Jak działa urlop na żądanie pracownika?

Urlop na żądanie jest przywilejem zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jest to specyficzny rodzaj urlopu, który daje pracownikom możliwość skorzystania z wolnego dnia bez wcześniejszego planowania. Pracownik może go wykorzystać w nagłych i wyjątkowych okolicznościach, które uniemożliwiają pojawienie się w pracy. Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat urlopu na żądanie.

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego. Nie zwiększa więc wymiaru okresu, jaki przysługuje pracownikowi na odpoczynek. Zmienia jednak sposób, w jaki może on być zgłoszony – pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Są to dni wolne, które pracownik może wykorzystać w przypadku wystąpienia niespodziewanej sytuacji życiowej. W odróżnieniu od urlopów takich jak urlop ojcowski czy macierzyński nie zamieszcza się go w planie urlopów z wyprzedzeniem i zamieścić w planie urlopów.

Pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu na żądanie przysługującego pracownikowi 4 dni w roku kalendarzowym. Co ważne pracownik nie może przekroczyć wymiaru tego urlopu niezależnie od liczby umów o pracę, które wiążą go w danym roku. Zatem dni urlopu na żądanie obowiązują każdego pracownika w takim samym wymiarze, niezależnie od zmiany miejsca zatrudnienia.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie lub umowa o dzieło, nie istnieje obowiązek udzielenia urlopu na żądanie. Jednak to, że zleceniobiorca nie może złożyć wniosku o urlop wypoczynkowy, nie oznacza jednoznacznie, że nie przysługują mu płatne dni wolne od pracy. To kwestia ustaleń między stronami umowy zlecenia. Wg art. 353(1) Kodeksu cywilnego strony umowy mogą uzgodnić jej treść według uznania, pod warunkiem że ustalenia umowy nie sprzeciwiają się ustawie, właściwości stosunku prawnego i zasadom życia społecznego.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma do dyspozycji 4 dni urlopu na żądanie, które są częścią urlopu wypoczynkowego.

Jeśli więc staż pracownika jest krótszy niż 10 lat, pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 z nich będzie mógł wykorzystać w trybie urlopu na żądanie. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi ze stażem pracy powyżej 10 lat, któremu przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego. W tej sytuacji również ma 4 dni do wykorzystania jako urlop na żądanie. Zatem, jeśli pracownik wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, będzie mógł przeznaczyć jedynie 16 lub 22 dni na urlopy wypoczynkowe.

Liczba dni urlopu na żądanie nie zmniejsza się w przypadku zatrudnienia na pół etatu. Jednak osoba zatrudniona na pół etatu ma proporcjonalnie obniżoną liczbę dni urlopowych. Gdy staż pracy wynosi poniżej 10 lat, będzie to 10 dni urlopu, a jeśli pracownik przepracował więcej niż 10 lat – 13 dni. W każdym z tych wypadków pracownik ma 4 dni, które można wykorzystać w trybie urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie a równoważny system czasu pracy

Sytuacja się komplikuje, gdy mamy do czynienia z równoważnym systemem czasu pracy. W takim systemie dobowa norma czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym może zostać wydłużona do 12, 16 lub 24 godziny.

W równoważnym systemie czasu pracy często przelicza się urlop na godziny, co w takim wypadku oznacza, że wymiar urlopu na żądanie wynosi 32 godziny (4 x 8). Wtedy ilość udzielonego urlopu zależy od liczby godzin pracy zaplanowanych na dany dzień roboczy.

Jest to jednak praktyka nieznajdująca uzasadnienia w przepisach Kodeksu pracy. Urlop jest zawsze udzielany w takiej liczbie godzin, jaka przypadałaby do przepracowania w dany dzień.

Jeśli pracownik zgłosi wniosek o urlop na żądanie 4 razy w danym roku kalendarzowym w dniach, w których miałby przepracować po 12 godzin, będzie to w pełni zgodne z prawem, a pracodawca nie ma możliwości skrócenia tego czasu z 48 (4 × 12) do wspomnianych wcześniej, 32 godziny.

Urlop na żądanie – ile przysługuje w pierwszej pracy?

Jeżeli pracownik rozpoczyna swoją pierwszą pracę i nabywa prawa do dni wolnych wraz z upływem kolejnych miesięcy, wówczas może już wykorzystać pierwsze dni wolnego jako urlop na żądanie.

W sytuacji, kiedy pracownik przepracował 3 pełne miesiące i nabył prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego, 4 z nich może wykorzystać w formie urlopu na żądanie.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Mimo że niewykorzystany urlop wypoczynkowy można wykorzystać w kolejnym roku kalendarzowym, sytuacja wygląda inaczej w przypadku urlopu na żądanie. Każdemu pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie obowiązujące w roku kalendarzowym. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu najpóźniej do końca roku, nie przechodzi on na rok kolejny.

Czy urlop na żądanie można łączyć?

W zależności od potrzeb każdy pracownik może dowolnie konfigurować przysługujący mu urlop na żądanie. Może zatem zdecydować się na:

• 4 dni urlopu jednorazowo,
• 4 dni wolnego osobno,
• dwukrotnie po 2 dni urlopu,
• jednorazowo 3 dni wolnego oraz jeden dzień osobno.

