Telefon służbowy – co musi wiedzieć pracownik?

Obecnie wielu pracowników otrzymuje do dyspozycji firmowy sprzęt np. komputer czy służbowy telefon. Powszechne stało się więc także używanie telefonu służbowego do celów prywatnych, chociażby dlatego, że dla większości wygodniej jest operować jednym urządzeniem niż dwoma. Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat zasad korzystania z telefonu pracowniczego.

Korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych a koszty firmy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, żeby pracodawca mógł zaliczyć koszt abonamentu telekomunikacyjnego w poczet kosztów uzyskania przychodu, telefon musi być użytkowany przez pracownika wyłącznie w sprawach służbowych w czasie pracy. Wynika to z definicji wspomnianych kosztów. Prywatna rozmowa pracownika z założenia nie będzie związana z działalnością pracodawcy i nie prowadzi do uzyskania przez niego przychodu.

Prywatne rozmowy z telefonu służbowego a przychód pracownika

W powyższej sytuacji pracodawca ma dwa wyjścia – może wystawić pracownikowi fakturę, w ramach której ten pokryje koszt prywatnych rozmów albo zakwalifikować je jako świadczenie nieodpłatne na rzecz pracownika, co będzie wiązało się z powstaniem dodatkowego przychodu po jego stronie. Zarówno jedno, jak i drugie rozwiązanie nastręczało wiele kłopotów pracodawcom, gdyż trudno jest wyodrębnić spośród dziesiątek lub setek połączeń rozmowy prywatne, a sam ich koszt z reguły nie okazuje się znaczący.

Sprawdź, co powinieneś wiedzieć o wyjściu prywatnym w czasie pracy.

Telefon służbowy a rozmowy prywatne – korzystna interpretacja

Na szczęście pojawiła się już interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której wskazał on, że sporadyczne korzystanie ze służbowego telefonu nie wiąże się z powstaniem po stronie pracownika przychodu. Takie podejście wydaje się być wyrazem dostosowania instytucji skarbowych do aktualnej sytuacji na rynku usług telekomunikacyjnych. Najczęściej bowiem abonamenty telefoniczne pozwalają na rozmowy „bez limitu”, co sprawia, że ustalenie kosztu pojedynczego połączenia nie jest możliwe.

Telefon służbowy po godzinach pracy

Pozostawanie do dyspozycji pracodawcy po zakończeniu pracy musi być zgodne z prawem. Kodeks pracy stanowi, że pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Pracodawca może zobowiązać zatrudnionego do dodatkowych dyżurów, jednak odbieranie telefonu służbowego poza godzinami pracy traktowane będzie jako pracę w godzinach nadliczbowych. Przełożony powinien w zamian za to przyznać rekompensatę lub dodatkowe wynagrodzenie za czas dyżuru.

Sprawdź zasady odbioru nadgodzin!

Telefon służbowy do celów prywatnych – sprawdź koszt za Internet!

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku użytkowania służbowego telefonu do połączenia się z Internetem. Znany jest przykład pracownika, który w ciągu pierwszego miesiąca pracy w nowej firmie wygenerował w ramach abonamentu koszty w wysokości ok. 37 000 zł. Został on zwolniony z pracy oraz pozwany przez byłego pracodawcę. Korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych w jego przypadku związane było głównie z użytkowaniem Internetu. Sprawa dotarła aż do Sądu Najwyższego. Jak można przeczytać w uzasadnieniu wyroku, użytkowanie służbowego sprzętu do celów prywatnych jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy nie powoduje powstania szkody po stronie pracodawcy. W opisywanej sytuacji rachunek opiewał na bardzo wysoką kwotę, zwłaszcza gdy weźmie się pod uwagę standardowe wysokości rachunków innych pracowników, które zazwyczaj wynosiły około 200 zł. Dlatego też rekomenduj się sprawdzenie planów taryfowych i ewentualnych opłat za Internet, zwłaszcza tych obowiązujących poza granicami kraju, a także kontrolowanie ilości wykorzystanego transferu zagranicą – zarówno w telefonie służbowym, jak i prywatnym.