Jak długo i gdzie przechowywać ewidencję czasu pracy?

Prowadzenie i przechowywanie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Przepisy prawne stawiają dokładne wytyczne dotyczące warunków i czasu przechowywania tej dokumentacji. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej tej kwestii i odpowiemy na pytanie, jak długo i gdzie przechowywać ewidencję czasu pracy.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to obowiązkowa dokumentacja o czasie pracy pracowników. Musi ją prowadzić każdy pracodawca osobno dla każdego zatrudnionego na umowie o pracę, jak i zlecenia. Jednak należy pamiętać, że wygląda to zupełnie inaczej w przypadku tych dwóch form zatrudnienia. 

W umowie o pracę ewidencja powinna uwzględniać m.in.: przepracowany czas pracy, dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, pracę w godzinach nocnych, nieobecności, itp. Służy to nie tylko do monitorowania obecności, ale przede wszystkim do obliczania wynagrodzeń oraz zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy. W przypadku kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy prawidłowo prowadzona ewidencja może stanowić dowód przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy. Z tego względu niezwykle ważne jest, aby ewidencja była prowadzona systematycznie i zgodnie z wymogami prawa.

Z kolei w ewidencji czasu pracy na umowie zlecenia należy monitorować liczbę przepracowanych godzin, aby zapewnić odpowiednie wynagrodzenie oraz spełnić wymogi prawne dotyczące minimalnej stawki godzinowej.

Sprawdź, jak prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Obowiązkowa ewidencja czasu pracy każdego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie przepracowanych godzin w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy z uwzględnieniem tytułu ich udzielania,
• liczbie godzin dyżuru wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Sprawdź, jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Według art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy „pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

O jakich odrębnych przepisach tutaj mowa? Otóż przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat. Zmiana nastąpiła wraz z art. 7. Ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od tego czasu długość przechowywania ewidencji czasu pracy i reszty dokumentacji pracowniczej zależy od okresu nawiązania stosunku pracy.

W związku z tym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy okres przechowywania ewidencji czasu pracy wynosi:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy – jeżeli nawiązanie stosunku pracy odbyło się w dzień lub po 1 stycznia 2019 r.;
• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny – jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r., ale przed dniem 1 stycznia 2019 r. i złożono raport informacyjny, o którym mowa art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;
• 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy – jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., ale nie złożono raportu informacyjnego, a także we wszystkich przypadkach, gdy stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. przed 1 stycznia 1999 r.

Jak i gdzie przechowywać ewidencję czasu pracy?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej. W skład tej dokumentacji wchodzą akta osobowe pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Do tych dwóch wymienionych dokumentacji istnieją osobne przepisy dotyczące warunków ich przechowywania. Nie należy zatem ich mylić.

Ewidencja czasu pracy należy do tej drugiej grupy, tzn. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą omówiono w § 6 omawianego rozporządzenia. Oznacza to, że przechowując ewidencje czasu pracy, należy stosować się do tych przepisów.

Według zawartych tam informacji, a także tych zawartych w Kodeksie pracy, ewidencję czasu pracy można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej – w zależności od preferencji pracodawcy oraz możliwości technicznych firmy. Ważne jest jednak, aby miejsce przechowywania było bezpieczne i chroniło dokumenty przed zniszczeniem, utratą lub dostępem osób nieuprawnionych.

Warunki przechowywania ewidencji czasu pracy w formie papierowej

W przypadku formy papierowej ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana w pomieszczeniach chronionych przed dostępem osób nieupoważnionych, w którym panuje odpowiednia wilgotność oraz temperatura. Mogą to być oddzielnie teczki trzymane w szafach zamykanych na klucz w pomieszczeniu, do których mają dostęp tylko uprawnione osoby.

Warunki przechowywania ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej

W przypadku przechowywania elektronicznego sytuacja wygląda nieco inaczej. W rozporządzeniu znajdziemy szczegółowe wymagania wobec systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Obejmuje to zapewnienie:

• zabezpieczenia dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralności treści dokumentacji i metadanych mających na celu zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian (z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur);
• stałego dostępu do dokumentacji uprawnionym osobom;
• identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian w dokumentacji i metadanych;
• możliwości skutecznego wyszukiwania dokumentacji na podstawie metadanych,
• możliwości wydawania, w tym eksportu w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia;
• możliwość wydruku dokumentacji.

Jakie dokumenty przechowywać z ewidencją czasu pracy?

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy obejmują:

a) ewidencję czasu pracy;

b) wnioski pracownika dotyczące m.in.:

• systemów czasu pracy,
• niektórych zwolnień od pracy,
• urlopu opiekuńczego; 

c) dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
• z udzieleniem dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy,
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;

d) zgody:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.

Podsumowanie

Podsumowując, ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana:

• oddzielnie dla każdego pracownika;
• w formie papierowej lub elektronicznej;
• w bezpiecznym, chronionym przed dostępem osób nieuprawnionych miejscu;
• przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy – jeżeli nawiązanie stosunku pracy odbyło się w dzień lub po 1 stycznia 2019 r;
• przez 10 lat od od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny, gdy zatrudnienie odbyło się po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r;
• przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy w przypadku nawiązania stosunku pracy po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeśli nie złożono raportu informacyjnego oraz we wszystkich przypadkach, gdy stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. przed 1 stycznia 1999 r.

Elektroniczne prowadzenie ewidencji czasu pracy z Kadromierzem

Coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne prowadzenie i przechowywanie ewidencji czasu pracy. Ma to wiele zalet. Przede wszystkim pozwala to na łatwiejszy dostęp do dokumentów oraz szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. Ponadto korzystanie z elektronicznej ewidencji czasu pracy, takiej jak Kadromierz, eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. To dzięki temu, że system powiązany jest z rejestracją czasu pracy pracowników, która rzetelnie zbiera dane o czasie pracy, spóźnieniach, nieobecnościach czy nadgodzinach. Jednym kliknięciem wczytywane są one do ewidencji, którą w każdej chwili można wydrukować lub eksportować. 

Artykuł zweryfikowany przez prawnika:
Łukasz Dej