RODO – pytania i odpowiedzi

Nie milkną dyskusje na temat RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych wprowadzonego w życie 25 maja 2018 roku. Nic dziwnego więc, że internauci często wpisują w okno wyszukiwarki takie frazy, jak „lista obecności w pracy a RODO” czy „lista obecności z klauzulą RODO”. W poniższym artykule odpowiemy na najczęściej stawiane pytania dotyczące kształtu listy obecności po RODO, a także innych podobnych zagadnień.

Powód nieobecności pracownika niezgodny z RODO

Pytanie: W naszym zakładzie pracy na liście obecności zaznaczana jest przyczyna ewentualnej absencji pracownika. Może to być np. urlop wypoczynkowy, urlop rodzicielski bądź wychowawczy, zwolnienie lekarskie czy urlop na żądanie. Spotkaliśmy się z uwagami, że tak sporządzona lista jest niezgodna z RODO. Czy to prawda?

Odpowiedź: Tak. Prowadzona w ten sposób lista obecności po wejściu RODO daje innym pracownikom dostęp do informacji, które stały się bardziej chronione. Chodzi mianowicie o stan zdrowia pracownika, który przebywa aktualnie na zwolnieniu L4. Zgodnie z  regulacjami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pracownik, którego choroba została wyjawiona innym osobom zatrudnionym, może wnieść skargę na pracodawcę ze względu na ten fakt. Dane dotyczące stanu zdrowia znajdują się bowiem w odrębnej, szczególnie chronionej kategorii.

Zobacz, jak powinna wyglądać lista obecności.

Lista obecności zgodna z RODO

Pytanie: W branżowych serwisach informacyjnych aż roi się od informacji o grożących firmom sankcjach za nieprzestrzeganie RODO. Stąd moje konkretne pytanie: jak powinna wyglądać lista obecności po RODO?

Odpowiedź: Na takiej liście powinny znaleźć się jedynie: data oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, oraz podpis pracownika. Inne dane pracodawca gromadzi w ewidencji czasu pracy, która stanowi odrębny dokument.

Lista obecności na wyjazdach służbowych zgodna z RODO

Pytanie: W naszym zakładzie pracy mamy w planach zorganizowanie dla zatrudnionych szkolenia wyjazdowego. Będzie ono prowadzone przez zewnętrzną firmę, a po jego zakończeniu uczestnicy otrzymają certyfikaty. Wydaje się więc oczywiste, że trener będzie musiał poznać dane osobowe naszych pracowników, by wypisać dokumenty oraz przekazać nam informacje o tym, kto był obecny. Interesuje nas więc zagadnienie pt. lista obecności na szkoleniu a RODO. Jak mamy to zorganizować?

Odpowiedź: Planując organizację szkolenia, powinniśmy zastosować się do zasad RODO tak samo, jak w każdym innym przypadku. Pracownicy powinni zostać poinformowani o tym, jakie dane są przetwarzane, przez kogo oraz w jakim celu, a także o tym, jakim podmiotom trzecim są one udostępniane. Warto więc sporządzić stosowną klauzulę informacyjną i przedstawić pracownikom do podpisu. Podobnie będzie m.in. w przypadku zlecania obsługi kadrowej czy księgowej zewnętrznym podmiotom. Również i wtedy mamy obowiązek poinformować pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych przez inne firmy. Ważne, by pamiętać o głównych założeniach RODO, czyli m.in. gromadzić tylko tyle informacji na temat ludzi, ile to konieczne.

Jak widać więc, prawidłowe wdrożenie przepisów wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych wymaga przede wszystkim stosowania się do kilku podstawowych reguł. Jeżeli podczas tworzenia firmowych procedur i dokumentów będziemy o nich zawsze pamiętać, powinniśmy uniknąć nieprawidłowości i ewentualnych kłopotów. Dobrym rozwiązaniem jest również elektroniczna rejestracja czasu pracy, która pozwala na zachowanie wszystkich wymagań RODO.