Systemy rejestracji czasu pracy – ich wady i zalety

Autor: Kadromierz

29 kwietnia 2022

Przeczytaj w: 3 minuty

Wdrożenie systemów rejestracji czasu pracy przynosi wiele korzyści, zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Pomagają one uniknąć niechcianych pomyłek w rozliczaniu wynagrodzeń, a także w planowaniu produkcji czy zarządzaniu projektami. Dowiedz się, jakie plusy i minusy mają nowoczesne czytniki czasu pracy.

Systemy RCP

Systemy RCP, czyli rejestracji czasu pracy pozwalają na elektroniczną rejestrację wejść i wyjść pracowników. Zastępują tym samym papierowe listy, gdzie podpisem należy potwierdzić swoją obecność. Działanie RCP opiera się na współpracy urządzeń rejestrujących z kartami identyfikującymi zatrudnione osoby. Jego podstawowymi elementami są rejestratory czasu pracy i karty zbliżeniowe. Z takiego rozwiązania może korzystać każda firma, niezależnie od branży czy liczby zatrudnionych pracowników – od mikroprzedsiębiorstw, po korporacje z wieloma oddziałami w różnych lokalizacjach. Średni czas wdrożenia systemu RCP wynosi zwykle od 3 do 4 tygodni i uzależniony jest m.in. od wielkości systemu.

Nowoczesne metody rejestracji czasu pracy

W dobie cyfryzacji jako urządzenia do rejestrowania wejść i wyjść pracowników można wykorzystać np. smartfon lub tablet. Z kolei dzięki połączeniu z Internetem wszystkie dane są na bieżąco wysyłane do systemu, jesteś w stanie sprawdzić listę obecności pracowników z dowolnego miejsca na Ziemi. Wykorzystanie posiadanych urządzeń mobilnych nie rodzi dodatkowych kosztów związanych z wdrożeniem oprogramowania. To sprawia, że usługa jest dostępna dla każdego i może zostać wdrożona nawet w małej firmie. Nowoczesny czytnik czasu pracy wykorzystuje technologię beaconów, dzięki czemu możesz nie tylko rejestrować czas pracy pracowników, ale także mierzyć ich aktywność w pracy.

Poznaj, 5 powodów, dla których warto sporządzić elektroniczną listę obecności.

Powszechne metody wykorzystywane do rejestrowania czasu pracy, to m.in.:

Czytnik zbliżeniowy – nowoczesny terminal na karty zbliżeniowe lub tablet. Wystarczy przyłożyć kartę do urządzenia, żeby potwierdzić swoją obecność w pracy. W momencie skanowania karty urządzenie wykonuje nam zdjęcie, co dodatkowo niweluje ryzyko, że ktoś odbije kartę za innego pracownika.

Czytniki linii papilarnych – identyfikacji użytkowników dokonuje się na podstawie odcisku palca. Tu także urządzeniem obsługującym może być tablet.

Skaner kodów QR – alternatywa dla kart zbliżeniowych. Tu wystarczy tylko smartfon. Ta metoda jest wykorzystywana na siłowniach lub innych obiektach do skanowania popularnych kart sportowych np. MultiSport.

Czytnik IP68 to także rozwiązanie na telefon. Dzięki swojej mobilności i właściwościom (odporność na wodę, pył i trudne warunki atmosferyczne) dedykowane zastosowaniu w terenie, na budowie, w miejscach z dużym zapyleniem itd.

Monitorowanie pracy na komputerze – swoją obecność w pracy można potwierdzić także w przeglądarce internetowej. Pracownik robi to po zalogowaniu się na swoje konto, za pomocą jednego przycisku. Wystarczy komputer lub dowolne urządzenie mobilne z dostępem do Internetu.

Usługi lokalizacji GPS – przy pomocy lokalizatora GPS możesz kontrolować pracowników pracujących zdalnie lub w terenie. System automatycznie przekształci współrzędne GPS na dokładny adres i zapisze go w raporcie. Wystarczy, że podasz współrzędne i promień definiujący dozwolony obszar, z którego pracownicy mogą się rejestrować. System automatycznie wykryje czy rejestracja była dokonana w tym obszarze i zdecyduje, czy zaliczyć czas pracy.

