Koszty pracy zatrudnienia pracownika

Zatrudnienie pracownika na etacie niesie za sobą szereg zobowiązań finansowych dla pracodawcy, związanych m.in. z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia czy opłacania części składek ZUS. Koszty zatrudnienia pracownika mogą obejmować zarówno elementy płacowe, jak i pozapłacowe. Sprawdź, co obejmują koszty pracownika dla pracodawcy.

Koszty pracownika dla pracodawcy – czym są?

Koszty pracy to złożony zestaw wydatków, które pracodawca ponosi w związku z zatrudnieniem i utrzymaniem pracownika. Obejmuje on zarówno elementy płacowe, jak i pozapłacowe. Składniki te tworzą ekonomiczny fundament funkcjonowania przedsiębiorstwa, wpływając zarówno na strukturę kosztów operacyjnych, jak i na jakość relacji pracowniczych.

Koszty płacowe dla pracodawcy

Podstawą tych kosztów jest wynagrodzenie brutto pracownika, które stanowi punkt wyjścia do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązuje konieczność określenia warunków wynagradzania w regulaminie wynagradzania, chyba że w danej firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy.

Mniejsze przedsiębiorstwa, zatrudniające mniej niż 50 pracowników, mają swobodę określania warunków wynagradzania w umowach o pracę. Dla nich kluczową kwestią jest także przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy, rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych, a także prowadzenie i przechowywanie przez okres 10 lat dokumentacji pracowniczej.

Koszty pozapłacowe pracodawcy

Oprócz bezpośrednich składników wynagrodzenia, koszty pracodawcy obejmują również szereg innych elementów. Należą do nich przeprowadzane badania lekarskie, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, a także zapewnienie płatnego urlopu wypoczynkowego w zależności od czasu pracy.

Koszty zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych

Zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło lub na umowę zlecenie obniża wydatki ponoszone przez pracodawcę. W przypadku umowy zlecenia, jeśli jest to jedyna umowa zleceniobiorcy, należy uwzględnić wynagrodzenie pracownika + składki ZUS.  W przypadku osoby zatrudnionej dodatkowo w innej firmie, której wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu, należy uwzględnić jedynie wynagrodzenie brutto. Ta sama zasada obowiązuje przy zatrudnianiu studentów do ukończenia 26. roku życia. W obu przypadkach należy pamiętać, że wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa. Od 1 lipca 2023 roku wynosi ona 23,50 zł brutto za godzinę.

Umowa o dzieło jest najtańszą formą zatrudnienia. Pracodawca jest zwolniony z opłacania składek, a koszt uzyskania przychodów obejmuje jedynie wynagrodzenie brutto zatrudnionego.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracodawca podpisze umowę o dzieło z pracownikiem, którego zatrudnia na podstawie innej umowy. Wówczas przy obliczaniu wysokości składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracownika musi uwzględnić przychody z dzieła.

Koszty umowy o pracę

W przypadku umowy o pracę, oprócz wynagrodzenia należnego pracownikowi, pracodawca jest zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia do ZUS-u składek na ubezpieczenie społeczne (składka emerytalna i rentowa), wypadkowe, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe uzależnione jest od charakteru działalności przedsiębiorstwa oraz liczby zatrudnionych osób.

Umowa o pracę – koszty pracodawcy

Całość kosztów pracy obejmuje następujące składniki:

• wynagrodzenia osobowe,
• dodatkowe wynagrodzenia roczne dla pracowników sfery budżetowej,
• wynagrodzenia z tytułu umowy zlecania lub umowy o dzieło,
• honoraria,
• wydatki na doskonalenia, kształcenie i przekwalifikowanie kadr,
• wydatki na delegacje służbowe,
• składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowne i wypadkowe opłacane przez pracodawcę,
• składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• wydatki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy,
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
• pozostałe wydatki, m.in. wydatki przeznaczone na rekrutację, na dojazdy do pracy pracowników, wydatki poniesione przez pracodawcę na ubezpieczenia pracowników w trzecim filarze,
• wypłaty z tytułu udziału w zysku do podziału lub nadwyżki bilansowej w spółdzielniach,
• benefity pracownicze

Koszty pracownika dla pracodawcy – o czym pamiętać?

