Wynagrodzenie a Kodeks pracy – jakie obowiązki ma pracodawca?

Wynagrodzenie a Kodeks pracy – to temat, który interesuje zarówno pracowników, jak i pracodawców. Dla pracownika wynagrodzenie to podstawowe źródło dochodu. Dla pracodawcy – obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy. Dowiedz się, co na temat wynagrodzenia pracownika mówią przepisy Kodeksu pracy.

Wynagrodzenie – definicja w Kodeksie pracy

W Kodeksie pracy nie znajdziemy wprost zdefiniowanego pojęcia wynagrodzenia, jednak podstawowe informacje na jego temat znajdują się w art. 78-91 KP. Zgodnie z art. 78 § 1 wynagrodzenie powinno odpowiadać rodzajowi pracy, kwalifikacjom pracownika oraz ilości i jakości świadczonej pracy.

Podstawowa zasada wypłaty wynagrodzenia została ujęta w art. 80 KP, który stanowi, że wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za wykonaną pracę. Oznacza to, że prawo do wynagrodzenia powstaje w zamian za faktyczne świadczenie pracy na rzecz pracodawcy. Istnieją jednak wyjątki, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia mimo niewykonywania pracy — na przykład w przypadku urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego czy przestoju niezawinionego przez pracownika.

Wynagrodzenie za czas gotowości do pracy

Przepisy Kodeksu pracy przewidują sytuacje, w których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, mimo że nie wykonuje faktycznie pracy. Jednym z takich przypadków jest gotowość do pracy. Zgodnie z art. 81 § 1 KP, jeżeli pracownik był gotów do wykonywania pracy, lecz doznał przeszkód z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, przysługuje mu wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy.

W takim przypadku wynagrodzenie przysługuje w wysokości określonej w umowie o pracę lub w regulaminie wynagradzania, nie niższej niż 60% wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika. Jeżeli zaś taki składnik nie został wyodrębniony, podstawą ustalenia kwoty jest średnie wynagrodzenie z ostatnich miesięcy.

Kodeks pracy a wypłata wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzenia to podstawowy obowiązek pracodawcy, szczegółowo uregulowany w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 84 KP, pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Warto pamiętać, że pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu (art. 85 § 1 KP), określić w umowie o pracę lub w regulaminie system i zasady naliczania wynagrodzeń, zapewnić, że wynagrodzenie nie będzie niższe niż kwota minimalnego wynagrodzenia.

Zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w 2025 roku wynosi ono 4666 zł brutto.

Termin wypłaty wynagrodzenia a Kodeks pracy

Jeśli wynagrodzenie jest płatne miesięcznie, powinno zostać wypłacone z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego wysokości, jednak nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca (art. 85 § 2 KP). Co ważne, gdy ustalony dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym (art. 85 § 3 KP).

Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku wypłaty wynagrodzenia w terminie lub w należnej wysokości stanowi poważne naruszenie prawa pracy. Może to skutkować:

• roszczeniem pracownika o zaległe wynagrodzenie wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie,
• skargą do Państwowej Inspekcji Pracy, która ma prawo nałożyć na pracodawcę karę grzywny,
• potencjalną odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec pracownika.

Forma wynagrodzenia a Kodeks pracy

Zgodnie z art. 86 § 2 Kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane w formie pieniężnej. Wyjątkowo, zgodnie z przepisami lub umową, możliwe jest także częściowe spełnienie tego świadczenia w formie niepieniężnej, jednak nie może ono zastępować całości wynagrodzenia.

Od 2019 r. podstawową formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy wskazany przez pracownika (art. 86 § 3 KP). Wypłata gotówkowa jest możliwa jedynie na pisemny wniosek pracownika.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia przejrzystości rozliczeń. Przy każdej wypłacie wynagrodzenia pracownik powinien otrzymać informację o:

• wysokości wynagrodzenia brutto i netto,
• poszczególnych składnikach wynagrodzenia,
• dokonanych potrąceniach (np. składki ZUS, zaliczki na podatek dochodowy).

Zasady naliczania wynagrodzeń

Kodeks pracy traktuje wynagrodzenie jako świadczenie złożone. Na wysokość wynagrodzenia pracownika składają się różne elementy, których zasady naliczania powinny być jasno określone w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym. Najczęściej są to:

• wynagrodzenie zasadnicze — stała kwota ustalona w umowie o pracę, np. 6000 zł brutto miesięcznie,
• dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatek za pracę w nocy,
• dodatek stażowy,
• premie.

Dodatkowo mogą występować inne składniki, takie jak: nagrody jubileuszowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, odprawy czy świadczenia z ZFŚS.

Ważne jest, aby wszystkie składniki wynagrodzenia, które stanowią stałe lub powtarzalne elementy płacy, były naliczane według jasno określonych zasad, znanych pracownikom i stosowanych w sposób jednolity dla osób wykonujących porównywalne prace. Nieprzejrzyste zasady naliczania wynagrodzeń — np. arbitralne premiowanie bez określonych kryteriów — mogą być uznane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 183c KP) i prowadzić do sporów.

Ochrona wynagrodzenia a Kodeks pracy

Szczególnie ważnym elementem ochrony wynagrodzenia są przepisy dotyczące potrąceń. Kodeks pracy w art. 87 określa dokładnie, kiedy i w jakim zakresie pracodawca może dokonać potrąceń z wynagrodzenia. Ma to na celu ochronę pracownika przed nieuzasadnionym pomniejszaniem jego dochodów.

Do potrąceń z wynagrodzenia, do których nie jest wymagana zgoda pracownika, należą:

• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• zaliczka na podatek dochodowy,
• sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych — do wysokości 3/5 wynagrodzenia,
• sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności — do wysokości 1/2 wynagrodzenia,
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 KP (np. za nieprzestrzeganie przepisów BHP, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia) — łącznie nie mogą przekroczyć 1/10 wynagrodzenia netto.

Każde inne potrącenie z wynagrodzenia może zostać dokonane wyłącznie za wyraźną, pisemną zgodą pracownika, a zgoda ta musi być konkretna — nie może być udzielona blankietowo na przyszłe, nieokreślone potrącenia.

Sprawdź, czy pracodawca może obniżyć wynagrodzenie pracownika.

Kwota wolna od potrąceń

W przypadku potrąceń niealimentacyjnych ustawodawca wprowadza dodatkową ochronę, ustanawiając tzw. kwotę wolną od potrąceń. Jest to minimalna kwota wynagrodzenia netto, którą pracownik musi zachować do swojej dyspozycji, aby mieć zapewnione środki na podstawowe potrzeby życiowe.

Dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy kwotą wolną od potrąceń jest co najmniej wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę netto — po odliczeniu obowiązkowych składek i podatku. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu kwota ta jest proporcjonalnie zmniejszana.