Raport miesięczny z kasy fiskalnej – co należy o nim wiedzieć?

Kasy fiskalne są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu przedsiębiorstw, umożliwiając rejestrację sprzedaży i rozliczenia z urzędem skarbowym. Jednym z kluczowych obowiązków związanych z ich użytkowaniem jest sporządzanie raportów fiskalnych, w tym raportu miesięcznego. W artykule wyjaśniamy, czym jest raport miesięczny, kiedy należy go drukować, jak go sporządzić oraz jakie konsekwencje mogą wyniknąć z pominięcia tego obowiązku.

Czym jest raport z kasy fiskalnej

Raport z kasy fiskalnej jest to dokument fiskalny, który przedstawia dane o sumie wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

Każdy podatnik, który dokonuje sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Osoby prowadzące ewidencję za pomocą kasy fiskalnej wystawiają następujące dokumenty fiskalne:

• paragon fiskalny, przekazując go nabywcy podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności,
• raport fiskalny dobowy, wystawiany po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
• raport fiskalny rozliczeniowy, podsumowujący wszystkie transakcje, używany w przypadku zapełnienia się modułu fiskalnego, zamknięcia działalności lub wymiany urządzenia na nowe.
• wystawiają raport fiskalny miesięczny po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia kasy fiskalnej powinni odpowiednio przechowywać dokumenty fiskalne i ich kopie, przez okres wymagany w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Czym jest raport miesięczny z kasy fiskalnej

Raport miesięczny lub okresowy to zestawienie wszystkich transakcji zarejestrowanych na kasie fiskalnej w danym miesiącu kalendarzowym. Prezentuje on wykaz raportów dobowych wykonanych w poprzednim miesiącu. Stanowi on potwierdzenie przychodów, które przedsiębiorca osiągnął w tym okresie, oraz podstawę do rozliczenia podatku VAT. Jego celem jest usystematyzowanie danych fiskalnych w formie czytelnej dla urzędów skarbowych, ponieważ ma on charakter księgowy i służy do rozliczenia podatkowego.

Według art. 6 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących raport miesięczny musi zostać wystawiony po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, jednak nie później niż do 25. dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że np. raport miesięczny za kwiecień, może zostać wystawiony najpóźniej do dnia 25 maja. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku mogą pojawić się komplikacje podatkowe, dlatego warto wpisać ten termin do kalendarza.

Raport miesięczny a raport dobowy z kasy fiskalnej

Podstawową różnicą między raportem miesięcznym a dobowym jest okres, jaki obejmują. Raport dobowy jest generowany na koniec każdego dnia sprzedażowego i zawiera dane dotyczące sprzedaży z całego dnia. Z kolei raport miesięczny zbiera te informacje w jednym zestawieniu za cały miesiąc. W praktyce raporty dobowe stanowią podstawę do sporządzenia raportu miesięcznego.

Raport dobowy należy sporządzić najpóźniej do czasu dokonania pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Zatem nie ma obowiązku drukowania raportu dobowego podczas rozliczenia kasy na koniec dnia. Ta sama data nie ma tu znaczenia, ważne jest wydrukowanie raportu przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w następnej dobie.

Należy pamiętać, że kluczową cechą raportu dobowego jest fakt, że jego wydruk zeruje licznik kasy, a zatem dane można odczytać tylko raz. Ponieważ raport dobowy to raport zerujący kasy fiskalnej, należy chronić go przed zniszczeniem lub zgubieniem.

Warto pamiętać, że raporty fiskalne różnią się od raportu kasowego, który rejestruje wszystkie wpływy i wydatki gotówkowe w kasie firmy w określonym okresie.

Jak wydrukować raport miesięczny z kasy fiskalnej

Proces drukowania raportu różni się w zależności od modelu kasy fiskalnej, jednak zazwyczaj wymaga kilku prostych kroków:

1. Przejście do menu kasy i wybór opcji „Raporty” lub „Raport miesięczny”.
2. Wybór odpowiedniego miesiąca.
3. Potwierdzenie i wydruk raportu.