Analizując koszty, trzeba pamiętać także o obowiązku:

• przeprowadzenia badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), szkoleń bhp,
• wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni, nieobecności z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, lub 14 dni, w przypadku osób, które ukończyły 50 lat,
• zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni w roku (liczba zależy od czasu pracy),
• rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek do wynagrodzenia albo czas wolny),
• prowadzenia i przechowywania przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy dokumentacji pracowniczej, do której należy między innymi ewidencja czasu pracy,
• zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy, kiedy przepisy tak stanowią, na przykład w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (art. 81 Kodeksu pracy).

Składniki wynagrodzenia pracownika

Struktura wynagrodzenia pracownika obejmuje różnorodne składniki, które kształtują ostateczną kwotę, jaką pracownik otrzymuje za swoją pracę. Wynagrodzenie może się składać z:

• elementów określonych w stałej miesięcznej wysokości – np. miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy czy dodatek funkcyjny,
• elementów zmiennych – np. stawka godzinowa, premia czy prowizja.

Pracodawcy mają swobodę w definiowaniu struktury wynagrodzenia. Mogą zdecydować się na jednolity składnik wynagradzania, tak jak stała stawka miesięczna, albo stosować różnorodne elementy wynagrodzenia, uwzględniając dodatki, premie czy prowizje. Elastyczność w tej kwestii pozwala na dostosowanie polityki płacowej do specyfiki działalności firmy oraz preferencji pracowników.

Pamiętaj, że wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli na pełen etat, nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Od lipca 2024 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4300 zł brutto.

Sprawdź, ile wynosi minimalna krajowa 2024.

Ile pracodawca i pracownik płacą na ZUS?

Podstawą do obliczania wymiaru składek jest przychód pracownika. Składki odprowadzane do ZUS-u wynoszą:

• ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia wypadkowe – 1,67% do 3,33% (w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej).

Od 1 kwietnia 2021 roku zmieniły się stopy procentowe stawki wypadkowej. Dla niektórych grup działalności ta stawka została podwyższona m.in. w produkcji mebli, działalności pocztowej i kurierskiej, produkcji napojów czy wyrobów tytoniowych.

Ponadto należy odprowadzać składki na:

• Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10% podstawy wymiaru.

Składki są finansowane przez pracodawcę lub pracownika w następujący sposób:

• składka emerytalna – koszty są podzielone po 50% na pracodawcę i pracownika,
• składka rentowa – koszty w ponoszą w proporcji ok. 77% pracodawca i 23% pracownik,
• składka wypadkowa, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – pokrywa pracodawca.

Nie odprowadza się składek emerytalnych i rentowych od momentu, gdy przychody pracownika przekroczą limit 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W 2023 roku jest to 215 848,50 zł.

Dowiedz się, czy pracodawca może płacić pracownikowi mniej niż najniższa krajowa. 

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – przykład

Poniższe obliczenia dotyczą pensji w wysokości 5000 zł brutto. Aby obliczyć, jakie koszty ponosi pracodawca za pracownika, należy obliczyć wysokość stawek ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i wypadkowego, a także wpłat na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Następnie musisz dodać te kwoty do wynagrodzenia brutto. Otrzymany wynik będzie stanowił wysokość kosztów, które ponosi pracodawca przy zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę.

Koszty zatrudnienia pracownika przy pensji w wysokości 5000 zł brutto:

• ubezpieczenie emerytalne – 488 zł,
• ubezpieczenie rentowe – 325 zł,
• ubezpieczenie wypadkowe – 83,50 zł,
• Fundusz Pracy – 122,50 zł,
• FGŚP – 5 zł.

Całkowity koszt w związku z zatrudnieniem pracownika na podstawie umowy o pracę wynosi zatem 6024 zł.

Sprawdź, jak ograniczyć koszty pracy za pomocą metryk budżetu w Kadromierzu. 

 Wypróbuj za darmo