Umowa o dzieło a ZUS – co musi wiedzieć pracodawca?

Zatrudnianie pracowników na podstawie różnych form umów wiąże się z określonymi obowiązkami wobec ZUS. Pracodawcy muszą dokładnie rozróżniać, jakie zasady dotyczą składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w przypadku rodzajów umów, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia oraz umowa o dzieło. W artykule omówimy, czym jest umowa o dzieło, jakie są jej obowiązki w kontekście składek ZUS, a także kiedy zgłoszenie takiej umowy jest obowiązkowe.

Czym jest umowa o dzieło?

Umowa o dzieło to forma umowy cywilnoprawnej, której zasady nie podlegają Kodeksowi pracy, a są regulowane przepisami Kodeksu cywilnego, konkretnie art. 627–646. Jest to kontrakt, w ramach którego wykonawca dzieła (zwany przyjmującym zamówienie) zobowiązuje się do wykonania określonego dzieła, czyli konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu pracy. Zleceniodawca natomiast zobowiązuje się do wypłacenia wynagrodzenia za wykonanie dzieła.

W odróżnieniu od umowy o pracę umowa o dzieło nie wiąże stron relacją pracowniczą – nie definiuje miejsca, czasu ani sposobu wykonywania zleconych zadań. To wykonawca umowy samodzielnie organizuje swoją pracę, a najważniejszym kryterium rozliczenia jest osiągnięcie finalnego efektu, czyli ukończenie dzieła. Przykładem może być napisanie artykułu, stworzenie projektu graficznego czy wykonanie określonego remontu.

Choć umowy o dzieło są umowami cywilnoprawnymi, różnią się także znacząco od umów zlecenia. W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca odpowiada za należytą staranność w wykonywaniu czynności, ale nie gwarantuje osiągnięcia konkretnego efektu. Umowa o dzieło jest natomiast umową rezultatu, gdzie kluczowy jest rezultat umowy, czyli uzyskanie określonego dzieła. Ponadto nie zakłada ona trwałego związku między stronami ani włączenia wykonawcy w struktury organizacyjne zlecającego.

Umowa o dzieło a składki ZUS

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę ma obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS, co wynika z przepisów Kodeksu pracy. W przypadku umowy o dzieło, która jest regulowana przez Kodeks cywilny, sytuacja wygląda jednak inaczej. Tego rodzaju umowa nie stanowi podstawy do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnych. Osoby pracujące na podstawie umowy o dzieło nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, takim jak ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe czy wypadkowe, ani ubezpieczeniu zdrowotnemu. W efekcie pracodawca nie ma obowiązku odprowadzania składek ZUS z tytułu umowy o dzieło.

Umowa o dzieło a ZUS – kiedy odprowadzanie składek jest konieczne?

Warto jednak zwrócić uwagę na pewne wyjątki, które mogą skutkować koniecznością odprowadzania składek. Jeżeli umowa o dzieło zostanie zawarta z osobą, która równocześnie jest zatrudniona u tego samego pracodawcy na umowę o pracę, wówczas powstaje obowiązek oskładkowania umowy o dzieło. Dzieje się tak, ponieważ ZUS może uznać, że w takim przypadku mamy do czynienia nie z odrębną umową cywilnoprawną, ale z przedłużeniem obowiązków wynikających z umowy o pracę. W takiej sytuacji umowa o dzieło jest w zakresie ubezpieczeń społecznych traktowana na równi z umową o pracę, a wynagrodzenie z tego tytułu stanowi podstawę wymiaru składek. Dzieje się tak również w sytuacji, gdy wykonawca dzieła podpisze umowę z podmiotem trzecim, lecz w rezultacie pracuje na rzecz własnego pracodawcy.