Instrukcja obsługi Twojej kasy powinna zawierać szczegółowy opis tego procesu. Jeśli masz kasę online, raporty są automatycznie przesyłane do systemu Centralnego Repozytorium Kas, ale wydruk pozostaje wciąż obowiązkowy.

Raport fiskalny miesięczny nie zeruje licznika kasy, tak jak raport dobowy, zatem można go wydrukować więcej niż jeden raz. Dlatego, jeśli zgubimy dokument, lub ulegnie on zniszczeniu, bez problemu wydrukujemy go ponownie, o ile pamięć fiskalna nie uległa uszkodzeniu.

Brak sprzedaży – czy trzeba drukować raport fiskalny?

Jeśli w danym miesiącu nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, przedsiębiorca nie ma obowiązku drukowania raportu miesięcznego z kasy fiskalnej. Wynika to z faktu, że raport miesięczny jest zestawieniem wszystkich raportów dobowych wygenerowanych w danym okresie.

Brak sprzedaży oznacza, że kasa fiskalna nie zapisała żadnych transakcji, co z kolei wyklucza konieczność sporządzania raportów dobowych. W konsekwencji brak raportów dobowych sprawia, że raport miesięczny również nie jest wymagany.

Brak sprzedaży może wystąpić w kilku sytuacjach, takich jak:

• Firma zawiesiła działalność gospodarczą i nie prowadziła sprzedaży przez cały miesiąc,
• Działalność przedsiębiorstwa była czasowo wstrzymana, np. z powodu przerwy sezonowej, urlopu właściciela, remontu lokalu czy innej przyczyny,
• Przedsiębiorca posiada kasę fiskalną, ale nie miał klientów w danym miesiącu.

W przypadku braku sprzedaży nie ma konieczności drukowania raportu miesięcznego, ale warto zadbać o właściwe udokumentowanie tej sytuacji. Można to zrobić poprzez zapis w dokumentacji firmowej (np. księdze przychodów i rozchodów lub w innej formie zgodnej z zasadami prowadzenia dokumentacji księgowej), który będzie wskazywał, że w danym miesiącu nie odnotowano sprzedaży.

Co zrobić, gdy zapomniało się wydrukować raportu na czas?

Jeśli z jakiegoś powodu raport miesięczny z kasy fiskalnej nie został wydrukowany w wyznaczonym terminie, należy to zrobić jak najszybciej, aby zminimalizować ewentualne konsekwencje prawne i podatkowe. Każde opóźnienie powinno być zapisane w dokumentacji firmowej, np. w księdze przychodów i rozchodów, ewidencji podatkowej lub innym odpowiednim rejestrze. W opisie należy zawrzeć datę, kiedy raport faktycznie został wydrukowany oraz powód, dla którego raport nie został sporządzony w terminie. Taka praktyka jest zalecana w razie kontroli w firmie. Warto także skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby uniknąć potencjalnych problemów z urzędem skarbowym.

Jak długo należy przechowywać każdy raport fiskalny?

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, obowiązek przechowywania dokumentów księgowych, w tym raportów fiskalnych z kasy rejestrującej, wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Przepisy te nakładają na przedsiębiorców obowiązek archiwizacji tych dokumentów przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za dany okres. W praktyce oznacza to, że raporty fiskalne za 2025 rok należy przechowywać przynajmniej do końca 2030 roku.

Raport fiskalny z kasy online

W przypadku kas online proces sporządzania raportów jest zautomatyzowany. Kasy te automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas, co oznacza, że urzędy skarbowe mają bieżący wgląd w transakcje. Niemniej jednak przedsiębiorca nadal jest zobowiązany do wydrukowania raportu miesięcznego i przechowywania go w dokumentacji firmowej.

Podsumowanie

Raport miesięczny z kasy fiskalnej to kluczowy element ewidencji sprzedaży i rozliczeń podatkowych. Jego sporządzenie pozwala na uporządkowanie danych o przychodach oraz uniknięcie potencjalnych problemów z urzędem skarbowym. Pamiętaj o terminowym generowaniu i przechowywaniu raportów – regularność w wypełnianiu tego obowiązku to fundament prawidłowego funkcjonowania firmy i budowania dobrej relacji z organami podatkowymi.