Jak długo przechowywać wnioski urlopowe pracowników?

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Dotyczy to także dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, w tym list obecności i wniosków urlopowych. Wraz ze zmianą przepisów w 2019 roku, skrócono ogólny okres przechowywania dokumentacji, ale nie oznacza to, że każdy dokument można bezpiecznie zniszczyć po kilku latach. Sprawdź, jak długo przechowywać wnioski urlopowe pracowników i w jakiej formie warto to robić.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, która składa się z:

• dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
• akt osobowych pracowników.

W Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej znajdziemy szczegółowe informacje na temat dokumentów, które wchodzą w skład wspomnianej dokumentacji. Zgodnie z §6 wspomnianego rozporządzenia można zaliczyć do niej m.in.:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumentację urlopową pracowników,
• listę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwa roboczego.

Dokumentacja ta musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?

Wnioski o urlop wypoczynkowy, okolicznościowy czy bezpłatny to część dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca ma obowiązek prowadzić. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi przechowywać wnioski urlopowe przez określony czas – zależny od daty zatrudnienia pracownika. Dokumenty te mogą być potrzebne zarówno podczas kontroli, jak i przy ewentualnych roszczeniach ze strony pracownika dotyczących np. niewykorzystanych dni urlopowych.

Wnioski urlopowe – jak długo przechowywać dokumenty zatrudnionych po 2019 roku?

Jeśli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 roku, pracodawcę obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Zasada ta dotyczy również dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego. W tym przypadku nie ma konieczności składania dodatkowego raportu informacyjnego, ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych od początku gromadzi wszystkie dane niezbędne do ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych.

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe zatrudnionych przed 2019 rokiem?

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej – w tym wniosków urlopowych – są bardziej złożone niż dla osób zatrudnionych po tej dacie. Zasadą ogólną jest tu konieczność przechowywania akt przez 50 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Obowiązek ten wynika z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Ustawodawca przewidział jednak możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat, ale pod warunkiem spełnienia ściśle określonych warunków. Zgodnie z art. 4 ust. 2 tej samej ustawy, pracodawca może zastosować krótszy, 10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczących pracownika zatrudnionego po 31 grudnia 1998 r, lecz przed 1 stycznia 2019 r., jeżeli przekaże do ZUS-u tzw. raport informacyjny ZUS RIA. Raport ten musi zawierać wszystkie dane niezbędne do ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych danej osoby. Samo przekazanie raportu informacyjnego nie wystarcza, jeśli jest on niekompletny lub zawiera błędy. Co istotne, raport ZUS RIA należy przekazać do końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy danego pracownika. Pracodawcy, którzy nie dopełnili tego obowiązku we właściwym czasie, nie mają już możliwości skorzystania z krótszego okresu przechowywania dokumentów.

Warto jednak zwrócić uwagę, że przed rokiem 2019 wiele dokumentów związanych z organizacją pracy, takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego czy listy obecności, nie było włączane do akt osobowych. Nie istniał także przepis określający, jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe po zakończeniu zatrudnienia. Przyjęło się jednak, że wspomniane dokumenty powinny być przechowywane przez 3 lata – wynikało to z ogólnej zasady przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, określonej w art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 8 lutego 2019 r. Oznacza to, że w przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem, można przyjąć 3-letni okres przechowywania wniosków urlopowych.

W jakiej formie przechowywać wniosek urlopowy?

Zgodnie z przepisami zawartymi w §11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma prawo przechowywać dokumentację pracowniczą – w tym wnioski urlopowe – w formie papierowej lub elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że wybrana forma musi spełniać kilka zasad określonych art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Pracodawca powinien zatem przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób:

• w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
• w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Coraz więcej pracodawców decyduje się na prowadzenie elektronicznej ewidencji urlopów. Obejmuje ona nie tylko składanie i zatwierdzanie wniosków o urlop wypoczynkowy, ale również ich archiwizowanie w systemach informatycznych – najczęściej zintegrowanych z oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Systemy tego typu pozwalają na automatyczne wyliczanie dostępnych dni urlopowych, prowadzenie rejestru wniosków i zatwierdzeń czy generowanie raportów zgodnych z ewidencją czasu pracy.

Prowadzenie elektronicznej ewidencji urlopów niesie ze sobą liczne korzyści organizacyjne: ułatwia dostęp do dokumentacji zarówno pracownikom, jak i działowi kadr, zmniejsza ilość dokumentów papierowych oraz ryzyko błędów administracyjnych. Co ważne, systemy te muszą spełniać również wymogi RODO, a więc zapewniać odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, w tym kontrolę dostępu oraz tworzenie kopii zapasowych.

Elektroniczna ewidencja urlopów w Kadromierzu

Kadromierz to nowoczesne narzędzie do zarządzania czasem pracy, które umożliwia pełną i zgodną z przepisami elektroniczną ewidencję urlopów. System pozwala pracownikom na szybkie składanie wniosków urlopowych z poziomu aplikacji, a przełożonym na ich natychmiastowe zatwierdzanie lub odrzucanie. Dzięki zintegrowanemu kalendarzowi urlopów oraz automatycznemu naliczaniu dostępnych dni urlopowych, Kadromierz znacząco upraszcza planowanie nieobecności i ogranicza ryzyko błędów w rozliczeniach kadrowych. Wszystkie dane można bez problemu eksportować, aby przechowywać elektronicznie lub wydrukować.