Polecenie służbowe – kiedy jest konieczne, a kiedy pracownik może odmówić?

Pracownicy podczas wykonywania obowiązków codziennie spotykają się z różnymi zadaniami i wytycznymi, które mogą być wydawane w ramach polecenia służbowego. Właściwe zarządzanie poleceniami służbowymi pozwala na uniknięcie nieporozumień, sporów oraz potencjalnych konfliktów w miejscu pracy. W artykule wyjaśniamy, czym jest polecenie służbowe, kto może je wydawać, a także jakie konsekwencje mogą wyniknąć z niewykonania takiego polecenia.

Polecenie służbowe a Kodeks pracy

Podpisując umowę o pracę, obie strony zyskują pewne prawa, ale także obowiązki. Zgodnie z art. 22 § 1 pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Z kolei głównym zobowiązaniem pracodawcy staje się zatrudnianie pracownika za wynagrodzeniem. To właśnie z wykonywaniem pracy „pod kierownictwem pracodawcy” jest związane polecenie służbowe.

Warto pamiętać, że wypełnianie poleceń przełożonych, to nie jedyny obowiązek pracownika. Art. 100 KP wśród nich wymienia także:

• przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,
• przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku,
• przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,
• dbanie o dobro zakładu pracy, chronienie jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
• przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,
• przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Polecenie służbowe – czym jest?

Polecenie służbowe to formalne zlecenie wydane przez przełożonego, które zobowiązuje pracownika do wykonania określonych czynności lub zadań w ramach jego obowiązków zawodowych. Musi być zgodne z obowiązującym prawem pracy, umową o pracę oraz zasadami współżycia społecznego. Oznacza to, że nie może naruszać praw pracownika czy jego godności osobistej. Powinno być wydawane w sposób jasny i precyzyjny, tak aby pracownik dokładnie wiedział, jakie zadanie ma wykonać i jakie są wobec niego oczekiwania.

Kto może wydać polecenie służbowe?

Polecenie służbowe może wydać osoba, która pełni funkcję przełożonego wobec danego pracownika. Zazwyczaj jest to bezpośredni przełożony, kierownik działu, menedżer lub inna osoba posiadająca uprawnienia do zarządzania zespołem. Ważne jest tutaj zrozumienie hierarchii panującej w firmie – polecenia nie musi wydawać pracodawca. Z kolei niemożliwe będzie otrzymanie polecenia służbowego od kolegi zatrudnionego na równorzędnym stanowisku.

Czy pracownik może odmówić wykonania polecenia służbowego?

Zgodnie z art. 100 § 1 pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, jeśli spełniają one łącznie trzy warunki:

• dotyczą pracy,
• nie są sprzeczne z przepisami prawa,
• nie są sprzeczne z umową o pracę.

Jak to wygląda w praktyce? Polecenia służbowe, jak sama nazwa wskazuje, muszą dotyczyć pracy. Pracownik może odmówić jego wykonania, jeśli wykracza ono poza strefę zawodową. Przykładem może prośba o załatwienie prywatnych spraw przełożonego, np. zrobienie zakupów czy odebranie dziecka z przedszkola. Ponadto muszą odnosić się bezpośrednio do obowiązków zawodowych pracownika. Oznacza to, że polecenia służbowe muszą być związane z zadaniami wynikającymi z charakteru pracy, opisem stanowiska oraz zakresem obowiązków określonym w umowie o pracę. Na przykład, pracownik zatrudniony jako księgowy może otrzymać polecenie dotyczące sporządzenia raportu finansowego, ale nie powinien być zobowiązany do wykonywania zadań niezwiązanych z jego stanowiskiem, takich jak sprzątanie biura.

Polecenia służbowe muszą być także zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Kodeksem pracy, przepisami BHP i innymi regulacjami. Pracownik ma prawo odmówić wykonania polecenia, jeśli jest ono niezgodne z prawem. Przykładowo, polecenie naruszające przepisy BHP, takie jak praca na wysokości bez odpowiednich zabezpieczeń, jest podstawą do odmowy wykonania takiego polecenia. Polecenia pracodawcy, które naruszają dobra osobiste pracownika, np. poniżają go bądź dyskryminują, są także niezgodne z prawem.

Niewykonanie polecenia służbowego – konsekwencje

Odmowa wykonania polecenia służbowego w wyżej wymienionych sytuacjach, takich jak wydanie polecenia niezgodnego z prawem czy mogącego wywołać bezpośrednie zagrożenie życia pracownika, zgodnie z art. 100 Kodeksu pracy, jest uzasadniona. W takich przypadkach pracownik ma prawo odmówić wykonania polecenia służbowego bez ponoszenia żadnych konsekwencji. O przyczynie odmowy należy jednak poinformować pracodawcę.

Jednak jeśli żadna z powyższych przesłanek nie miała miejsca, a mimo to pracownik odmówił wykonania polecenia służbowego, doszło do naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo podjąć odpowiednie kroki dyscyplinarne wobec pracownika – np. udzielić upomnienie bądź naganę.

W skrajnych przypadkach, gdy pracownik notorycznie odmawia wykonania poleceń służbowych lub jego zachowanie poważnie narusza obowiązki pracownicze, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę z winy pracownika.

Dowiedz się więcej na temat kar porządkowych dla pracownika.

Polecenie służbowe – na piśmie czy ustnie?

Polecenie służbowe może być wydane zarówno ustnie, jak i na piśmie. W praktyce często stosuje się formę ustną, szczególnie w codziennych sytuacjach. Jednak w przypadku bardziej skomplikowanych zadań lub poleceń, które wymagają dokumentacji, zaleca się formę pisemną. Można je z powodzeniem przekazać drogą mailową bądź na firmowym komunikatorze. Pisemne polecenie służbowe jest również korzystne w sytuacjach, gdy konieczne jest udokumentowanie polecenia na potrzeby ewentualnych sporów.

Nie ma jednego uniwersalnego wzoru polecenia służbowego – jego treść będzie zależeć przede wszystkim od sytuacji czy charakterystyki stanowiska. Jednak przede wszystkim, polecenie powinno być jasne i precyzyjne, aby pracownik dokładnie rozumiał, jakie zadania ma wykonać. W treści warto zawrzeć np.:

• dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika,
• data i miejsce wydania polecenia,
• opis zadań do wykonania,
• termin wykonania,
• podpis osoby wydającej polecenie.

Oczywiście wszystko zależy też od formy polecenia służbowego. W przypadku przekazywania go np. drogą mailową do konkretnego pracownika wystarczy jedynie zamieścić opis zadań i termin wykonania. Pozostałe elementy nie są konieczne.

Kadromierz to innowacyjne narzędzie stworzone z myślą o usprawnieniu procesów zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Korzystając z naszej aplikacji, możesz łatwo tworzyć przejrzyste grafiki pracy, monitorować obecność pracowników oraz prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy, co pozwala na optymalizację kosztów i zwiększenie wydajności. Z kolei rejestracja czasu pracy online zapewnia pełną automatyzację i eliminację błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Dołącz do grona zadowolonych użytkowników Kadromierza i zarejestruj się już dziś, aby przekonać się, jak łatwo i skutecznie można zarządzać czasem pracy w Twojej firmie.