Korzyści dla pracowników

System rejestracji czasu pracy to wiarygodna forma kontroli, która pozwoli ustrzec się przed pomyłkami. Tradycyjne rozwiązania polegają na ręcznym podpisywaniu papierowej listy obecności. Przede wszystkim listy obecności wypełnia się ręcznie, a tabelki z datami i miejscami na godziny oraz podpis są bardzo małe – na jednej stronie musi się przecież zmieścić cały miesiąc. Łatwo wówczas o pomyłkę i wpisanie niewłaściwej liczby przepracowanych godzin, złe odnotowanie urlopu lub odnotowanie dnia pracy na przykład w przysługujący nam dzień wolny. To błędy, które działają głównie na niekorzyść pracownika, gdyż prowadzą do opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc lub naliczenia niewłaściwej kwoty. Przy obecnych możliwościach i rozwiązaniach technologicznych papierowa lista obecności czy karty ewidencji czasu pracy to rozwiązania stosunkowo przestarzałe. Na wypadek zdarzeń losowych, jak zalanie czy pożar, dane ulegną utracie bezpowrotnie.

Korzyści dla pracodawcy

Wykorzystując system rejestracji czasu pracy w swojej firmie, wpływasz na poprawę dyscypliny wśród pracowników bez konieczności stosowania upomnień, wzywania na krępujące rozmowy czy stosowania innych środków dyscyplinujących. RCP to także wiarygodne źródło danych, którymi nie można manipulować lub ich sfałszować, a także pełny dostęp do przydatnych raportów będących podsumowaniem działalności pracownika w określonym czasie. Może też pozytywnie wpłynąć na motywację pracowników, którzy mają pewność, że są rozliczani z przepracowanych godzin w sposób sprawiedliwy, na takich samych dla wszystkich zasadach. Warto mieć na uwadze także podniesienie poziomu bezpieczeństwa, ponieważ dzięki zastosowaniu systemu rejestracji czasu pracy w połączeniu z systemem kontroli dostępu mamy pewność, że na teren naszej firmy dostaną się wyłącznie osoby uprawnione.

Wśród wad oprogramowania wskazuje się, że systemy zwykle mierzą czas przebywania w zakładzie pracy, który nie jest podstawą do uzyskania ewidencji przepracowanych godzin pracownika. Jak każdy system w przypadku braku sieci lub prądu przestanie działać. Trudnością może być też niechęć pracowników do tego typu rozwiązań, które w ich poczuciu rodzi przekonanie, że pracodawca chce śledzić każdy ich rok. Rozwiązaniem może być spotkanie zespołu lub przeprowadzenie szkolenia w celu  rozwiania wszelkich obaw i wątpliwości.

Sprawdź, jak prowadzić karty ewidencji czasu pracy pracowników.

Ewidencja czasu pracy z Kadromierzem

System rejestracji czasu pracy to szereg korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i samego pracownika. Pozwala na rzetelną kontrolę czasu pracy, ułatwia i automatyzuje część zadań działu kadr oraz daje możliwość zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Pracownicy otrzymują narzędzie, które pozwala im np.: rejestrować pracę zdalną lub elektronicznie składać wnioski urlopowe. Funkcji jest wiele, ale warto postawić na sprawdzone i niezawodne systemy rejestracji czasu pracy, które dodatkowo są łatwe w obsłudze i zapewniają możliwość aktualizacji. Można je znaleźć w aplikacji Kadromierz, która oferuje prosty i wygodny sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy, uzupełniony o listy obecności oraz listy płac. Niezależnie od liczby pracowników, wielkości firmy czy umowy program prowadzi rejestrację czasu pracy wyposażoną w moduł foto rejestracji zdarzeń. Kadromierz zlicza przepracowane godziny, nadgodziny, spóźnienia czy nieobecności i generuje raporty, na podstawie których wyliczona zostaje dokładna kwota wynagrodzenia pracownika. Właściciel firmy, a także jego menadżer (jeśli zostaną mu nadane takie prawa), ma możliwość wglądu w listę obecności swoich pracowników oraz ich grafiki.

Wypróbuj za darmo
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz