Jak rozliczyć delegację pracownika?

Delegacja pracownika jest nieodłącznym elementem jego pracy. W związku z ich odbywaniem zatrudnionemu przysługują różne dodatki, np. dieta, zwrot kosztów przejazdu czy noclegu. By pracodawca mógł zaliczyć poniesione wydatki na poczet kosztów uzyskania przychodu, musi je odpowiednio udokumentować, czyli wykonać rozliczenie delegacji.

Dieta w delegacji krajowej

Dieta w czasie delegacji krajowej przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Kwota dla pracownika różni się jednak w zależności od tego, czy delegacja trwała dłużej niż dobę oraz ile godzin w danym dniu zajęła.

• Jeżeli podróż służbowa trwa krócej niż dobę, ale jej czas przekracza 12 godzin, pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• W przypadku jednodniowej podróży służbowej, trwającej mniej niż 12 godzin, należna jest połowa diety, czyli 22,50 zł.
• Jeżeli podróż trwa kilka dni za każdą kolejną rozpoczętą dobę powyżej 8 godzin przysługuje 45 zł, a poniżej – 22,50 zł.

Jeśli pracodawca zagwarantował pracownikowi śniadanie i/lub kolację podczas delegacji, za każdy z tych posiłków dieta powinna zostać obniżona o 25%, a w przypadku obiadu – 50%.

Przeczytaj, ile wynoszą diety krajowe.

Dieta w podróży zagranicznej

W podróżach zagranicznych obowiązują nieco inne zasady niż w przypadku podróży służbowej po kraju. Za każdą dobę przysługuje dieta w wysokości 100% diety dziennej określonej dla każdego z krajów z osobna w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Za niepełną dobę naliczyć należy:

• 1/3 diety, jeśli doba trwała mniej niż 8 godzin;
• 1/2 diety, jeśli doba trwała od 8 do 12 godzin;
• pełną kwotę, jeśli doba trwała ponad 12 godzin.

W przypadku zapewniania przez pracodawcę części lub wszystkich posiłków w ciągu dnia odjąć należy: 15% za śniadanie oraz 30% zarówno za obiad, jak i za kolację. Warto więc zauważyć, że nawet przy pełnym wyżywieniu od pracodawcy pracownikowi przysługuje 25% kwoty diety.

Dieta zagraniczna zaczyna przysługiwać w przypadku podróży lotniczej lub morskiej w chwili wejścia na pokład.

Noclegi

Rozliczenie delegacji krajowej, jak i zagranicznej obejmuje także zwrot kosztów za noclegi. Podróż służbową rozlicza się na podstawie zgromadzonych przez pracownika faktur i rachunków np. z hotelu. Jeżeli ich nie posiada, wówczas pracodawca wypłaca ryczałt. Dla delegacji krajowej wynosi on 150% wartości diety, czyli 67,50 zł. W przypadku wyjazdów zagranicznych jest to 25% stawki diety właściwej dla danego kraju.

Stawka kilometrówki przy użyciu prywatnego samochodu przez pracownika

Jeżeli podczas podróży służbowej pracownik użyje własnego samochodu, przysługuje mu zwrot kosztów transportu. Dokładne stawki za kilometr przebiegu są uzależnione od pojemności silnika oraz rodzaju pojazdu. Wynoszą one:

• 0,89 zł – w przypadku samochodu osobowego z pojemnością silnika do 900 cm3;
• 1,15 zł – w przypadku samochodu osobowego z pojemnością powyżej 900 cm3;
• 0,69 zł – w przypadku motocykla;
• 0,42 zł – w przypadku motoroweru.

Przejechane trasy powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, stworzonej na potrzeby rozliczenia delegacji oraz prowadzonej na podstawie wskazania licznika pojazdu. W przypadku gdy rozliczana jest kilometrówka, stawka za kilometr nie może przekroczyć ustawowych limitów.

Dowiedz się więcej z artykułu: Kilometrówka 2023 – ile wynosi stawka?

Do kiedy i w jaki sposób należy rozliczyć dietę?

Rozliczenie podróży służbowej powinno zawierać następujące informacje:

• imię, nazwisko i stanowisko pracownika,
• cel podróży i miejsce wyjazdu,
• czas podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawka i wartość przysługujących diet,
• informacje o stosowanych środkach lokomocji,
• sumę poniesionych kosztów – najlepiej z podziałem na ich różne kategorie (dojazdy, noclegi itd.).

Pracownik ma 14 dni na przekazanie pracodawcy rozliczenia delegacji, a wraz z nim dokumentów stanowiących dowody poniesionych kosztów z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pozyskanie jakiejś faktury czy paragonu nie było możliwe, wówczas do rozliczenia delegacji należy dołączyć pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach i przyczynie braku ich udokumentowania.