Czy pracodawca może płacić mniej niż najniższa krajowa?

Minimalna krajowa jest ustalana co roku przez rząd, a jej celem jest zapewnienie pracownikom godnych warunków życia. Od 1 lipca 2024 roku minimalne wynagrodzenie wzrosło do 4300 zł brutto. Mimo jasno określonych przepisów zdarzają się sytuacje, w których pracodawcy próbują obniżyć wynagrodzenie swoich pracowników poniżej ustalonego minimum. Z artykułu dowiesz się, czy jako pracodawca możesz płacić mniej niż najniższa krajowa, co wlicza się do podstawy wynagrodzenia, jakie są konsekwencje niepodnoszenia płac minimalnych oraz jak możesz ograniczyć koszty pracy przy podwyżkach dla pracowników.

Płaca poniżej minimalnej – czy jest zgodna z prawem?

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Od 1 lipca 2024 roku najniższa krajowa wynosi 4300 zł brutto. Wypłacanie płacy poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę jest zatem niezgodne z prawem.

Warto jednak wziąć pod uwagę, że wynagrodzenie minimalne nie jest równoznaczne z wynagrodzeniem zasadniczym. Jeśli kwota na umowie wynosi mniej niż najniższa krajowa, nie zawsze musi być to równoznaczne z naruszeniem przepisów o płacy minimalnej.

Płaca minimalna a wynagrodzenie zasadnicze

Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika należy wziąć pod uwagę wszystkie przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny do wynagrodzeń osobowych. Do tej kwoty nie wlicza się jednak:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatku za staż pracy,
• dodatku za szczególne warunki pracy.

W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwotę obowiązującego minimalnego wynagrodzenia należy zmniejszyć proporcjonalnie do liczby godzin pracy przypadających w danym miesiącu.

Przykład 1.

Załóżmy, że prowadzisz małą firmę i zatrudniasz pracownika na pełen etat. Jeśli wypłacasz mu wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł brutto, a dodatkowo pracownik ten otrzymuje 300 zł brutto dodatku za pracę w porze nocnej i 100 zł brutto dodatku za staż pracy, to wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4000 zł brutto. Zgodnie z prawem, jest ono niższe niż wymagane minimalne wynagrodzenie 4300 zł brutto. Dodatki, które pracownik otrzymuje, nie mogą być wliczone do minimalnego wynagrodzenia, co oznacza, że musisz podnieść wynagrodzenie zasadnicze do co najmniej 4300 zł brutto.

Przykład 2.

Załóżmy, że wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3500 zł brutto, ale dodatkowo pracownik otrzymuje 500 zł brutto za pełnienie dyżurów oraz 300 zł brutto premii regulaminowej. W tym przypadku wynagrodzenie zasadnicze wynosi 3500 zł, ale premia oraz dodatek za pełnienie dyżurów mogą być wliczane do minimalnego wynagrodzenia.

Razem daje to 4300 zł brutto (3500 zł + 500 zł + 300 zł), co oznacza, że całkowite wynagrodzenie pracownika spełnia wymóg minimalnego wynagrodzenia. W tym przypadku dodatki są wliczane do wynagrodzenia, dzięki czemu pracownik otrzymuje wynagrodzenie zgodne z przepisami prawa.

Wzrost płacy minimalnej a podwyżka

Choć prawo nie wymaga waloryzacji wynagrodzenia pracowników zarabiających więcej niż minimalna krajowa wraz z jej podwyższeniem, warto jednak rozważyć takie działanie z kilku istotnych powodów. Przede wszystkim, podnoszenie płac wszystkich pracowników może przyczynić się do poprawy morale w firmie, co z kolei zwiększa produktywność i zaangażowanie zespołu. Oferowanie konkurencyjnych wynagrodzeń pomaga również w zatrzymaniu utalentowanych pracowników oraz przyciągnięciu nowych, a także umożliwia utrzymanie równowagi płacowej w firmie, zapobiegając sytuacji, w której różnice między wynagrodzeniami pracowników z różnych szczebli stają się zbyt małe. Poza tym regularne dostosowywanie płac do wzrostu kosztów życia pomaga pracownikom w utrzymaniu odpowiedniego poziomu życia, zwiększając ich lojalność wobec pracodawcy.

Co, gdy pracodawca nie płaci najniższej krajowej?

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca, który nie przestrzega przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) regularnie kontroluje pracodawców i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, ma prawo nałożyć surowe kary finansowe. Inspektorzy PIP mogą również nakazać natychmiastowe wyrównanie wynagrodzeń do wymaganego poziomu.

Pracownicy, którzy otrzymują wynagrodzenie niższe niż płaca minimalna, mają prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem pracy. Mogą oni żądać wyrównania wynagrodzeń za cały okres, w którym wystąpił brak płacy minimalnej, co oznacza, że pracodawca będzie musiał zapłacić różnicę między faktycznie wypłaconym wynagrodzeniem a minimalnym wynagrodzeniem. Co więcej, w przypadku wygranej sprawy, pracodawca może być zobowiązany do pokrycia kosztów sądowych i ewentualnych odsetek za zwłokę.

Jak ograniczyć koszty pracy przy podwyżkach dla pracowników?

Podwyżki wynagrodzeń minimalnych są nieuniknione, ale możesz wdrażać różne strategie, aby zminimalizować ich wpływ na budżet firmy. Jednym z efektywnych narzędzi jest Kadromierz – nowoczesne narzędzie, które pozwala znacząco ograniczyć koszty pracy poprzez precyzyjne dostosowanie liczby personelu do rzeczywistego zapotrzebowania. Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak analiza metryk budżetu i efektywności pracy, możesz optymalizować grafiki dla pracowników, eliminując zbędne nadgodziny i unikając niepotrzebnego zatrudnienia.

Kadromierz umożliwia monitorowanie kluczowych wskaźników, takich jak koszty pracy w odniesieniu do przychodów, co pozwala na bieżąco kontrolować budżet. Narzędzie analizuje dane i przedstawia rekomendacje dotyczące najbardziej efektywnego rozmieszczenia zasobów ludzkich w Twojej firmie. Dzięki temu możesz planować zmiany w sposób najlepiej odpowiadający bieżącym potrzebom biznesowym, jednocześnie mając pewność, że każda godzina pracy jest wykorzystywana efektywnie.

Przykładowo, Kadromierz może pomóc zidentyfikować okresy o niskim natężeniu pracy, sugerując zmniejszenie liczby pracowników w tych godzinach. Z kolei w okresach wzmożonego ruchu narzędzie to pomoże zapewnić odpowiednią liczbę pracowników, co wpłynie pozytywnie na sprawną obsługę klienta i zwiększy przychody. Metryki budżetu i efektywności pracy dostarczają szczegółowych raportów, które wspierają podejmowanie świadomych decyzji personalnych, optymalizując koszty pracy bez obniżania jakości usług.

Dzięki Kadromierzowi masz pełną kontrolę nad kosztami pracy – dzięki temu lepiej zarządzasz budżetem i osiągasz lepsze wyniki finansowe, nawet w obliczu konieczności podwyżek wynagrodzeń minimalnych. Zarejestruj się w Kadromierzu już dziś i przekonaj się, jak łatwo możesz zoptymalizować zarządzanie personelem, zwiększyć efektywność pracy i ograniczyć koszty w swojej firmie.