Delegacja krajowa i zagraniczna – wszystko, co należy wiedzieć

Pracodawcy niejednokrotnie wysyłają pracowników do miejsc, które nie są określone w łączącej obie strony umowie o pracę. Mogą to być delegacje krajowe i zagraniczne, a w związku z pozostawaniem poza miejscem zatrudnienia, pracownikowi przysługuje m.in. dieta.

Delegacja krajowa pracownika – jaka dieta przysługuje?

Obecnie dieta krajowa wynosi 30 zł. Jej wysokość wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 r.

Dieta przysługuje pracownikowi, nawet jeżeli delegacja krajowa trwa krócej niż dobę, ale pod pewnymi warunkami. Przekroczenie czasu 12 godzin powoduje przyznanie diety w pełnej wysokości, natomiast dla podróży trwającej od 8 do 12 godzin dieta wyniesie 50 proc. podstawowej kwoty. Nie przysługuje ona natomiast, jeżeli podróż potrwa mniej niż 8 godzin. Powyższe wartości dotyczą podróży krótszej niż doba.

Jeżeli natomiast delegacja pracownika potrwa dłużej, to za każdą dobę przysługuje mu pełna kwota, z wyjątkiem doby rozpoczętej, ale trwającej krócej niż 8 godzin. Za nią pracownik otrzyma 50 proc. podstawowej kwoty.

Delegacje zagraniczne pracowników w różnych krajach

Wspomniane powyżej rozporządzenie reguluje też szczegółowo wysokość diet w różnych krajach, wskazując jak rozliczyć delegację zagraniczną pracownika. Przykładowo: dieta dobowa w Wielkiej Brytanii wynosi 35 funtów szterlingów, a w Kanadzie – 71 dolarów kanadyjskich.

Praca w delegacji – dieta w przypadku zapewnienia wyżywienia

Warto zwrócić uwagę na to, że jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi wyżywienie, może zmniejszyć dietę lub w ogóle jej nie wypłacać. To pierwsze rozwiązanie znajduje zastosowanie w przypadku częściowego wyżywienia. Druga sytuacja, a więc całkowity brak diety, ma miejsce gdy pracownikowi zostanie zapewnione pełne wyżywienie podczas podróży krajowej. Jaką kwotę odejmuje się od diety, jeżeli pracodawca pokrył koszty niektórych posiłków?

Delegacja – zwrot kosztów noclegu

Pracownikowi przysługuje zwrot wydatków poniesionych w związku z noclegiem. Delegacja krajowa i zagraniczna różnią się pod względem stawek, stosowanych jeżeli nie dostarczy się właściwych rachunków i faktur. To te dokumenty są bowiem podstawą zwrotu kosztów. Jeżeli natomiast ich nie dostarczono, to w przypadku delegacji krajowej wypłacane jest 45 zł. Dla delegacji zagranicznej kwota ta stanowi 25 proc. limitu ryczałtu, określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej (inna wysokość dla różnych krajów).

Delegacje – koszty transportu

Praca w delegacji to nie tylko wyżywienie i nocleg. Źródłem wydatków będą też bilety na autobus, pociąg itp. Należy uzyskać za nie fakturę, dzięki czemu pracodawca będzie mógł rozliczyć je jako koszty delegacji pracownika. W przypadku delegacji zagranicznej dokumentem potwierdzającym może być sam bilet.

Jeżeli podczas podróży używany jest samochód, to wydatki na paliwo również stanowią koszty delegacji krajowej bądź zagranicznej. W tym pierwszym przypadku potrzebne są faktury, w drugim natomiast wystarczą paragony. Przedsiębiorca powinien jednak każdy z nich opisać na odwrocie, wpisując dane swojej firmy (włącznie z adresem).