Nota księgowa wzór – jak ją sporządzić?

Autor: Oktawia Przęczka

wpis dodany: 06/09/2023

Przeczytaj w: 2 minuty

ostatnia aktualizacja: 22/11/2023

Nota księgowa to uniwersalny dowód księgowy, który jest sporządzany przez partnerów dokonujących operacji gospodarczej. Stanowi ona dowód księgowy transakcji finansowych, które nie mogą być zakwalifikowane jako sprzedaż towarów czy usług. Dowiedz się jak prawidłowo wystawić notę księgową oraz jakie elementy powinna ona zawierać. Pobierz darmowy wzór poniżej artykułu.

Grafika blogowa dotycząca noty księgowej

Kiedy przedsiębiorcy stosują notę księgową?

Za pomocą noty księgowej dokumentuje się przychody i koszty, które nie podlegają podatkowi VAT. Oznacza to, że korzysta się z niej, jeśli z różnych powodów nie można wystawić faktury.

Co to jest nota księgowa?

Nota księgowa to dokument, który służy do udokumentowania operacji finansowych, dla których nie wymaga się wystawienia faktury VAT. Może być stosowana w różnych sytuacjach, np.:

  • w przypadku obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
  • przy obciążeniu karą umowną za nieterminową realizację umowy,
  • w sytuacji udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania lub odsetek naliczonych od niezapłaconych zobowiązań,
  • kiedy potrzebne jest sprostowanie błędów we wcześniejszych dokumentach księgowych,
  • przy rozliczeniach finansowych między organizacjami i członkami,
  • w przypadku przeniesienia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę.

Dowiedz się więcej o fakturze bez VAT.

Jakie są rodzaje not księgowych?

Wyróżnia się kilka rodzajów not księgowych w zależności od celu ich wystawienia. Należą do nich:

  • nota obciążeniowa – wykazywanie kwoty należnej do zapłaty przez odbiorcę dokumentu,
  • nota uznaniowa – dokumentowanie zdarzeń, które nie mogą zostać objęte podatkiem VAT,
  • nota obciążeniowo-uznaniowa – zarówno uznanie, jak i obciążenie kontrahenta.

Struktura dokumentu pozostaje jednak niezmienna bez względu na jej rodzaj.

Wystawienie noty księgowej

Wystawienie noty księgowej może odbyć się na dwa sposoby:

  • jako nota zewnętrzna, wystawiona przez inną organizację pozarządową,
  • jako nota wewnętrzna, używana do rozliczeń składek członkowskich wewnątrz jednej organizacji. Należy pamiętać, że nota księgowa powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał otrzymuje odbiorca, a kopia pozostaje u nadawcy.
 

Wymagane informacje w notach księgowych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, nota księgowa powinna zawierać pewne obowiązkowe informacje. Są to:

  • rodzaj dowodu i numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji, wraz z ich nazwami i adresami,
  • datę dokonania operacji (jeśli dowód został sporządzony pod inną datą – datę sporządzenia dowodu),
  • opis operacji oraz jej wartość (jeśli dokumenty zawierające je na to pozwalają – dodatkowo wartość przedstawiona w jednostkach naturalnych),
  • podpis wystawcy dowodu i osób, którym je wydano lub od których przyjęto składniki aktywów,
  • potwierdzenie weryfikacji i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, za pomocą wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Oprócz tych informacji powinien się również znaleźć podpis osoby odpowiedzialnej za wymienione wskazania.

Warto zauważyć, że nota księgowa nie musi zawierać podpisu odbiorcy, ponieważ nie jest to wymagane przez ustawę i nie służy dokumentowaniu wydania lub przyjęcia składników aktywów. Jednak podpis wystawcy jest niezbędny do uznania noty za ważny dowód księgowy.

Kwalifikacja dowodu i ujęcie w księgach rachunkowych

Nota księgowa może być podstawą zapisów w księgach rachunkowych przez wskazanie spełniania pewnych warunków określonych w ustawie o rachunkowości. Wybrany z dowodów księgowych powinien być zakwalifikowany i uwzględniony w księgach poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu. Wskazanie to musi zostać podpisane przez osobę odpowiedzialną za te działania, np. głównego księgowego.

Nota księgowa a Księga Przychodów i Rozchodów

W przypadku prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nota księgowa może być użyta jako podstawowy dowód księgowy. Jednak istnieją pewne wymogi, które muszą zostać spełnione. Nota księgowa powinna zostać sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego. W innych przypadkach, aby nota była uznawana za dowód księgowy, powinna być dodatkowo potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową.

Dowiedz się, czym jest pełna księgowość.

Nota księgowa – pobierz darmowy wzór

Pobierz darmowy wzór noty księgowej w formacie .docx lub .pdf.

Nota ksiegowa wzor. docxNota księgowa wzór.docx Nota ksiegowa wzor.pdf Nota księgowa wzór.pdf Grafika przedstawiająca tablet i laptopa.
5/5 - (1 opinie)
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz

14-dniowy darmowy okres próbny. Testujesz plan Premium. Nie wymagamy karty.