Plan urlopów 2023 – sprawdź, jak zaplanować urlop!

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma niezbywalne prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Dowiedz się, jakie obowiązują zasady.

Plan urlopów – co to jest?

Plan urlopów ma na celu zapewnienie odpoczynku pracownikom przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości pracy w firmie. Nie trzeba go tworzyć, jeśli w przedsiębiorstwie nie istnieje zakładowa organizacja związkowa. Podobnie jest w przypadku, kiedy taka organizacja działa i zgodzi się na to, by pracodawca planu urlopowego nie sporządzał. Zasady dotyczące tego, jak stworzyć plan urlopów regulują przepisy art. 163 Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi:

• Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
• Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także firm, w których nie ma takiego podmiotu. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
• Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
• Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175 KP, który korzysta z wolnego w warunkach urlopu macierzyńskiego.

Sprawdź, jak wygląda wzór wniosku o urlop bezpłatny.

Wymiar urlopu

W zależności od stażu pracy wymiar urlopu może wynieść 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat lub 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Należy pamiętać, że do stażu wlicza się również okres edukacji, który jest uzależniony od rodzaju ukończonej szkoły oraz uzyskanego stopnia:

• 3 lata – zasadnicza lub równorzędna szkoła zawodowa,
• 5 lat – szkoła średnia zawodowa,
• 4 lata – szkoła średnia ogólnokształcąca,
• 6 lat – szkoła policealna,
• 8 lat – studia wyższe.

Co ważne, okresy nauki nie sumują się, czyli ktoś, kto ukończył średnią szkołę ogólnokształcącą oraz studia wyższe ma łącznie 8 lat stażu pracy, a nie 12.

Ponadto pracodawca powinien uwzględnić wymiar urlopu wypoczynkowego zaległego, bieżącego i uzupełniającego. Niewykorzystane w danym roku przez pracownika dni wolne przechodzą na kolejny rok. Zatrudniony ma obowiązek wybrać je do 30 września. Urlop uzupełniający przysługuje pracownikom, którzy w tym samym roku kalendarzowym wykorzystali wszystkie 20 dni urlopu wypoczynkowego lub nabyli prawo do zwiększonego wymiaru urlopu wynoszącego 26 dni. ​​Urlop dodatkowy ma zastosowanie np. ze względu na stopień niepełnosprawności, wykonywany zawód czy działania wojenne.

Jeśli pracownik ma umowę na czas określony, który upływa w trakcie roku, to urlop należy przyznać proporcjonalnie do okresu trwania umowy.

Pracownicy, którzy dopiero zaczynają pracę, mogą skorzystać z urlopu po zakończeniu każdego przepracowanego miesiąca. Wtedy przysługuje im 1/12 wymiaru urlopu. W planie urlopu powinno się uwzględniać również pracowników wracających do pracy po chorobie, po urlopie macierzyńskim czy wychowawczym, ponieważ obowiązują ich inne zasady.

Zgodnie z art. 163 KP na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Pracownik może zatem wykorzystać urlop wypoczynkowy bez zgody pracodawcy, ale po uprzednim złożeniu wniosku urlopowego w następujących sytuacjach:

• bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 KP),
• bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1821g KP),
• bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1823 § 3 KP),
• bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 KP).

Pracodawca na podstawie art. 205 § 3 KP zobligowany jest udzielić urlopu wypoczynkowego młodocianemu pracownikowi w okresie ferii szkolnych.

Sprawdź, jak wypadają dni wolne w 2023 roku.

Urlop na żądanie

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167 KP, w myśl którego pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Jak sporządzić plan urlopowy?

Przełożony ma prawo do stworzenia więcej niż jednego planu urlopowego – np. na rok, pół roku lub kwartał. Ma także możliwość ustalania oddzielnych harmonogramów dla każdego z działów przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego grafik musi być sporządzony przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy, czyli do 31 grudnia poprzedzającego rok obejmujący okres urlopowy. Urlop należy zaplanować tak, żeby objął nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku. Jeżeli pracownik nie zadeklaruje terminu, pracodawca wyznacza go według własnego uznania. Warto zmobilizować podwładnych do jak najszybszego składania sugestii. Zwiększy to prawdopodobieństwo ich uwzględnienia w danym terminie i pozwoli lepiej zorganizować pracę w firmie. Należy też pamiętać o tzw. rotacji urlopowej. Co roku w najbardziej popularnych, letnich i zimowych okresach, dni wolne powinny otrzymywać inne osoby.

Gotowy plan należy podać do informacji pracownikom w dowolnej formie. Może to być e-mail, komunikat w intranecie, wiadomość w aplikacji pracowniczej, lista wywieszona na tablicy ogłoszeń itp. Od momentu publikacji zapisy planu stają się wiążące. Nie oznacza to jednak, że nie mogą ulec zmianie.

Czy można zmienić plan urlopowy?

Możliwe jest korygowanie wcześniej zatwierdzonego planu urlopowego na wniosek pracownika lub z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy. Termin urlopu może także ulec zmianie z powodów niezależnych, tj.: niezdolności do pracy z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego, powołania na przeszkolenia wojskowe oraz odosobnienia z powodu choroby zakaźnej.

Zgodnie z przepisami art. 165 KP jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Jeżeli pracodawca nie tworzy planu urlopów, ustalenie terminu następuje w trybie indywidualnym, po porozumieniu z pracownikiem. Przełożony podejmuje ostateczną decyzję co do rozpoczęcia i zakończenia urlopu, biorąc pod uwagę przedstawiony wniosek przez pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Co do zasady ma prawo do odmowy, jeśli jej ciągłość miałaby zostać przerwana. Zazwyczaj jednak próbuje się osiągać kompromis zadowalający obie strony.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. Poz. 2369) obowiązkiem jest prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmujących dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Ustawodawca daje w tym zakresie dowolność, w jaki sposób powinno się to odbywać.

Jednakże w dobie cyfryzacji warto automatyzować swoje działania za pomocą elektronicznych narzędzi. Kadromierz oferuje m.in. planowanie urlopów online, elektroniczny obieg wniosków urlopowych czy kontrolę limitów urlopowych. Za pomocą aplikacji pracownik wysyła swoje sugestie grafikowe, pracodawca zatwierdza i podaje do publicznej wiadomości. Po pierwsze, jest to oszczędność czasu, po drugie przechowywanie dokumentacji w chmurze to alternatywa dla stosu segregatorów.

Sprawdź funkcję elektronicznych wniosków urlopowych.