Podobnie, jeśli umowa o dzieło zostanie zawarta w sposób, który w praktyce spełnia kryteria charakterystyczne dla umowy zlecenia, ZUS może zakwestionować taki kontrakt i nałożyć obowiązek ubezpieczeń społecznych. W przypadku stwierdzenia, że przedmiotem umowy o dzieło są czynności polegające na świadczeniu usług bez konkretnego rezultatu, umowa może zostać uznana za umowę zlecenia. Wówczas wykonawca dzieła podlega ubezpieczeniom społecznym, a płatnik składek jest zobowiązany do odprowadzania składek ZUS.

Zgodnie z przepisami prawa, szczególną uwagę należy zwrócić na rzeczywisty charakter umowy. ZUS często przeprowadza kontrole mające na celu sprawdzenie, czy umowy o dzieło nie są zawierane w celu obejścia przepisów dotyczących składek ubezpieczeniowych. W przypadku stwierdzenia, że charakter pracy nie spełnia wymogów dla umowy o dzieło (np. praca nie prowadzi do uzyskania określonego dzieła), umowa może zostać przekwalifikowana i objęta obowiązkiem ubezpieczeń społecznych, co wiąże się z koniecznością opłacenia zaległych składek.

Umowa o dzieło a minimalne wynagrodzenie

W przeciwieństwie do umowy o pracę czy umowy zlecenia, umowa o dzieło nie podlega przepisom dotyczącym minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia mają zastosowanie do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz, od 1 stycznia 2017 roku, do osób świadczących usługi na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego.

Umowa o dzieło, regulowana przez art. 627–646 Kodeksu cywilnego, nie jest objęta tymi przepisami. Oznacza to, że strony umowy mają swobodę w ustalaniu wysokości wynagrodzenia za wykonanie dzieła. Ta swoboda wynika z zasady wolności umów określonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego, która pozwala stronom kształtować stosunek prawny według własnego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Niemniej jednak wynagrodzenie powinno być adekwatne do zakresu i charakteru umowy, aby uniknąć zarzutów o obejście przepisów prawa pracy. Ponadto zawieranie umów o dzieło z rażąco niskim wynagrodzeniem może być uznane za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.

Umowa o dzieło a podatek dochodowy

Przychód uzyskany z tytułu umowy o dzieło podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wykonawca umowy jest zobowiązany do uwzględnienia tego przychodu w rocznym zeznaniu podatkowym. Płatnik składek (zleceniodawca) ma obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy i odprowadzenia jej do urzędu skarbowego.

Jeżeli umowa o dzieło zostaje zawarta z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, sytuacja może się skomplikować. Jeśli charakter umowy wskazuje na świadczenie usług w ramach prowadzonej działalności, przychód uzyskany z umowy o dzieło może być traktowany jako przychód z działalności gospodarczej. Wówczas wykonawca samodzielnie rozlicza podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Umowa o dzieło – czy należy zgłaszać ją do ZUS-u?

Od 1 stycznia 2021 roku każda zawarta umowa o dzieło musi zostać zgłoszona do ZUS. Zgodnie z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca wykonanie dzieła ma obowiązek poinformować Zakład Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli spełniony zostanie jeden z poniższych warunków:

• umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy,
• w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Zgłoszenie powinno nastąpić w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy, za pomocą formularza ZUS RUD. Obowiązek zgłaszania umów o dzieło ma na celu zwiększenie kontroli nad prawidłowością zawieranych umów cywilnoprawnych oraz zapobieganie nadużyciom w zakresie unikania obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Skutki niezgłoszenia umowy o dzieło do ZUS

Brak zgłoszenia zawartej umowy o dzieło do ZUS może skutkować nałożeniem kar na płatnika składek. ZUS ma prawo przeprowadzić kontrolę i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości nałożyć na pracodawcę obowiązek przekazania zaległych składek wraz z odsetkami. Ponadto, jeśli umowa o dzieło zostanie zakwestionowana i uznana za umowę zlecenia lub umowę o pracę, może powstać obowiązek uregulowania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne za cały okres trwania umowy.