Zarządzanie a komunikacja wewnętrzna w firmie – co należy wiedzieć?

Każda firma pragnie jak najlepiej zaprezentować swoje możliwości przed potencjalnym klientem. Zachęcenie go do skorzystania z usług danego przedsiębiorstwa, jak również pozostawanie z nim w stałym kontakcie to zazwyczaj sprawy priorytetowe. Jednak komunikacja zewnętrzna nie determinuje sukcesu firmy. Równie istotny jest bowiem jej wewnętrzny odpowiednik, regulujący – jak sama nazwa wskazuje – kontakty wewnątrz firmy. Co należy o nim wiedzieć?

Komunikacja wewnętrzna to jedna z funkcji zarządzania. Polega ona na aktywnym kontakcie między współpracownikami, jak również na linii pracownik-kadra kierownicza. Głównym celem jest informowanie zatrudnionych o wszelkich niezbędnych kwestiach, które dotyczą firmy i zachodzących w niej zmian. Co więcej, każda z tych informacji musi zawierać wyjaśnienie kontekstu, powodu oraz ewentualnych konsekwencji wprowadzanych działań.

Tym, co szczególnie ważne, jeżeli chodzi o komunikację wewnętrzną, jest fakt, iż nie może być ona jednostronna. Sukces tego przedsięwzięcia zależy bowiem od zaangażowania pracowników. Tylko wtedy przepływ informacji będzie odpowiedni.

Po czym poznać, że komunikacja wewnętrzna nie działa prawidłowo?

Nie da się ukryć, że praktycznie każde przedsiębiorstwo w trakcie rozwoju spotyka się z problemami komunikacyjnymi. Najważniejsze w takiej sytuacji jest szybkie wdrożenie odpowiednich działań, mających na celu zniwelowanie problemu. Wadliwa komunikacja wewnętrzna może objawiać się poprzez:

• chaos i dezorientację w codziennych obowiązkach,
• brak zaufania z którejś ze stron,
• brak motywacji do wykonywania czynności zawodowych,
• spadająca produktywność,
• poczucie wykluczenia z zespołu.

Jak zarządzać komunikacją wewnętrzną?

W komunikacji wewnętrznej w dużej mierze chodzi o zaangażowanie zarządu w jej funkcjonowanie. Przekłada się to bowiem na motywację i produktywność pracowników. Dobrym sposobem na okazanie tego będzie organizacja spotkań, gdzie zatrudnieni mogą zadawać kadrze zarządzającej nurtujące ich pytania.

Jednym z priorytetów komunikacji wewnętrznej jest zapewnienie właściwego kanału przekazywania treści. Tylko wtedy będzie on konsekwentnie odbierany przez wszystkich pracowników. W zależności od firmy i jej potrzeb, mogą to być: komunikatory internetowe, tablice informacyjne, biuletyn, czy spotkania zespołowe. Warto pamiętać, by żaden pracownik nie został pominięty w kwestii przekazywania bieżących informacji.

W dalszym ciągu bardzo wielu przedsiębiorców bagatelizuje istotę komunikacji wewnętrznej w firmie. Powodem tego często jest brak ściśle określonej struktury, która powinna się nią zajmować. W związku z tym zadanie to często zostaje przypisane działowi personalnemu, zespołowi Public Relation czy nawet zespołowi marketingowemu. Żadne z tych rozwiązań nie jest jednak wystarczające.

Zarządzanie komunikacją wewnętrzną w firmie powinno odbywać się pod czujnym okiem wykwalifikowanych pracowników, specjalizujących się w kontakcie wewnątrz-firmowym. Dzięki temu każda informacja będzie przekazywana w odpowiedni sposób, a poszczególne działy będą mogły skupić się na priorytetowych sprawach ze swoich dziedzin.