Refakturowanie – co to jest refaktura i jak ją wystawiać?

Refaktura to odsprzedaż usług osobie trzeciej. Jest to przeniesienie kosztów na osobę, która jest faktycznym odbiorcą usługi lub towaru. Niestety, w przepisach podatkowych nie znajdziemy nigdzie prawnej definicji tego zjawiska. Odnajdziemy jednak pewne informacje mówiące o jej rozliczaniu. W tym artykule dokładnie wyjaśniamy, na czym w praktyce polega refakturowanie kosztów i jak je rozliczać.

Co to jest refaktura?

Przepisy podatkowe nie regulują wprost, czym jest refaktura. Jednak mechanizm jej działania wyjaśnia art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.  W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Zgodnie z powyższym, jeżeli przedsiębiorca dokona nabycia usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej to uznaje się, że do rozliczenia tej usługi jest zobowiązany ten, który z danych usług faktycznie korzystał, czyli wspomniana osoba trzecia, pomimo że refakturujący danej usługi nie wykonał. Dochodzi więc do odsprzedaży usługi i na taką okoliczność wystawia się fakturę, która nazywana jest refakturą. Taki dokument nie różni się niczym od tradycyjnej faktury. Bardzo często można się z tym spotkać w przypadku usług gastronomicznych lub branży hotelarskiej. Refakturowaniu mogą podlegać np. usługi dostarczania energii elektrycznej, cieplnej, telekomunikacyjne, przenoszone przez wynajmującego na najemców.

Co powinna zawierać refaktura?

Proces wystawiania refaktury jest w zasadzie taki sam jak w przypadku zwykłej faktury. W nagłówku dokumentu nadal wpisujemy „faktura”, a nie „refaktura”. Co jednak najistotniejsze refaktura powinna zawierać te same informacje, w tym kwoty, które zostały zawarte w oryginalnej fakturze VAT zgodnie z art. 106e ustawy o VAT.

Do danych tych zaliczamy:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy,
• NIP nabywcy i sprzedawcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• wartość sprzedaży netto, VAT i brutto.

Sprawdź, jak sporządzić notę księgową.

Czy do refaktury można doliczy prowizję?

Istotą refaktury jest to, że powinna być ona wystawiona w wartości niezmiennej. Oznacza to, że musi zawierać takie kwoty, jakie zostały zawarte na fakturze pierwotnej. W związku z tym do refakturowanych kosztów nie powinno się doliczać ani marży, ani prowizji czy innych dodatków. Tak wynika m.in. ze stanowiska, jakie przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 20 października 2014 r., sygn. ILPP1/443-590/l4 -4/AW, w której wskazał, że „(…) kiedy wnioskodawca dokonuje obciążenia podmiotu trzeciego na kwotę wyższą od faktycznie poniesionej przez zainteresowanego, przy zakupie nie dochodzi do refakturowania w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy. W tym przypadku bowiem będzie miało miejsce odrębne świadczenie usług o wartości określonej przez wnioskodawcę na wystawionej fakturze dla podmiotu trzeciego”.

Refaktura kosztów a VAT

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług. Przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. W takiej sytuacji podmiot refakturujący daną usługę traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Zatem w pierwszej kolejności podatnik otrzymuje fakturę za nabyte usługi (działa jako usługobiorca), a następnie sam wystawia fakturę, tak samo, jak gdyby samodzielnie wyświadczył tę usługę (działa jako usługodawca).

Prawo z kolei nie określa, kiedy powstaje obowiązek podatkowy w przypadku refakturowania usług. Pomocne w tym wypadku może być orzeczenie WSA w Poznaniu, który w wyroku z 10 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 366/15) wskazał, że: w przypadku refakturowania uznaje się, że wnioskodawca (podmiot refakturujący usługę) traktowany jest jako usługodawca, który nabywa daną usługę na rzecz osoby trzeciej, co oznacza, że moment wykonania usługi jest jeden, niezależnie od faktu, że usługa taka podlega refakturowaniu. Dniem wykonania usługi będzie zatem dzień, w którym została wykonana dana czynność, gdyż jak wskazano powyżej, w tym przypadku, nie mamy do czynienia z nowym momentem wykonania usługi. W związku z powyższym obowiązek z tytułu refakturowanej odsprzedaży usługi powstanie w tym samym momencie co przy fakturze pierwotnej. Jeżeli znajdują zastosowanie przepisy na zasadach ogólnych, to obowiązek ten powstanie w dniu wykonania usługi.

Dowiedz się, czym jest raport kasowy.

Odliczenia VAT

Zasadniczo obowiązek podatkowy powstanie na zasadach ogólnych. Przyjmuje się ogólną zasadę właściwą dla danej usługi zgodnie z art. 19a ustawy o VAT. Należy przez to rozumieć, że powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT jest zależne od charakteru i przedmiotu usługi, kiedy miała miejsce oraz czy została wcześniej opłacona. W związku z powyższym nie da się jednoznacznie stwierdzić, jaką datę należy przyjąć za dzień powstania obowiązku podatkowego w VAT przy refakturowaniu usług, ponieważ jest to kwestia indywidualna, uzależniona od powyższych czynników. Zdarzają się jednak opinie, zgodnie z którymi moment ten jest równoznaczny z datą wystawienia refaktury. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości najlepiej postarać się o indywidualną interpretację podatkową.

Usługi pocztowe korzystają ze zwolnienia z podatku VAT. Dlatego konsumenci nabywający te usługi w celu wliczenia ich do kosztów firmowych nie potrzebują faktury – wystarczy potwierdzenie nadania. Wynika to również z faktu, że nie ma możliwości odliczenia podatku. W przypadku refakturowania tego typu usług podmiot wystawiający fakturę nie stosuje tego zwolnienia, gdyż jest ono zarezerwowane wyłącznie dla Poczty Polskiej. Dlatego dla kosztów wysyłki należy zastosować właściwą stawkę podatku VAT dla sprzedawanego towaru, a nie taką, z jaką zakupiło się usługę pocztową.

Moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowanych nie został określony także w przepisach na gruncie podatku dochodowego. Zatem należy przyjąć ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego. W przypadku PIT moment ten jest tożsamy z datą uzyskania przychodu, czyli zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności (jeżeli wystąpiło jako pierwsze).

Składki ZUS 2025 – ile wynoszą?

Rozliczanie kosztu z refaktury

Przepisy nie określają precyzyjnie, jak należy podejść do kwestii refakturowania kosztów, a organy podatkowe mają podzielone zdanie. Większość interpretacji podziela pogląd, iż koszty podlegające refakturowaniu stanowią koszty niezwiązane bezpośrednio z przychodami. W związku z tym są one zaliczane do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z datą ich poniesienia. Zdarza się, że wśród interpretacji pojawiają się również stanowiska zgodnie, z którymi refakturowane koszty stanowią koszty bezpośrednio związane z refakturowanymi przychodami. Dlatego wskazane jest, aby w razie wątpliwości wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji.