O czym należy pamiętać układając harmonogram czasu pracy?

Ułożenie grafiku pracy to nie lada wyzwanie, zwłaszcza gdy pracowników jest wielu lub wręcz przeciwnie – idealnie tylu, by pokrywać godziny. W przypadku zdarzeń losowych zastąpienie nieobecnego pracownika innym może być kłopotliwe. Do tego dochodzą urlopy, szkolenia, dni wolne i okazuje się, że pozornie prosta czynność, zajmuje naprawdę dużo czasu i wymaga wielu kombinacji. Podpowiadamy, o czym należy pamiętać, układając harmonogram pracy.

Co powinien zawierać grafik pracy?

Na początku warto wyjaśnić, czym jest taki harmonogram czasu pracy. To po prostu rozplanowanie dni i godzin dla zatrudnionych osób. Nie wystarczy jednak wskazać kto i kiedy ma wyznaczone zmiany. Grafik pracy powinien uwzględniać szereg innych czynników, w tym:

• Godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• Wymiar czasu pracy,
• Dobę pracowniczą,
• Odpoczynki dobowe,
• Odpoczynki tygodniowe,
• 5-dniowy tydzień pracy,
• Zapewnienie wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie,
• Dni wolne od pracy,
• Urlopy pracowników.

W pierwszej kolejności należy określić, ile godzin w danym okresie rozliczeniowym powinny przepracować zatrudnione osoby. Definiuje to art. 130 k.p.: określenie liczby godzin polega na pomnożeniu normy tygodniowej przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym. Do otrzymanej liczby trzeba dodać iloczyn normy dobowej oraz dni do końca okresu rozliczeniowego od poniedziałku do piątku tzw. dni wystających. Na koniec otrzymany wynik pomniejszyć za święta wypadające w okresie rozliczeniowym, ale w dni inne niż niedziela.

Odpoczynki i dni wolne

W myśl art.132 k.p. odpoczynek pomiędzy zmianami musi wynosić co najmniej 11 godzin i należy przy tym pamiętać o nienaruszaniu doby pracowniczej, która może wynosić maksymalnie 13 godzin w ciągu dnia. Natomiast w ciągu tygodnia zatrudniony ma prawo do 35-godzinnego odpoczynku. Układając grafik pracy, trzeba pamiętać o tych zależnościach, gdyż karą za nieprzestrzeganie przepisów może być nie tylko niezadowolenie i przemęczenie zatrudnionych osób, ale również bardzo dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy – pod tym linkiem omówiony przypadek w INNPoland.pl.

Jaką formę powinien mieć harmonogram czasu pracy?

Harmonogram powinien zostać przedstawiony nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem danego okresu. Art.129 § 3 k.p. określa, że grafik pracy może być przedstawiony w formie elektronicznej lub drukowanej i musi obejmować co najmniej 1 miesiąc (więcej: INFOR). Powinien być również czytelny i niepozostawiający wątpliwości odnośnie do dni i godzin pracy. A czy jest zawsze konieczny? W przypadkach, gdy osoba jest zatrudniona w formie zadaniowej, stosuje się wobec niej ruchomy albo indywidualny czas pracy, przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzania takiego harmonogramu. Wszystko jednak powinno być wcześniej ustalone, tak by nie było wątpliwości, kiedy i na jakich zasadach odbywa się rozliczenie.

Sprawdź przykładowe wzory grafiku pracy.

Jeśli masz problem z ułożeniem grafiku pracy, skorzystaj z systemu Kadromierz znacznie ułatwiającego wszystkie czynności związane z zarządzaniem kadrami.