Jawność wynagrodzeń – kiedy wejdą w życie nowe przepisy?

Jawność wynagrodzeń w Polsce to jeden z obszarów nowelizacji Kodeksu pracy, która zacznie obowiązywać pod koniec 2025 roku. Zmiany te wynikają z wdrażania unijnej dyrektywy o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970), a ich celem jest przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej, szczególnie ze względu na płeć. Nowe przepisy wprowadzą szereg obowiązków dla pracodawców, w tym konieczność ujawniania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę. Dowiedz się, od kiedy jawność wynagrodzeń zacznie obowiązywać w Polsce, kogo dotyczą nowe przepisy i jak skutecznie przygotować się na nadchodzące zmiany.

Co zakłada dyrektywa o jawności wynagrodzeń?

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970) to akt prawny, który zobowiązuje wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej do przyjęcia przepisów mających na celu przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej. Dokument ten określa konkretne mechanizmy, które mają zapewnić równość wynagrodzenia za pracę o takiej samej wartości – niezależnie od płci pracownika.

Wśród rozwiązań przewidzianych w dyrektywie znajdują się:

• obowiązek podawania widełek wynagrodzenia już na etapie ogłoszenia o pracę lub najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną (art. 5 ust. 1 dyrektywy),
• prawo pracownika do uzyskania informacji o średnich wynagrodzeniach osób wykonujących taką samą lub równoważną pracę, z podziałem na płeć (art. 7),
• obowiązek cyklicznego raportowania poziomu wynagrodzeń i różnic płacowych w firmach zatrudniających co najmniej 100 pracowników (art. 9 i 10),
• zakaz pytania kandydatów o dotychczasowe zarobki (art. 5 ust. 2),
• obowiązek prowadzenia przejrzystej polityki wynagrodzeń (art. 4).

Państwa członkowskie mają czas na pełne wdrożenie dyrektywy do 7 czerwca 2026 roku.

Jawność wynagrodzeń – od kiedy nowe przepisy?

W Polsce pierwszym krokiem do implementacji unijnej dyrektywy była nowelizacja Kodeksu pracy, przyjęta przez Sejm w maju 2025 roku. Nowe przepisy zostały ogłoszone w Dzienniku Ustaw w czerwcu i – zgodnie z zapowiedziami – wejdą w życie pod koniec 2025 roku.

Wprowadzenie jawności wynagrodzeń sprawi, że pracodawcy będą zobowiązani do zamieszczania widełek płacowych w ogłoszeniach rekrutacyjnych lub przekazywania ich kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną. Zakazane zostanie również zadawanie pytań o wcześniejsze wynagrodzenie kandydata – nowy przepis znajdzie się w art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy.

Kolejną ważną zmianą będzie możliwość wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o ujawnienie średniego wynagrodzenia osób zatrudnionych na podobnych stanowiskach, z uwzględnieniem płci. Pracodawca będzie zobowiązany do udzielenia odpowiedzi w ciągu 14 dni – reguluje to nowy art. 183¹c KP. Zakazane będzie również stosowanie klauzul poufności wynagrodzenia, które uniemożliwiałyby pracownikom dzielenie się informacjami o zarobkach.

Ile wynosi minimalne wynagrodzenie w 2025?

Obowiązek jawności wynagrodzeń – kogo dotyczy?

Jawność wynagrodzeń pracowników dotyczyć będzie wszystkich pracodawców, niezależnie od branży czy wielkości firmy. Jednak zakres obowiązków będzie różnicowany w zależności od liczby zatrudnionych pracowników. Obowiązek podawania wynagrodzenia w ogłoszeniach rekrutacyjnych obejmie każdego pracodawcę. Z kolei raportowanie luki płacowej, wprowadzane w kolejnych krokach implementacji unijnej dyrektywy, dotyczyć będzie firm zatrudniających minimum 100 osób. Dla największych podmiotów (powyżej 250 pracowników) raportowanie jawności wynagrodzeń będzie odbywać się co roku, natomiast dla firm zatrudniających od 100 do 249 osób – raz na trzy lata.

Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat obowiązków pracodawcy przy wynagrodzeniu.

Sankcje za brak jawności wynagrodzeń

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z kwestią jawności wynagrodzeń może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. W myśl nowych przepisów, pracodawcom grożą grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł za:

• brak informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu rekrutacyjnym,
• odmowę udzielenia informacji pracownikowi w ustawowym terminie,
• stosowanie niedozwolonych klauzul poufności płac.

Dodatkowo, w przypadku sporów dotyczących nierównego wynagrodzenia, nowelizacja wprowadza zasadę odwróconego ciężaru dowodu – to pracodawca będzie musiał wykazać, że różnice płacowe były uzasadnione (implementacja art. 18 dyrektywy).

Sprawdź, co powinna zawierać lista płac.

Jawność wynagrodzeń – jak przygotować się na zmiany w przepisach?

Zbliżające się zmiany w prawie pracy dotyczące jawności wynagrodzeń oznaczają konieczność odpowiedniego przygotowania się ze strony pracodawców. Dobrym punktem wyjścia jest przeprowadzenie wewnętrznego audytu wynagrodzeń, którego celem będzie identyfikacja ewentualnych nieuzasadnionych różnic płacowych, zwłaszcza pomiędzy pracownikami wykonującymi pracę o tej samej wartości.

Konieczne będzie również dostosowanie ogłoszeń rekrutacyjnych do nowych wymogów oraz szkolenie osób odpowiedzialnych za rekrutację i kadry. Należy zwrócić uwagę na zakaz zadawania pytań o historię wynagrodzenia oraz obowiązek udzielania informacji o średnich wynagrodzeniach na podobnych stanowiskach.

W kontekście nadchodzących obowiązków szczególnie ważne będzie wdrożenie odpowiednich narzędzi wspierających zarządzanie personelem i dokumentacją kadrową. Dotyczy to w szczególności firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników, które zostaną objęte obowiązkiem cyklicznego raportowania luki płacowej oraz udostępniania danych o wynagrodzeniach z podziałem na płeć i stanowisko.

Warto w tym celu sięgnąć po rozwiązania cyfrowe, takie jak Kadromierz – system wspierający codzienne zarządzanie zespołem, który może realnie odciążyć dział kadr i HR. Narzędzie umożliwia m.in. ewidencję czasu pracy i generowanie przejrzystych raportów, które mogą posłużyć jako podstawa do wewnętrznej analizy polityki wynagrodzeń. Dzięki cyfrowemu archiwum i uporządkowanym danym kadrowym, przygotowanie się do nowych przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń staje się znacznie prostsze i szybsze.