej?

W przypadku monitorowania pracy zdalnej musimy uważać, aby nie nastąpiło naruszenie prywatności pracownika. Sposób kontroli powinien być adekwatny do wielkości wykonywanych obowiązków czy rodzaju danej pracy. Pomocne może okazać się wprowadzenie stosownego regulaminu, w którym pracodawca precyzyjnie określi zakres praw i obowiązków obu stron, bądź umieszczenie takich informacji w układzie zbiorowym pracy.

O ile kontrola pracy zdalnej na służbowym sprzęcie jest stosunkowo łatwa do przeprowadzenia, w przypadku prywatnych komputerów może się to okazać nieco trudniejsze, ponieważ może dojść do naruszenia prywatności pracownika poprzez wyciek prywatnych danych.

Monitorowanie pracy wykonywanej w trybie home office może przybrać różne formy – od okresowego sprawdzania listy zrealizowanych czynności, po bardziej radykalne środki, takie jak wgląd w służbową pocztę elektroniczną.

Kontrola pracy zdalnej – jak zrobić to efektywnie?

W praktyce monitorowanie pracy zdalnej nie musi być trudne. Najpopularniejszą metodą bez wątpienia jest kontrola poczynań pracowników za pomocą środków elektronicznych. Zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania zajmuje kilka minut. Nie tylko umożliwia ono stały kontakt z podwładnymi, ale również pozwala monitorować czas spędzany przy komputerze oraz długość logowania w systemie firmy. Ponadto każdy pracodawca zyskuje możliwość narzucenia pracownikowi konieczności sporządzania i raportowania codziennej ewidencji.

Jakie narzędzie wybrać?

Narzędziem, które ułatwi monitorowanie pracy zdalnej, jest Kadromierz. Aplikacja wyposażona jest w moduł rejestracji czasu pracy, który może zostać uruchomiony na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Dzięki elektronicznej liście obecności online realizowanie czynności kontrolnych stanie się dużo prostsze. Pracodawca może sprawdzić, czy wszyscy pracownicy są na swoich stanowiskach, kto jest nieobecny, spóźnił się lub pracuje w nadgodzinach.

Na podstawie zgromadzonych danych o godzinach pracy możesz wygenerować automatycznie ewidencję czasu pracy i wyeksportować ją do druku, XLS lub programów kadrowo-płacowych. Rozpocznij pracę z Kadromierzem i zarządzaj czasem pracy zdalnej efektywnie.