Potwierdzenie obecności w pracy – jakie są sposoby?

Zgodnie z prawem sporządzanie list obecności – w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy – nie jest obowiązkiem pracodawcy. Warto jednak ją prowadzić, bo w sytuacjach spornych to na zatrudniającym spoczywa ciężar udowodnienia nieobecności pracownika. Dowiedz się, jakie są sposoby potwierdzania obecności pracownika w zakładzie pracy.

Potwierdzenie obecności w pracy – co warto wiedzieć?

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy prowadzenie ewidencji czasu pracy. Takiej powinności nie ma jednak w przypadku list obecności. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma dowolność co do ustalania zasad potwierdzania obecności pracownika w pracy. Trzeba jednak pamiętać, że przyjęte zasady powinny znaleźć się w regulaminie pracy podanym do wiadomości pracowników. Jeśli pracodawca nie ma obowiązku sporządzania regulaminu, powinien pisemnie poinformować pracownika o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy.

Sposoby potwierdzania obecności w pracy

Obecność pracownika można potwierdzić na różne sposoby. Mogą się one różnić w zależności od wielkości firmy oraz profesji. Wyróżniamy m.in.:

• formę ustną,
• formę wzrokową,
• formę pisemną – listę obecności,
• formę elektroniczną – program RCP.

Ustny i wzrokowy sposób potwierdzania obecności

W niektórych przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych małych, ustna lub wzrokowa forma potwierdzania obecności może jak najbardziej spełniać swoją funkcję. Wówczas w regulaminie pracy można zamieścić zapis, że po przybyciu na miejsce pracy należy „zameldować się” u brygadzisty lub kierownika zmiany. Jeśli pracowników w firmie lub dziele jest bardzo mało, wystarczy wówczas forma wzrokowa. Wszak z pewnością każdy zauważy absencję jednego pracownika w 4-osobowym teamie.

Należy jednak wiedzieć, że w przypadku sporu z pracownikiem, to na pracodawcy ciąży obowiązek dowodowy. Wówczas udowodnienie prawdy może nie być tak proste, jak w przypadku pisemnej lub elektronicznej formy, które są doskonałym zabezpieczeniem dla obu stron stosunku pracy.

Tradycyjna lista obecności pracownika

Do najpopularniejszych sposobów potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy bez wątpienia zalicza się papierowa lista obecności. W tym przypadku potwierdzenie obecności pracowników odbywa się za pomocą własnoręcznego podpisu na liście obecności. Dokument powinien być wyłożony w ogólnie dostępnym i ustalonym wcześniej miejscu. Na samej górze strony należy umieścić pełną nazwę zakładu pracy, a poniżej miesiąc (i rok) prowadzonej listy obecności W kolejnych rubrykach należy wymienić nazwiska wszystkich zatrudnionych pracowników, pozostawiając im miejsce przy konkretnych datach na złożenie podpisu. Po uzupełnieniu listy dokument zabierany jest przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, która swoim podpisem deklaruje zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym.

Ta klasyczna forma potwierdzania obecności pracownika posiada jednak pewne wady. Po pierwsze podpis może zostać podrobiony przez innego pracownika. Innym razem może dojść do błędu, bo pracownik wpisze się np. w nieprawidłowej rubryce lub pomyli datę. Po drugie taka forma dokumentacji obarczona jest ryzykiem bezpowrotnej utraty danych na skutek zdarzeń losowych – np. pożaru czy zalania. Z tych powodów na popularności zyskuje wykorzystywanie nowoczesnych technologii do rejestracji czasu pracy.

Szukasz dokumentu do pisemnego potwierdzanie obecności w pracy? Wzór listy obecności znajdziesz na naszej stronie.

Elektroniczny system potwierdzania obecności w pracy

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy to alternatywa dla pisemnej listy obecności. Ma ona o wiele więcej zalet niż tradycyjna forma listy obecności. Po pierwsze elektroniczna rejestracja czasu pracy oszczędza czas i ułatwia codzienną pracę pracodawcom czy specjalistom HR. Ponadto automatyzuje ewidencję czasu pracy, dzięki czemu eliminuje konieczność ręcznego uzupełniania danych o czasie pracy.

Jak zatem działa taki system? Otóż każdy pracownik, wchodząc do zakładu pracy lub opuszczając go, przykłada otrzymaną od pracodawcy kartę do czytnika albo wpisuje swój indywidualny kod PIN na ekranie. Urządzenie weryfikuję godzinę wejścia i wyjścia, a następnie podlicza czas pracy.

Narzędzia wyposażone w moduł fotorejestracji mogą dodatkowo wykonać zdjęcie danej osobie, dzięki czemu unika się ewentualnych nadużyć ze strony zatrudnionych np. gdy jedna osoba odbije kartę drugiej.

Poznaj Kadromierz – sprawdzony program do rejestrowania czasu pracy

Kadromierz jest aplikacją, którą z powodzeniem możesz użyć do potwierdzania obecności pracownika w Twoim zakładzie pracy. Dzięki niemu nie tylko wprowadzisz do firmy skuteczną metodę potwierdzania obecności w pracy, ale także zaoszczędzisz czas oraz wyeliminujesz ryzyko spóźnień do pracy.

Podstawowym obowiązkiem pracownika na początku i na końcu zmiany będzie zalogowanie się do systemu za pomocą PIN-u, bądź odbicie karty, kodu QR lub kodu kreskowego (w zależności od wyboru metody). Jeśli Twoi pracownicy zapomną zarejestrować swoją zmianę lub ją zakończyć – możesz edytować to z poziomu menadżera. Cały proces jest bardzo szybki i intuicyjny.

Pod koniec miesiąca możesz wykorzystać zebrane dane do automatycznego wygenerowania ewidencji czasu pracy, a następnie wyeksportować ją do programów kadrowo-płacowych.

Ułatw zarządzanie czasem w Twojej firmie i wypróbuj Kadromierz.

Potwierdzanie obecności pracownika przy dla pracy zdalnej

W tym przypadku potwierdzeniem obecności pracownika może być zalogowanie się do systemu pracodawcy lub przywitanie na czacie. Możliwe jest także korzystanie z programu do rejestracji czasu pracy (np. Kadromierz), z tą różnicą, że aplikację instaluje się na prywatnych urządzeniach. Często stosuje się do tego funkcję lokalizacji GPS, która wskazuje aktualne położenie pracownika. Dzięki temu pracodawca wie, czy zatrudniony znajduje się w miejscu, które zadeklarował. Ważne jednak, by pamiętać, że na takie „śledzenie” pracownika trzeba uprzednio uzyskać jego zgodę oraz że powinno ono dotyczyć jedynie godzin pracy. W innym przypadku mogłoby to stanowić spore nadużycie polegające na zbytniej ingerencji w prywatność pracownika.