Niezależnie od tego, na jaką liczbę dni wolnych od pracy zdecyduje się zatrudniony, w żadnym wypadku nie ma on obowiązku uzasadnienia swojego stanowiska. Kodeks pracy jasno zaznacza, że urlop na żądanie jest czasem, z którego żaden pracownik nie musi się tłumaczyć, ponieważ najczęściej powody urlopu są bardzo osobiste.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Choć funkcjonuje przekonanie, że udzielenie urlopu na żądanie to obowiązek pracodawcy, to nie do końca jest to prawdą. Po stronie pracownika leży złożenie wniosku, natomiast pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu – w praktyce jednak odmowa pracodawcy rzadko ma miejsce i może wystąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach.

Jednym z nich będzie zbiorowe skorzystanie z urlopu na żądanie przez grupę pracowników tego samego dnia, jeśli istnieją podejrzenia, że jest to forma strajku. Inna sytuacja, w której pracodawca może nie udzielić wolnego na żądanie, to konieczność zadbania o ważne interesy pracodawcy.

Dotyczy to m.in. zakładów produkcyjnych w okresie wzmożonej aktywności lub w czasie braków kadrowych. Nieobecność pracownika nie może więc rujnować grafiku firmy i powodować gorszej obsługi klientów bądź przestojów w produkcji.

Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Urlop z tytułu siły wyższej nie zastępuje urlopu na żądanie. Urlop z powodu siły wyższej to zwolnienie z pracy obowiązujące w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, w przypadkach, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Za czas tego zwolnienia pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia.

Według Kodeksu pracy pracownik nie musi podawać powodu urlopu na żądanie. Nie ma zatem konkretnych przyczyn, które uprawniają do tego rodzaju urlopu. Natomiast w przypadku zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej sytuacja musi mieć charakter nieoczekiwany i nadzwyczajny, związany z wystąpieniem pilnej sprawy rodzinnej lub wypadku, które wymagają uczestnictwa pracownika.

Urlop z powodu siły wyższej można też wykorzystać w trakcie dnia pracy, ponieważ sytuacja wymagająca obecności pracownika może wyniknąć w ciągu dnia pracy. W przypadku urlopu na żądanie pracownik może skorzystać z niego jedynie przed rozpoczęciem pracy.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Ponieważ urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, jest to urlop płatny. Za jego wykorzystanie należy się wynagrodzenie w wysokości kwoty, jaką pracownik by otrzymał, pracując w tym czasie. Do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy wliczyć także zmienne składniki. Oblicza się je na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwoty te znacznie różnią się w ciągu tych miesięcy, okres ten można przedłużyć do 1 roku.

Urlop na żądanie – kiedy zgłosić?

Zasady zgłaszania urlopu na żądanie są bardziej elastyczne niż w przypadku urlopu wypoczynkowego. Niemniej jednak pracownik ma obowiązek zgłoszenia potrzeby wolnego. Z racji tego, że bardzo często następuje on niespodziewanie, żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, nawet jeśli będzie to chwilę przed rozpoczęciem pracy.

Trzeba również pamiętać, że pod żadnym pozorem nie istnieje możliwość odbycia dnia wolnego oraz poinformowania pracodawcy o wykorzystanym urlopie na żądanie już po fakcie.

Urlop na żądanie – jak zgłosić?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy nie istnieje jeden określony sposób, za pomocą którego pracownicy powinni zgłaszać pracodawcom chęć skorzystania z urlopu na żądanie. Najlepiej więc zrobić to w najdogodniejszy dla siebie sposób.

Najczęściej wybieraną metodą jest więc telefoniczne lub e-mailowe poinformowanie przełożonego o dniu wolnym od pracy. Będąc w dobrych stosunkach z przełożonym, można także zdecydować się na krótką wiadomość SMS.

Elektroniczny wniosek o udzielenie urlopu – jak to działa?

W naglących sytuacjach połączenia telefoniczne lub wysyłane wiadomości tekstowe mogą bywać zawodne. Wystarczy, że przełożony nie będzie mógł odbyć rozmowy lub przeoczy informację o prośbie o przyznaniu dnia wolnego od pracy.

Aby uniknąć przykrych konsekwencji takich zdarzeń, warto stawiać na innowacyjne rozwiązania, które usprawniają zarządzanie firmą. Jednym z nich jest system Kadromierz, który wśród swoich licznych funkcji ma możliwość elektronicznego składania wniosków urlopowych.

Poprzez wygodną aplikację dla pracowników może on w kilka chwil utworzyć elektroniczne wnioski urlopowe, które następnie przekazuje pracodawcy w celu weryfikacji i rozpatrzenia. Po uzyskaniu zgody na urlop zatrudniony automatycznie zostaje o tym poinformowany przez aplikację Kadromierz. Dzięki temu wszystkie formalności zostają ograniczone do minimum – w tym także zbędna dokumentacja. W razie potrzeby można jednak swobodnie wydrukować ją z programu.