Ekwiwalent za urlop – jak go obliczyć?

Rozwiązujesz umowę o pracownikiem, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego? Pamiętaj o obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego. Z artykułu dowiesz się, kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop, jakie są zasady jego obliczania oraz jak prawidłowo uwzględnić czynniki, takie jak współczynnik ekwiwalentu czy praca na część etatu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy przysługuje?

Kodeks pracy gwarantuje każdemu zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze:

• 20 dni – gdy staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
• 26 dni – gdy staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Zgodnie z art. 152 § 2 pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Pamiętaj, że nie możesz oferować pracownikom ekwiwalentu pieniężnego zamiast wypoczynku – w ten sposób naruszysz prawa pracownika, co wiąże się z konsekwencjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Kodeks pracy przewiduje jedynie dwie sytuacje, w których ekwiwalent pieniężny może zostać legalnie wypłacony.

Zgodnie z art. 171 § 1 ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie pieniężne, które przysługuje pracownikowi z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeśli nie wykorzystał on w pełni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Wyjątkiem od tej zasady jest zatrudnienie pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Wówczas strony umowy mogą postanowić o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy zgodnie z kolejną umową.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego nie zawsze jednak będzie konieczna. Może się tak stać, jeśli pracownik i pracodawca dojdą do porozumienia, aby liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wykorzystać w trakcie okresu wypowiedzenia.

Nie wiesz, co napisać we wniosku? Pobierz darmowy wzór wniosku o ekwiwalent za urlop w formacie .docx lub .pdf!

Ekwiwalent za urlop 2024 – współczynnik

Zgodnie z § 19 Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku do obliczenia stawki ekwiwalentu pieniężnego przysługującej za jeden dzień urlopu potrzebne jest ustalenie współczynnika ekwiwalentu, który jest średnią miesięczną liczbą dni pracy.

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zmienia się co roku. Ustala się go odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy. Następnie otrzymany wynik należy podzielić przez 13. Pamiętaj, że współczynnik urlopowy należy obliczać zawsze dla bieżącego roku, w którym wypłacany jest ekwiwalent, nawet w przypadku, gdy dotyczy on zaległego urlopu z lat poprzednich.

W 2024 roku mamy:

• 52 niedziele,
• 11 dni świątecznych,
• 52 dni wolne od pracy,
• 366 dni łącznie.

Aby obliczyć współczynnik ekwiwalentu, należy dokonać następujące obliczenia:

366 dni – 52 dni – 11 dni – 52 dni = 251 dni

251 dni : 12 dni = 20,92

Z powyższych obliczeń wynika, że współczynnik ekwiwalentu w 2024 roku wynosi 20,92.

Współczynnik ekwiwalentu a praca na część etatu

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 października 2009 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, jeśli zatrudniasz pracowników jedynie na część etatu, musisz pamiętać, aby dostosować współczynnik urlopowy do wysokości wymiaru czasu pracy, który obowiązuje pracownika. Przykładowo, w zależności od wymiaru, współczynnik wyniesie:

• dla zatrudnionych na 3/4 etatu: 0,75 × 20,92 = 15,69
• dla zatrudnionych na 1/2 etatu: 0,5 × 20,92 = 10,46
• dla zatrudnionych na 1/4 etatu: 0,25 × 20,92 = 5,23

Zatrudniasz pracownika na część etatu? Sprawdź, ile urlopu na pół etatu.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Zgodnie z § 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997, aby obliczyć ekwiwalent za urlop, należy wykonać kilka kroków:

1. Ustal miesięczne wynagrodzenie pracownika – uwzględnij stałe składniki wynagrodzenia oraz zmienne składniki przysługujące pracownikowi w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy.

2. Oblicz stawkę godzinową wynagrodzenia – podziel miesięczne wynagrodzenie przez wyżej wspomniany współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez obowiązujący pracownika dobowy wymiar czasu pracy.

3. Pomnóż stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu – ten sposób otrzymasz ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Wynagrodzenie potrzebne do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się, biorąc pod uwagę:

• składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości – w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (z wyjątkiem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę) – w wysokości średniej z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc – w wysokości średniej z ostatnich 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jak liczyć ekwiwalent za urlop – przykład

Przyjrzyjmy się konkretnemu przykładowi, aby zobrazować proces obliczania ekwiwalentu za urlop.

Pani Maria była zatrudniona w pełnym wymiarze godzin na okres 6 miesięcy – od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku. Umowa nie została przedłużona. W tym czasie pracownica wykorzystała jedynie 2 (16 godzin) z 10 dni (80 godzin) przysługującego jej urlopu. Podstawę wymiaru ekwiwalentu wynosi jej stałe wynagrodzenie w wysokości 5000 zł brutto. Nie przysługiwały jej inne zmienne składniki wynagrodzenia.

Podstawę wymiaru ekwiwalentu musimy najpierw podzielić przez współczynnik urlopowy, który wynosi 20,92.

5000 zł : 20,92 = 239 zł [dzienna stawka ekwiwalentu]

239 zł : 8h = 29,88 zł [stawka godzinowa ekwiwalentu]

Następnie należy pomnożyć stawkę godzinową ekwiwalentu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:

29,88 zł × (80h – 16h) = 1 912,32 zł

Z obliczeń wynika, że pani Maria, kończąc stosunek pracy z obecnym pracodawcą, otrzymała ekwiwalent za urlop w wysokości 1 912,32 zł.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop a składki ZUS

Ekwiwalent za urlop stanowi przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że od tej kwoty pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ze względu na to, że środki wypłacane zamiast dni urlopowych są także składnikiem wynagrodzenia, naliczany jest od nich również koszt uzyskania przychodu. To oznacza, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop, podobnie jak wynagrodzenie za pracę, podlega pełnym obciążeniom podatkowym i składkowym, co wpływa na ostateczną kwotę netto, którą otrzymuje pracownik.

Kadromierz to nowoczesny program do planowania i monitorowania czasu pracy zatrudnionych, który oferuje również funkcję elektronicznych wniosków urlopowych. Dzięki niemu z łatwością zaplanujesz urlopy swoich pracowników i sprawdzisz, ile dni urlopowych im jeszcze przysługuje. Program pozwala szybko zweryfikować liczbę niewykorzystanego urlopu, co jest niezwykle przydatne przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne. Dzięki Kadromierzowi zarządzanie czasem wolnym staje się prostsze i bardziej efektywne, minimalizując ryzyko błędów i usprawniając proces wypłacania ekwiwalentu. Zarejestruj się już dziś i przekonaj się, jak Kadromierz może usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy.